1. Cel imprezy motywacyjnej
Celem imprezy motywacyjnej jest zazwyczaj zwiększenie efektywności pracy lub zachęcenie do ścisłej współpracy biznesowej. Ważnym elementem takiego eventu ma być budowanie i zacieśnianie relacji między pracownikami danego zespołu.
Najważniejsze zadania imprezy motywacyjnej to:
1. Budowanie zespołów, czyli Team building: budowanie więzi interpersonalnych, zdolności komunikacyjnych miedzy członkami zespołu oraz stymulowanie zdrowej rywalizacji.
2. Motywacja pracowników - system pobudzania zespołu do efektywnego wykonywania zadań, by osiągnąć wyznaczone cele organizacji, a także motywowanie pracowników do tego, by próbując osiągnąć cele osobiste, realizowali cele firmy.
3. Praca nad własnym słabościami – w przypadku utraty wiary we własne możliwości, niskiej samooceny czy nieśmiałości imprezy motywacyjne, pozwalają obudzić w pracowniku siłę walki i otworzyć się na innych ludzi oraz nowe pomysły.
2. Zyski dla firmy
Program imprezy motywacyjnej powinien być dokładnie przemyślany, należy pamiętać, że taka impreza to nie tylko kosztowna "fanaberia", ale inwestycja mająca przynieść firmie zysk. Nie chodzi oczywiście tylko o zysk w wymiarze finansowym, ale także o budowaniu lojalności, integracji i motywowaniu.
Uczestnicy takich imprez maja poczuć się docenieni i wynagrodzeni w wyjątkowy i niezapomniany sposób.
Poniżej opisany został event zorganizowany w firmie Learning Systems Poland Sp. z o.o., mający na celu nagrodzenie i zmotywowanie określonej grupy pracowników.
3. Oferta wstępna
W maju 2009 r. Firma Learning Systems Poland Sp. z o.o. zleciła firmie Latawiec Partner EVENT & TRAINING realizację wyjazdu dla grupy 26 handlowców marki Speak Up.
Oczekiwania Klienta zostały dość precyzyjnie określone. Bezpośrednim celem zlecenia było przygotowanie i realizacja wyjazdu, będącego nagrodą za najlepsze wyniki handlowe dla wskazanej grupy osób. Problemem do rozwiązania, które Klient zaprezentował wynikały ze specyfiki grupy. Otóż grupa osób osiągających najlepsze wyniki finansowe w sprzedaży usług właściwie pozostawała od dłuższego czasu w tej firmie niezmienna, tym samym motywatory pozapłacowe osiągalne w firmie i akceptowane przez zarząd są na wyczerpaniu. Klient oczekiwał podpowiedzi i rozwiązania tej kwestii widząc w tym szansę na zmianę priorytetów w nagradzaniu w kolejnych latach.
Zleceniodawca przedstawił także swoje obawy dotyczące grupy. Pierwszą obawą było założone niezadowolenie uczestników wynikające z ogólnej postawy roszczeniowej. Drugą - niechęć do uczestnictwa w szkoleniu, stąd pojawił się warunek uniwersalnej tematyki szkolenia oraz niezobowiązującej jego wersji w tzw. „luźnej” atmosferze, a także bezwzględny brak bezpośrednich nawiązań do sytuacji biznesowych uczestników. Klient ponadto zastrzegł możliwość nagłej absencji znacznej części osób.
Drugim, równoważnym celem stało się ukazanie poszczególnym osobom oraz całej grupie, mającej świadomość własnej wartości, także i słabszych stron każdego z uczestników w subtelny, ale bezpośredni sposób, co miałoby spowodować otwarcie na współpracę z osobami o odmiennych osobowościach, nie potrafiących osiągnąć tak wysokich wyników handlowych, ale niezbędnych im na przykład jako wsparcie dla działu handlowego.
Trzecim celem, który stał się wynikową dwóch powyższych, a w szczególności pierwszego, stała się realizacja oficjalnego celu imprezy (nagroda za wyniki handlowe).
Oferta wstępna, jak i ta realizowana otrzymała tytuł: „Mistrzowie sztuk i osobowości Speak Up, czyli uczymy nie ucząc. Program typu Szkolenie PLUS”.
Założono realizację dwóch programów dziennych oraz jednego wieczornego. Wieczorny został oczywiście połączony z kolacją i dodatkowo nieograniczoną w czasie zabawą taneczną. Program został opracowany, jako typowy program nagrodowy, doceniający wkład pracy w wyniki Firmy zaproszonych Gości – najlepszych pracowników, i jednocześnie program, w którym można zawrzeć wiele treści z zakresu Human Resources oraz treści wewnętrznego Public Relations firmy, jeśli jest taka potrzeba. Poszczególne elementy programu miały być realizowane tak, by zaznaczyć maksymalną koncentrację na jednostce, indywidualizmie, by podkreślić, jak Firma dba o swoich najlepszych ludzi, jaką uwagę przywiązuje do ich indywidualnego rozwoju i poczucia komfortu. Zaznaczono, że zajęcia mogą przybierać – w zależności od preferencji – bardziej zabawowy lub poważny charakter, co pozostawiono do dalszych uzgodnień, po akceptacji oferty wstępnej.
Idąc dalej, z punktu widzenia zarządzania personelem i psychologii grupy, programy te zostały nastawione na przekazanie praktycznej wiedzy z zakresu znaczenia każdej jednostki w machinie funkcjonowania firmy. Zaletą i wyróżnikiem takiej konstrukcji każdej części programu jest - podczas większości czasu jej trwania - koncentracja na każdym uczestniku indywidualnie (trenerzy, instruktorzy oraz animatorzy i cała ekipa eventowa ściśle współpracują ze sobą), by na koniec każdy z nich „wypełnił” się twórczym entuzjazmem, poczuciem silnej przynależności do grupy oraz poczuciem możliwości rozwijania w firmie swoich najlepszych cech charakteru, swoich najlepszych cech osobowości – co ważne - przy pełnej akceptacji ogółu.
4. Realizacja zaakceptowanego programu
Klient ostatecznie zdecydował się na realizację Szkolenia PLUS wg następującego schematu: wyjazd z jednym noclegiem i programem złożonym z trzech świadczeń takich, jak jedno szkolenie merytoryczne, jedna impreza wieczorna, jedna impreza dzienna.
Ostatecznie zrealizowano właściwie cały zaproponowany wcześniej program: szkolenie merytoryczne pt. „Osobowści Speak Up” oraz zintegrowane ze szkoleniem dwa wybrane warsztaty integracyjne: 1) Mistrzowie Zmysłów – Sprawdź Węch, Smak i „Pomyślunek” (jako impreza wieczorna) oraz 2) Mistrzowie Zmysłów – Ćwicz Oko i Ucho (strzelnica - jako impreza dzienna).
Pierwszy dzień – popołudnie - Osobowości Speak Up (Właściwy tytuł szkolenia: „Komunikacja i zarządzanie zespołem a osobowość”).
Jest to niedługie, tzw. miękkie szkolenie managerskie - czas trwania w zależności od potrzeb to od dwóch do ośmiu godzin. Zostało opracowane w luźnej przystępnej formie, gdzie z trenerem można ustalić procentowy podział na podawanie przez trenera przykładów z życia rodzinnego i towarzyskiego oraz z biznesu (co w przypadku tej grupy miało być szczególnie istotne).
Program zajęć uwzględnił takie bloki tematyczne jak: rozpoznawanie typów osobowościowych, analizę własnego typu osobowości, motywowanie i dobór reakcji, czterostrefowy model zachowań, samopostrzeganie i ocenę innych w zależności od typu osobowości, indywidualna analiza SWOT - czyli silne i słabe strony poszczególnych modeli zachowań.
Uczestnicy uczyli się i praktycznie weryfikowali swoją wiedzę jak rozpoznawać osoby o poszczególnych podstawowych typach osobowości oraz ludzi reprezentujących typy mieszane. Będąc świadomi, że taka ocena jest subiektywna wspólnie z trenerem stworzyli listę elementów, na które warto zwrócić uwagę by zwiększyć trafność swojej oceny. Szczególnie ważna była tu własna analiza osobowości oraz wzajemna wiedza o sobie.
W dalszej części szkolenia uczestnicy tworzyli swój własny klucz do ludzi. Określali jak należy mówić do osób o poszczególnych typach osobowości. Zastanawiali się, jakich argumentów używać. Określili także, jakie formy relacji najlepiej budować z osobami o określonym profilu osobowościowym. Co najważniejsze, stworzyli też sobie czarną listę rzeczy, pytań, zachowań, których nie należy robić przy poszczególnych osobach. Uświadomili sobie, jak często popełniali błędy mówiąc do innych ludzi, klientów, kolegów, szefów tak, jak chcieliby, by mówiono do nich. Niestety – nie tak jak należałoby mówić do każdego z tych ludzi. Właśnie uświadomienie sobie błędów komunikacyjnych oraz poznanie skutecznych narzędzi budowania relacji z perspektywy prawa aktora i widza przy uwzględnieniu typów osobowości, poziomu wiedzy merytorycznej, percepcji i doświadczenia słuchacza było największą korzyścią uczestnictwa w warsztacie.
4.1. Mistrzowie Zmysłów – Sprawdź Węch, Smak i „Pomyślunek”
Zaproponowany warsztat kulinarny pozwolił na połączenie pozyskania wiedzy z zakresu komunikacji, współpracy i budowania relacji z osobami o różnych typach osobowości ze wspólną zabawą, a tym samym na integrację grupy w niezobowiązujących warunkach i luźnej, nieformalnej (sprzyjającej nawiązaniu i poprawie kontaktów) atmosferze.
Pojedynki kulinarne, to pełne zabawy i raczej przełamujące wszelkie ograniczenia, zmagania z patelnią. Niecodzienna sytuacja łączy ludzi i pozwala obserwować na co dzień tłumione w biznesie zachowania i odruchy. Każda z trzech grup biorących udział w „cooking clash” miała z założenia składać się z osób o odmiennych typach osobowości i pełniących różne role w grupie.
Podstawowym celem tego zintegrowanego programu stała się poprawa komunikacji między poszczególnymi pracownikami firmy. Dodatkowym atutem było zacieśnienie istniejących więzi między współpracownikami oraz pokazanie korzyści z pracy w zespole. Każdy z nich w praktyce miał docenić zalety swojego i innych typów osobowości. Miał także uzyskać praktyczny obraz, jak każda osoba sprawdza się w różnych elementach pracy projektowej.
Wspólne gotowanie, to wspólne podejmowanie decyzji co do sposobu przygotowania potrawy oraz formy jej podania – przedstawienie swojego stanowiska i pomysłu zmusza do dyskusji i wymiany zdań. To z kolei miało wymusić na uczestnikach refleksję, jak można unikać nieporozumień i jak dążyć do wypracowania rozwiązań dla wspólnej korzyści.
4.2. Mistrzowie Zmysłów – Ćwicz Oko I Ucho
Niezwykle atrakcyjną oraz wciągającą propozycją zarówno dla Pań jak i Panów okazała się strzelnica. Wszystkie osoby z dumą zachowały swoje podziurawione tarcze strzelnicze. Trener wraz z instruktorami pilnie obserwowali grupę. Zaskoczenie było ogromne, gdy nagrody przyznano nie – jak to bywa zwyczajowo - za ilość celnych strzałów, ale za postawę w grupie. Otrzymała ją osoba, która z własnej woli zaangażowała się w pomoc wszystkim paniom przy strzelaniu z łuku (ponieważ naciąganie cięciwy to spory wysiłek fizyczny) oraz osoba która wykazała się największym zmysłem bezpieczeństwa przy strzelaniu z wiatrówki na długim dystansie.
Po zakończeniu zajęć – podobnie jak dnia poprzedniego - grupa otrzymała od trenera i instruktorów feedback w postaci podsumowania zachowań indywidualnych i zespołowych w ujęciu problematyki typów osobowości, poruszanej podczas wszystkich zajęć w tym i poprzednim dniu.
5. Ocena zrealizowanej imprezy
Szkolenie PLUS spotkało się z dużym entuzjazmem uczestników, którzy do trenera i animatorów mieli pytania jeszcze długo podczas imprezy wieczornej i kolejnego dnia.
Impreza pt. „Mistrzowie Sztuk i Osobowości Speak Up, czyli uczymy nie ucząc” zakończyła się sukcesem, ponieważ został osiągnięty główny cel, jakim było nagrodzenie pracowników przy ich jednoczesnym niekwestionowanym zadowoleniu z wyjazdu, oraz cele dodatkowe. Celem dodatkowym było podkreślenie znaczenia ich mocnych stron w rozwoju firmy z jednoczesnym uświadomieniem im także ich stron słabych, dla których cennym wsparciem mogą okazać się inne, mniej dotąd doceniane osoby w firmie.
Szkolenie PLUS pokazało, jak Firma Learning Systems Poland dba o jednostkę i jej rozwój, jak istotne jest dla Firmy i polityki działu Human Resources nagradzanie za wyniki, i że są to przemyślane działania, korzystne tak dla rozwoju jednostek, jak i całej Firmy.
Długofalowo, przy założeniu zintegrowanych z tym programem innych działań Human Resources, w tym kontynuacji imprez w podobnym duchu, program ten powinien także pozwolić osiągnąć cele takie jak: integrację zespołu w ramach firmy, poprawę działania zespołu poprzez usprawnienie komunikacji między pracownikami oraz działami, zwiększenie wzajemnej tolerancji oraz docenienie różnorodności osobowości współpracowników, poprawę relacji oraz redukcję sytuacji konfliktowych, zwiększenie świadomości działania poszczególnych pracowników w zespole. Impreza wyczerpała właściwie wszystkie możliwości, jakie zadaniowo postawił zleceniodawca. Impreza ta, zrealizowana w maju 2009 r., po podliczeniu wszystkich kosztów finalnych nie przekroczyła 1000 zł netto w przeliczeniu na jednego uczestnika.