Nadgodziny średniotygodniowe - kiedy powstają i jak je rekompensować

Czas pracy pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy nie powinien przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Jeżeli tak się dzieje, oznacza to, że pracownik świadczył pracę w godzinach nadliczbowych dobowych lub średniotygodniowych. Nierzadko pracodawcy mają problemy z ustaleniem kiedy dochodzi do powstania godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy. Niestety żaden przepis prawa nie daje jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Rozwiązania tego problemu należy szukać w stanowiskach Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

Generalnie dokonując rozliczenia czasu pracy pracowników możemy przyjąć założenie, że przekroczenie przeciętej tygodniowej normy czasu pracy – a co za tym idzie pracę w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy - powoduje praca w dniu wolnym od pracy, w rezultacie której pracownik nie otrzymał rekompensaty w postaci dnia lub czasu wolnego od pracy. Jeżeli bowiem pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w wymiarze 8 godzin na dobę wykonuje dodatkową pracę w dniu wolnym od pracy, za który nie otrzymał rekompensaty w postaci innego dnia wolnego – to z końcem tygodnia a następnie okresu rozliczeniowego okaże się, że pracownik przekroczył obowiązującą go tygodniową normę czasu pracy.

W praktyce powstają jednak problemy z określeniem kiedy dokładnie mamy do czynienia z pracą w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy. W tym zakresie pomocne są metody wykazywania takiej pracy zaproponowane przez PIP oraz MPIPS.

Według PIP ustalenia liczby godzin nadliczbowych powstałych z tytułu przekroczenia przeciętnie tygodniowych norm czasu pracy dokonuje się w następujący sposób:

1)    od faktycznie przepracowanych w danym okresie rozliczeniowym godzin pracy odejmuje się liczbę godzin pracy planowanych na dany okres rozliczeniowy, jeżeli wynik jest dodatni, to

2)    od tak uzyskanego wyniku odejmuje się liczbę godzin, które powstały z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia dobowego wymiaru czasu pracy (lub jego przedłużonego wymiaru),

3)    otrzymana w ten sposób liczba godzin pracy wyraża liczbę godzin nadliczbowych powstałych z tytułu przekroczenia przeciętnie tygodniowych norm czasu pracy.

Natomiast metoda MPIPS jest następująca:

1)    od liczby faktycznie przepracowanych godzin w ciągu okresu rozliczeniowego odejmuje się liczbę godzin pracy nadliczbowej wynikającej z tytułu przekroczenia normy dobowej,

2)    od uzyskanego wyniku należy odjąć iloczyn 8 godzin i liczby dni „wykraczających” poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego, przypadające od poniedziałku do piątku,

3)    uzyskany wynik należy podzielić przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego.

Jeżeli uzyskany wynik jest wyższy niż 40, to znaczy, że wystąpiła praca nadliczbowa z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.

W obu ww. przypadkach, jeżeli wynik działania jest dodatni, za każdą godzinę pracy nadliczbowej pracodawca będzie zobowiązany wypłacić pracownikowi normalne wynagrodzenie za pracę powiększone o 100% dodatek, lub udzielić czasu wolnego od pracy.

Obie metody wymagają znajomości liczby godzin nadliczbowych, które powstały w wyniku przekroczenia dobowego wymiaru czasu pracy. Te powstają zawsze gdy pracownik zobowiązany jest do pracy w wyższym dobowym wymiarze niż ten, który go obowiązuje.

Wybór metody obliczania godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy należy do pracodawcy. Ponieważ oba powyższe wzory stanowią jedynie interpretację obowiązujących przepisów dokonaną przez organy państwowe, pracodawca nie może być przymuszony do stosowania któregokolwiek z nich.

Za pracę w godzinach nadliczbowych, wynikających z przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy, na mocy art. 1511 § 2 ustawy z dnia 6 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z poźn. zm.) – dalej k.p., oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje również dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w miesięcznym okresie rozliczeniowym, w podstawowym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku, po 8 godzin. Został wezwany do usunięcia awarii w wolną dla niego sobotę, w którą przepracował 12 godzin. Pracodawca nie mógł udzielić pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego, ponieważ w niedzielę skończył się okres rozliczeniowy. Musiał więc wypłacić:

● normalne wynagrodzenie za 12 godzin dodatkowej pracy,

● 50% dodatek za 4 godziny przekroczenia normy dobowej,

● 100% dodatek za 8 godzin przekroczenia normy średniotygodniowej.

Pod pojęciem normalnego wynagrodzenia za pracę należy rozumieć takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników (wyrok SN z dnia 3 czerwca 1986 r., I PRN 40/86, OSNC 1987, nr 9, poz. 140). Jeżeli zatem pracownik, oprócz wynagrodzenia wynikającego ze stawki osobistego zaszeregowania otrzymuje w sposób stały inne składniki wynagrodzenia, one również stanowią normalne wynagrodzenie za pracę.

Stałymi dodatkami są np.: dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, premia regulaminowa, jeżeli ma ona charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, nie objętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze czy wynagrodzenie za pracę w porze nocnej.

Charakteru stałego składnika wynagrodzenia nie będzie jednak miała przyznawana pracownikowi premia uznaniowa. To czy zostanie przyznana oraz dokładna jej kwota zależy bowiem każdorazowo od decyzji przełożonego.

W celu obliczenia stawki godzinowej tak rozumianego normalnego wynagrodzenia za pracę należy stawkę miesięczną wynagrodzenia podzielić przez obowiązujący w danym miesiącu wymiar czasu pracy.

Przykład:

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 2.500 zł miesięcznie. W lutym 2012 r. stawka godzinowa wynagrodzenia określonego w powyższej wysokości wynosić będzie 14,90 zł (2500:168 godz. = 14.90).

Podstawę obliczania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych stanowi natomiast wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60% wynagrodzenia.

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego przez wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania należy rozumieć jedynie te elementy wynagrodzenia pracownika, które mają charakter stały i bezpośrednio związany z funkcją bądź zajmowanym przez pracownika stanowiskiem. Nie mieszczą się tu zatem te elementy wynagrodzenia, które przysługują pracownikowi w związku ze spełnieniem przez niego określonych przesłanek, jak np. świadczenia pracy w warunkach szkodliwych dla zdrowia (wyrok z 25 kwietnia 1985 r., I PRN 28/85, opublikowany w OSNC 1986/2/19). Z kolei w uchwale SN z 30 grudnia 1986 r., III PZP 42/86, OSNCP 1987, nr 8, poz. 106, stwierdzono, że wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania, o którym mowa w przepisach o wynagrodzeniu za pracę nadliczbową, obejmuje oprócz wynagrodzenia zasadniczego również dodatek funkcyjny.

Przykład

Wynagrodzenie za 8 godzin pracy nadliczbowej (ze 100% dodatkiem) we wrześniu 2012 r. pracownika, którego normalne wynagrodzenie za pracę składa się ze stawki osobistego zaszeregowania tj. 6,70 zł za godzinę pracy oraz stałych składników wynagrodzenia dając w sumie 1500 zł miesięcznie należy obliczyć w następujący sposób:

1500 zł: 160 godz. = 9,40 zł. (normalne wynagrodzenie za godzinę pracy)

9,40 zł. + 6,70 = 16,10 zł. (normalne wynagrodzenie wraz z wynagrodzeniem za godzinę pracy wynikającym ze stawki osobistego zaszeregowania)

8 godz. x 16,10 = 128,80 zł. (wynagrodzenie za 8 godzin pracy nadliczbowej).

Jeżeli jednak inne składniki wynagrodzenia, które otrzymuje pracownik nie mają charakteru stałego, wynagrodzenie za 8 godzin pracy nadliczbowej wynagradzanej 100% dodatkiem wynosić będzie 107,2 zł [8 godz. x (6,70 zł + 6,70 zł)]. W tym bowiem przypadku stawka osobistego zaszeregowania pracownika stanowić będzie również normalne wynagrodzenie za pracę.

Wypłacając pracownikom wynagrodzenie z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia średniotygodniwoej normy czasu pracy pracodawca pamiętać musi, że wynagrodzenie to wypłaca się z końcem okresu rozliczeniowego (a nie z końcem każdego miesiąca). Dodatek do wynagrodzenia z tytułu przekroczenia przeciętnie tygodniowej normy czasu pracy wypłacany jest bowiem razem z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego. Dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego następuje rozliczenie czasu pracy, pozwalające stwierdzić czy doszło do przekroczenia norm przeciętnie tygodniowych czasu pracy.

Przykład

Pracownika obowiązuje dwumiesięczny okres rozliczeniowy (styczeń – luty). W jego trakcie pracownik zarówno w styczniu jak i lutym świadczył pracę w średniotygodniowych godzinach nadliczbowych. W efekcie tej pracy wypracował kilkanaście godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, za które powinien otrzymać 432 zł. Kwotę tą pracodawca zobowiązany będzie wypłacić mu z końcem okresu rozliczeniowego (a nie za każdy z miesięcy osobno).

Pracodawca może jednak uwolnić się od obowiązku wypłacania pracownikowi wynagrodzenia we wskazanej wyżej wysokości poprzez udzielenie czasu wolnego od pracy.

Czas wolny od pracy może być udzielony pracownikowi na jego pisemny wniosek, lub bez takiego wniosku – decyzją pracodawcy. Pracownik może objąć wnioskiem wszystkie lub tylko niektóre z przepracowanych godzin nadliczbowych.

Czasu wolnego, w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, na wniosek pracownika, udziela się proporcjonalnie do liczby przepracowanych godzin nadliczbowych. W praktyce oznacza to więc, że za jedną godzinę pracy nadliczbowej pracownik nabywa prawo do jednej godziny czasu wolnego udzielonego mu na jego wniosek (w proporcji 1:1).

Natomiast czas wolny udzielany pracownikowi na postawie jednostronnej decyzji pracodawcy udzielany jest w podwyższonym wymiarze. Za jedną godzinę pracy nadliczbowej pracownik uzyska 1,5 godziny czasu wolnego (a zatem, w tym przypadku proporcja wynosi 1:1,5).

Pamiętać jednak należy, iż pomimo, że pracownik w konsekwencji udzielenia czasu wolnego w większym wymiarze niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych nie wypracuje obowiązującego go wymiaru czasu pracy, zachowuje prawo do wynagrodzenia za pełen miesięczny wymiar czasu pracy.

Przykład

Pracownik miał do przepracowania w okresie rozliczeniowym 152 godzin. Wypracował 1 godzinę nadliczbową, za którą otrzymał 1,5 godziny czasu wolnego. W rzeczywistości przepracował więc 150,5 godziny, czyli mniej niż obowiązujący go w danym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy. Taki sposób rekompensaty pracy nadliczbowej nie może jednak spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego mu za pełen miesięczny wymiar czasu pracy. A zatem pracownik zachowuje prawo do tej pół godziny, której nie dopracował do pełnego wymiaru czasu pracy.

Rekompensując pracę w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia średniotygodniwej normy czasu pracy czasem wolnym od pracy należy odróżnić zasady rekompensaty pracy nadliczbowej od rekompensowania pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia racy. W pierwszym przypadku pracodawca chcąc się uwolnić od obowiązku wypłacania pracownikowi wynagrodzenia wraz z odpowiednimi dodatkami może udzielić pracownikowi czasu wolnego od pracy. Rekompensując natomiast pracę w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy pracodawca musi udzielić pracownikowi cały dzień wolny (a nie czas wolny) bez względu na liczbę godzin pracy pracownika w tym dniu.

Jednak czasem może zdarzyć się i tak, że za pracę w godzinach nadliczbowych pracownik otrzyma cały dzień wolny od pracy.

Przykład

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy wypracował 8 godzin nadliczbowych. Zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie mu 8 godzin czasu wolnego. Pomimo, że z tytułu pracy nadliczbowej pracownikowi przysługuje czas wolny od pracy, to jego wymiar w tym przypadku zagwarantuje pracownikowi korzystanie z całego dnia wolnego.

Możliwość alternatywnego zrekompensowania pracownikowi dodatkowej pracy wynagrodzeniem powiększonym o stosowane dodatki nie występuje w zasadzie w przypadku rekompensaty pracy w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. W tym bowiem przypadku przepisy jako jedyną dopuszczalną formę rekompensaty przewidują udzielenie pracownikowi całego dnia wolnego od pracy bez względu na liczbę godzin przepracowanych w tym wolnym dniu. Choć i od tej zasady można znaleźć jeden wyjątek.

Przykład

Pracownik został wezwany do pracy w sobotę 31 marca 2012 r. Dzień ten był dla niego wolny z tytułu zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Co do zasady za pracę w takim dniu pracownik powinien otrzymać dodatkowy dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego. 31 marca jest jednak ostatnim dniem miesięcznego okresu rozliczeniowego jakim objęty jest pracownik. Wobec faktycznego braku możliwości udzielenia pracownikowi dnia wolnego w terminie wskazanym w przepisach prawa pracodawca musi zrekompensować pracownikowi pracę w dniu wolnym wynagrodzeniem powiększonym o 100% dodatek. Nie zrekompensowana dniem wolnym praca w wolną sobotę stała się bowiem pracą w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętej tygodniowej normy czasu pracy.

Ponadto pamiętać należy, że przeciętnie 40-godzinna tygodniowa norma czasu pracy obowiązuje również pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Oznacza to, że również pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy mogą świadczyć pracę w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy.

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy należy, zgodnie a art. 151 § 5 k.p., określić dopuszczalną liczbę godzin pracy, ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, której przekroczenie będzie uprawniało pracownika do otrzymywania, oprócz „normalnego wynagrodzenia”, także dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Określony przez strony limit godzin, np. w wysokości 39 godziny tygodniowo, nie zastępuje jednak przeciętnie 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy. Określa jedynie, że po przekroczeniu umówionej przez strony liczby godzin pracownik otrzyma dodatek jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Natomiast po przekroczeniu powszechnej 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy pracownik z mocy prawa otrzyma 100% dodatek do wynagrodzenia z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy.

Przykład:

Pracownica zatrudniona jest na 7/8 etatu. W umowie o pracę ma zapis, że powyżej 7,5 godziny na dobę i przeciętnie powyżej 37,5 godzin w tygodniu w okresie rozliczeniowym ma prawo do dodatku do wynagrodzenia.

W listopadzie wymiar czasu pracy dla tego pracownika wynosił 126 godzin. Pracownica przepracowała 91 godzin „normalnych”, 12 godzin w soboty (dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy) i przez 5 dni była chora.

Jak obliczyć dla tej osoby czy nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej?

W opisywanym w pytaniu przypadku pracownica powinna była przepracować 126 godzin. Ponieważ jednak przez 5 dni przebywała na zwolnieniu lekarskim obowiązujący ją wymiar czasu pracy należy obniżyć o liczbę godzin jaką by przepracowała gdyby nie przebywała na zwolnieniu lekarskim, a zatem o 35 godzin, co daje wynik 91 godzin pracy. Faktycznie przepracowała jednak 103 godziny, co daje o 12 godzin więcej niż obowiązujący ją wymiar czasu pracy. W celu obliczenia średniej liczby godzin pracy pracownika niepełnoetatowego w tygodniu liczbę godzin przepracowanych w pełnych tygodniach pracy (bez dni wystających) dzieli się przez liczbę tygodni. Jeśli wynik wyjdzie większy niż 37,5, to znaczy, że został przekroczony limit 37,5 godziny. W opisywanym przypadku wynik wynosi średnio 25 godzin pracy w tygodniu (103/4=25,75). Pracownica nie przekroczyła więc określonego dla niej wymiaru czasu pracy limitu godzin nadliczbowych. Za 12 godzin przepracowanych ponad określony dla niej wymiar czasu pracy otrzyma więc jedynie normalne wynagrodzenie za pracę. Dzieje się tak ponieważ praca pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ponad wymiar wynikający z umowy, ale w ramach ustalonego limitu uprawnia go jedynie do wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę.

Joanna Kaleta, prelegent na Konwencie Prawa Pracy