Jak długo pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą
Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany w szczególności: przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Czasami okres przechowywania może być dłuższy
Stosownie do art. 944 pkt 2 k.p., jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca wie, że wytoczono powództwo, okres przechowywania dokumentów przedłuża się o 12 miesięcy. Po upływie tego okresu pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni od doręczenia zawiadomienia.
Inne terminy dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r.
Powyższe okresy przechowywania dotyczą co do zasady dokumentacji odnoszącej się do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r., tj. od dnia wejścia w życie ustawy z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej u.z.o.p.a.p.). Natomiast okres przechowywania dokumentacji odnoszącej się do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie u.z.o.p.a.p. ustala się zgodnie z art. 7 ust. 2 u.z.o.p.a.p., tj. na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie.
Przechowywanie dokumentów dotyczących urlopów wypoczynkowych
Według stanu prawnego obowiązującego przed 1.01.2019 r. ustawodawca nie przewidział okresu przechowywania, po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, ewidencji czasu pracy oraz dokumentów dotyczących udzielania i korzystania z urlopów wypoczynkowych. Przeważał jednak pogląd, że wskazane jest przechowywanie takiej dokumentacji przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na okres przedawnienia ewentualnych roszczeń pracowniczych zgodnie z art. 291 k.p.
Plany urlopów nie są częścią akt osobowych
Plany urlopów tak jak listy obecności wspomniane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku 7 lutego 2019 r., są dokumentami zbiorczymi, a nie indywidualnymi, prowadzonymi oddzielnie dla każdego pracownika, i nie są one ani częścią akt osobowych, ani dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W związku z tym takie dokumenty dla stosunków pracy zarówno nawiązanych przed 2019 r., jak i od nowego roku będą przechowywane przez taki sam okres, tj. trzy lata.
Więcej pytań i odpowiedzi znajdziesz w LEX Kadry:
Jak długo należy przechowywać akta pracownicze? >