W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Takie zmiany przewiduje projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, przyjęty we wtorek przez Radę Ministrów.
Zaplanowane zostały 3 ważne zmiany:
1. Krótszy okres przechowywania przez pracodawców akt pracowniczych (10 lat zamiast 50).
2. Możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
3. Wskazanie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako domyślnej.
Wiceminister rozwoju Mariusz Haładyj, komentując proponowane zmiany, mówił: To że obecnie pracodawcy muszą przechowywać akta pracownicze aż 50 lat i tylko w formie papierowej nie ma żadnego uzasadnienia. Po pierwsze, generuje koszty. Może to być nawet 130 mln zł rocznie. Po drugie, obecne przepisy wcale nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty, będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty.
Pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, bo ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Przy czym, aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na 2 przypadki, w zależności od daty nawiązania stosunku pracy:
- pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
- pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.
Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.
Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.
Projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją zajmie się teraz Sejm.