W opinii Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), pracodawca ma wgląd do PIT-u małżonka pracownika, ale nie może przechowywać kopii dokumentu, ani utrwalać go w żaden inny sposób. UODO stoi na stanowisku, że gromadzenie danych zawartych w dokumencie PIT byłoby przetwarzaniem danych w szerszym zakresie, niż jest to niezbędne do realizacji celu oraz sprzeczne z zasadą minimalizacji danych, ponieważ w dokumencie PIT zawarte są również inne dane, takie jak np. numer PESEL. UODO wskazał, że wyjaśnienia te mają zastosowanie również do przetwarzania danych osobowych o stanie zdrowia.

Problem nadmiernego gromadzenia dokumentacji na potrzeby ZFŚS rzeczywiście występuje, niemniej pogląd prezentowany przez UODO zasługuje na aprobatę, pod warunkiem uwzględnienia pewnych zastrzeżeń.

Czytaj również: Czy dane z PIT-u małżonka pracownika powinny być przetwarzane, by przyznać mu świadczenie z funduszu socjalnego?

Dane ważne dla weryfikacji przyznanych świadczeń

UODO słusznie zauważył, że pracodawcy mają często dostęp do szerszego zakresu danych, wbrew zasadzie ich minimalizacji, co wiąże się z ryzykami po stronie podmiotów tych danych, np. ryzykiem wycieku. Niemniej dane osobowe, które zawarte są w dokumentach przedkładanych komisji socjalnej nie są przetwarzane tylko i wyłącznie w celu przyznania pracownikowi świadczeń, lecz również w celu późniejszej weryfikacji zasadności ich przyznania, w tym podjęcie przez pracodawcę czynności, dzięki którym nie będzie narażał się na zarzut niezgodnego z prawem dysponowania środkami z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Czytaj w LEX: Dokumentowanie praw do świadczeń z ZFŚS pracowników oraz członków rodziny >

Tak rozumiany cel, byłby trudny do spełnienia, jeżeli członkowi komisji przysługiwałoby wyłącznie uprawnienie do żądania od pracownika okazania mu dokumentu PIT małżonka pracownika (lub dokumentów o stanie zdrowia). Nie można zapominać, iż niejednokrotnie wnioski pracowników składane są do jednego członka Komisji lub wręcz do HR, a dopiero na posiedzeniu komisja socjalna podejmuje decyzję o przyznaniu świadczenia i jego ewentualnej wysokości. Stanowisko UODO wydaje się być niezgodne z ustawą o ZŚS, w której wyraźnie wskazano, iż pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie to może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym również zdrowotnej), rodzinnej oraz materialnej osoby uprawnionej. Ważne bowiem, aby pracodawca dysponował pewnymi środkami obrony w przypadku ewentualnych kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i urzędów skarbowych.

Sprawdź w LEX: Czy w regulaminie ZFŚS może znajdować się zapis że do wniosku o udzielenie pożyczki na cele mieszkaniowe należy dołączyć kserokopię tytułu własności? >

 


 

Możliwe rozwiązania

W naszej ocenie, pracodawca może skorzystać z dwóch rozwiązań, w zależności od modelu funkcjonowania komisji socjalnych.

W pierwszym rozwiązaniu, pracodawca dokonuje weryfikacji treści przedkładanych zaświadczeń i innych dokumentów oraz sporządza z nich stosowne notatki opatrzone podpisem osoby przeglądającej dokumenty oraz wnioskodawcy, w momencie złożenia wniosku. Pracodawca już wtedy powinien dokonać oceny, jakie dane są niezbędne do oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika i sporządzić notatki obejmujące wyłącznie te niezbędne dane. Rozwiązanie to zakłada, że pracodawca nie przechowuje takich dokumentów jak m.in. kopia PIT małżonka pracownika. Choć jest to rozwiązanie w pełni zgodne ze stanowiskiem UODO, niemniej będzie uciążliwe dla pracodawców.

Sprawdź w LEX: Czy zapis w regulaminie ZFŚS stwierdzający, że osoby powyżej określonego dochodu na członka rodziny nie mogą uzyskać świadczeń z funduszu jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa? >

Drugie rozwiązanie zakłada określenie na dwóch etapach postępowania, jakie dane są potrzebne pracodawcy do rozpoznania wniosku i przyznania świadczenia i przewiduje możliwość żądania udokumentowania ww. danych.

 

  • Pierwszym etapem jest udostępnienie danych na etapie złożenia wniosku i jego rozpoznania. Już wtedy powinna być dokonana ocena, jakie dane i potwierdzające je dokumenty są niezbędne do oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. W sytuacji, w której wedle oceny pracodawcy, niezbędne będą dane dotyczące dochodu małżonka pracownika i podejmie on decyzję o przechowywaniu jego kopii, powinien on rozważyć, czy możliwym byłoby sporządzenie takiej kopii dokumentu, na której widoczne byłyby tylko informacje niezbędne do oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.
  • Drugim etapem jest przegląd posiadanych danych osobowych pod kątem niezbędności ich dalszego przechowywania, o czym mowa w art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Taki przegląd ma być dokonany nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym. Pracodawca zobowiązany jest usunąć dane, których dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do realizacji celu, o którym mowa w ustawie. W sytuacjach więc, w których pracodawca żądałby przekazania mu dokumentu PIT małżonka pracownika, mógłby – po weryfikacji, czy dalsze przetwarzania tego typu dokumentu jest dalej niezbędne do realizacji celu - takie dokumenty usuwać. Na tym jednak etapie, pracodawca powinien dokonywać oceny, czy potrzebuje dalej ww. informacji w przypadku ewentualnych kontroli organów lub podniesienia zarzutów, że dysponuje środkami z funduszu socjalnego w sposób niezgodny z prawem.

 

Kiedy kompleksowa notatka, a kiedy przegląd danych

Podsumowując, UODO słusznie zauważył problem nadmiernego gromadzenia przez pracodawców danych osobowych przy rozpoznawaniu wniosków o przyznanie świadczenia. Niemniej cel przetwarzania tych danych winien być rozumiany szerzej i powinno się w nim  mieścić również przetwarzanie danych w celu późniejszej weryfikacji zasadności przyznania świadczeń lub wykazania, że świadczenia te zostały przyznane w sposób zgodny z prawem.  Pracodawcy, którzy zgodnie ze stanowiskiem UODO nie zamierzają żądać przekazania im takich dokumentów jak PIT małżonka pracownika, czy danych o stanie zdrowia, powinni wymagać okazania tych dokumentów i wymagać od komisji sporządzenia rzetelnej i kompleksowej notatki, obejmującej oświadczenia dotyczące sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

Czytaj w LEX: Zasady dokonywania i korygowania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych >

Jeżeli natomiast pracodawca zdecyduje się wymagać udokumentowania oświadczeń przez samego pracownika na wypadek ewentualnych kontroli lub zarzutów dotyczących zasadności przyznania świadczeń, powinien na etapie przeglądu danych osobowych (mającego miejsce nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym) dokonać oceny, czy dalsze przechowywanie jest niezbędne do celów określonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i jeśli nie jest, te dane usunąć. Przewidziane w ustawie przeglądy danych osobowych, służą właśnie ustaleniu przez pracodawcę niezbędności dalszego przechowywania danych osobowych. Pracodawca dokonuje przeglądu danych zarówno przez pryzmat celu jakim jest przyznanie ulgowej usługi, świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalanie ich wysokości, jak również niezbędności do dochodzenia praw lub roszczeń.

Dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski

Michalina Kaczmarczyk, radca prawny w kancelarii Raczkowski

Zobacz procedury w LEX: