Podróż służbowa czy oddelegowanie?

Każdy z pracodawców wysyłający pracownika poza swoją siedzibę lub stałe miejsce pracy powinien zadać sobie to pytanie. Odpowiedź na pytanie nie jest prosta i zależy od wielu czynników, niemniej kwalifikacja ta jest konieczna w świetle rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ubezpieczeń społecznych.

Obie instytucje bowiem rodzą doniosłe skutki na gruncie podatkowym i ubezpieczeń społecznych, a ich właściwa kwalifikacja daje pracodawcy możliwość na prawidłowe wywiązanie się z ciążących na nim obowiązków jako płatnika podatku i składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne.

Czytaj: Delegowanie pracowników na nowych zasadach

W przypadku podróży służbowej pracodawca jest zobowiązany do wystawienia polecenia wyjazdu oraz zapewnić pracownikowi należne świadczenia zgodnie z odrębnymi przepisami (np. diety, zwrot kosztów). Z kolei, w przypadku oddelegowania, pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem porozumienie o oddelegowaniu / aneks zmieniający umowę o pracę.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje szereg zwolnień z podatku w przypadku podróży służbowej lub oddelegowania. Podobnie przepisy w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnych. Warte podkreślenia jest jednak, iż dopiero prawidłowe rozpoznanie charakteru pobytu pracownika daje możliwość na odpowiednie zastosowanie przepisów podatkowych oraz w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Szczegóły dotyczące zasad kwalifikowania danego pobytu pracownika do podróży służbowej lub oddelegowania oraz odpowiadające im przepisy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz w zakresie ubezpieczeń społecznych zostaną przedstawione na seminarium dotyczącym delegowania pracowników za granicę organizowanym przez Wolters Kluwer oraz zespół EY Human Capital, specjalizujący się w tych zagadnieniach. Galeria Zachęta, 22 czerwca 2015 r.