Pracodawcy często nie zdają sobie sprawy, jak duży wpływ mają na indywidualne zaangażowanie każdego z pracowników. Szczególnie widać to na przykładzie nowo zatrudnianych osób, które na samym początku są zazwyczaj mocno zmotywowane, zaangażowane, pełne dobrych chęci i zapału do pracy. Dzięki odpowiednim postawom i działaniom przedstawicieli firmy stan ten można utrzymać dłużej, a nawet go wzmocnić. Bywa też tak, że zaangażowanie nowego pracownika drastycznie spada w krótkim czasie po rozpoczęciu pracy.
Proces rekrutacji
Pierwszym etapem budowania zaangażowania pracownika jest rekrutacja. Zaczyna się od ciekawego (ale uczciwego) ogłoszenia o pracę i od zakładki „Kariera” na stronie internetowej firmy. W takiej zakładce można opisać ogólne oczekiwania wobec poszukiwanych kandydatów (podkreślając np. wartości firmy), przebieg procesu rekrutacyjnego, podstawowe informacje o firmie. Rozmowy rekrutacyjne nie mogą być wypytywaniem o CV, powinny mieć na celu prawdziwe poznanie kandydata, jego kompetencji i doświadczenia, ale także jego osobowości, motywatorów i demotywatorów, a nawet pasji. Najlepsza rozmowa rekrutacyjna to taka, po której kandydat wychodzi pewny siebie, zadowolony, doceniony – nawet jeśli nie otrzyma oferty pracy, będzie wyrażał się o firmie w bardzo pozytywny sposób.
Ważne jest też wykorzystanie okresu wypowiedzenia do utrzymywania kontaktu z kandydatem. Krótki okres wypowiedzenia (dwa tygodnie, jeden miesiąc) zazwyczaj pomaga utrzymać u kandydata pewną ekscytację związaną z nową pracą. Kandydat miło wspomina rekrutację lub cieszy się z dobrej oferty. Natomiast im dłuższy czas (np. trzy miesiące), tym trudniej. Kandydat może zacząć się wahać, być może jego aktualny pracodawca walczy o niego, kusi nową ofertą lub wizją zmiany. Dlatego radzę przeznaczyć trochę czasu na e-mail lub telefon do przyszłego pracownika. Przesłać informacje, dokumenty. Dopytać, czy kandydat nie chce o coś jeszcze zapytać. Najlepsze firmy wysyłają wcześniej do domu kandydata umowę, informator o firmie, a nawet Pakiet Powitalny (np. wizytówki, kubek, smycz firmową, gotowy identyfikator, kalendarz, notes, długopis, koszulkę z logo, a nawet czekoladki). Najciekawsza praktyka, z jaką się spotkałam, polegała na wysłaniu do domu pracownika listu z gratulacjami, skierowanego do rodziny nowego pracownika („Gratulujemy Pani męża, który wygrał proces rekrutacji…”). Dobrą praktyką jest zaproszenie na nieformalne spotkanie zespołu, w którym kandydat będzie pracował. Tu podzielę się bieżącym doświadczeniem. Obecnie sama przechodzę proces zmiany pracy i jestem zachwycona wyjątkowym traktowaniem mnie. Mój nowy pracodawca, DHL Express, zaprosił mnie na nieformalne spotkanie zespołu, do którego wkrótce dołączę. Dzięki temu, że w miłej atmosferze poznałam nowe osoby, znacząco zmniejszył się naturalny stres związany z wchodzeniem w nowe środowisko. Jeszcze nie zostałam zatrudniona, ale już otrzymałam od mojej nowej szefowej prezenty: kalendarz z wygrawerowanym moim nazwiskiem, kartę powitalną, na której podpisał się cały zespół. Otrzymałam „Welcome pack”, a w nim broszury o firmie, gadżety firmowe, VideoPak z wgranym filmem o firmie. W samym procesie rekrutacji byłam traktowana z wielkim szacunkiem, doceniana, otrzymywałam informację zwrotną na spotkaniu lub zaraz po nim. DHL Express postąpił tak, aby rozwiać jakiekolwiek wątpliwości, jakie mogłoby mi towarzyszyć w podjęciu tak trudnej decyzji – decyzji przyjęcia oferty nowej firmy.
A gdy w poprzedniej firmie okazało się, że może pojawić się problem z wykorzystaniem zaległego urlopu, nowa szefowa zaproponowała, abym po podpisaniu umowy poszła na urlop. Czy można się poczuć wyjątkowo? O tak! Czy poczułam, że nowemu pracodawcy zależy na mnie, na moim dobrostanie? Tak, z pewnością. Czy firmie to się opłaca? A czy opłaca się mieć wypoczętego, szczęśliwego, zmotywowanego i zaangażowanego pracownika na początku trudnej drogi wdrażania? Taki pracownik nie tylko chce dać z siebie więcej, lecz także opowiada o efekcie „wow”, jaki go spotkał, swoim entuzjazmem maluje obraz pracodawcy. Po przejściu procesu rekrutacji mam poczucie, że wyjątkowi pracodawcy zatrudniają wyjątkowych pracowników.
Najważniejszy dzień w pracy
Jeśli w firmie nie istnieją zasady lub procedury witania i wdrażania pracowników ani narzędzia wspierające ten proces, jeśli brakuje wiedzy, a nawet czasu (co często wynika z braku zrozumienia wagi momentu), należy skoncentrować się przynajmniej na pierwszym dniu pracy. Dlaczego ten dzień jest najważniejszy? Ponieważ to chwila, w której wyobrażenia i oczekiwania kandydata spotykają się z rzeczywistością. A w zależności od tego spotkania pozostawiają u niego na długo różne uczucia. Może to być poczucie bycia wyjątkowym, docenionym, przekonanym o słuszności decyzji o zmianie pracodawcy. Przekonanie o wyjątkowości nowej firmy.
Natomiast jeśli jest to ostre starcie, pełne sprzeczności, rozczarowań i niespełnionych obietnic, pewność i satysfakcja z wyboru pracodawcy mocno spadają, a wraz z nimi – motywacja i zaangażowanie nowego pracownika. Zdarza się, że wykorzystuje on okres próbny na dalsze poszukiwania pracy.
Dlatego firmy starają się zapewnić minimum utrzymujące nowego pracownika w pozytywnym nastroju: umowę i narzędzia na czas, powitanie przez szefa, spotkanie zespołu, minimalny plan wdrożenia (przedstawienie głównych zadań, poinformowanie, gdzie szukać wsparcia).
Można jednak postarać się, aby pierwszy dzień przekroczył oczekiwania kandydata. Można zbudować efekt „wow”. Jak tego dokonać? Istnieje dosyć dużo firm, które traktują swoich pracowników w sposób wyjątkowy. Nie zawsze wymaga to dodatkowego budżetu, ale zawsze niezbędne są: chęci, wygospodarowanie na ten dzień czasu, zrozumienie, czemu jest to ważne.
Nowy pracownik, potraktowany pierwszego dnia w sposób wyjątkowy, będzie swojego nowego pracodawcę w taki sam sposób przedstawiał innym. Będzie zaangażowany, pełen wiary, chęci, motywacji. Będzie chciał się odwdzięczyć – pokazać, że on też da z siebie więcej, niż się od niego oczekuje. Szybciej się wdroży i przyjaźniej będzie patrzył na członków zespołu, będzie chętniej dzielił się wiedzą, pomagał innym, pracował nad atmosferą.
Powitanie
Pierwszy dzień zazwyczaj powinien zacząć się od powitania przez przełożonego, wskazania miejsca pracy, zapoznania z osobami w otoczeniu. Najlepsi pracodawcy zapewniają nowemu pracownikowi narzędzia pracy, umowę, nadają uprawnienia NAJPÓŹNIEJ pierwszego dnia pracy. Widziałam w swojej karierze biurka przewiązane kokardą, balony, indywidualny list od szefa firmy czekający na biurku. Czy to przesada? Zależy od firmy i jej kultury organizacyjnej oraz od kandydata (introwertycy nie przepadają za robieniem dużego zamieszania wokół swojej osoby), mnie by ucieszyło. Ważne, aby wymyślić sposób na pozytywne zaskoczenie pracownika.
Opieka
W pierwszych dniach bardzo ważne jest, aby przełożony przeznaczył czas dla nowej osoby. Oprowadził po firmie, zabrał na lunch, przekazał, jak rozumie firmowe wartości. Zachęcał do pytań i odpowiadał na nie. W niektórych firmach funkcjonuje rola opiekuna wdrożenia czy buddy’ego, nadawana na różny okres: od kilku dni do trzech miesięcy. Jest to zazwyczaj (najlepiej) osoba na podobnym stanowisku, która nowemu pracownikowi służy wsparciem w sprawach merytorycznych, organizacyjnych czy nieformalnych, np. przedstawia niepisane zasady i rytuały zespołu (kiedy i gdzie chodzimy na lunch, jaki jest dress code, czy szefowa lubi zdrabnianie jej imienia oraz u kogo rozlicza się delegację). Aby opiekun wdrożenia mógł być efektywny (i zaangażowany), warto zapewnić mu czas na opiekę (by jego zadania stanowiskowe nie ucierpiały), instrukcje i najbardziej aktualne informacje o firmie (stanowisku, zespole). A także nie zapomnieć o podziękowaniu mu za jego pracę we wdrożeniu (ustne publiczne, pi-semne do zespołu, czekoladki itp.).
Ciekawym pomysłem jest wymienna rola opiekuna (np. zmiana po tygodniu na innego członka zespołu) oraz kalendarz lunchowy, gdzie chętni współpracownicy mogą się zapisywać, by wyjść z nową osobą na przerwę obiadową. To wspaniały sposób na budowanie relacji w zespole i poznawanie firmy od jej „ludzkiej strony”. Nieformalna atmosfera przyspiesza czas wdrożenia.
Wdrożenie
Dobrą praktyką jest przedstawianie pracownikowi planu wdrożenia oraz jego celów w poszczególnych okresach. Spotkania wdrożeniowe, których na stanowiskach specjalistycznych i kierowniczych jest dużo w pierwszych dniach i tygodniach pracy, bywają trudne. Dużo wiedzy merytorycznej, nowe nazwiska, z czasem pojawia się monotonia spotkań. Proces nauki nowego pracownika wspieramy dzięki zróżnicowaniu formy przekazu: film/prezentacja o firmie, nagrane powitanie od prezesa i krótka opowieść o historii firmy, segregator z podręcznymi informacjami, spotkania z pracownikami na różnych poziomach struktury organizacji i z różnych obszarów.
Ewaluacja
Chcąc mieć pewność, że nasz nowy pracownik jest przygotowany (merytorycznie) i zaangażowany (pozytywnie nastawiony do pracy), należy przeprowadzić ankietę, zazwyczaj po 30–90 dniach wdrożenia. Na niektórych stanowiskach głównym celem będzie sprawdzenie satysfakcji i nastawienia pracownika (a czasem i ocena procesu wdrożenia, aby go stale ulepszać). Inne stanowiska wymagać będą weryfikacji wiedzy, nabycia pewnych kompetencji (np. sprawdzenia, czy pracownik nauczył się procedury, standardu obsługi klienta itp.).
Życzę wszystkim pracodawcom, aby mieli zaangażowanych pracowników przez cały czas, ale naturalny cykl życia pracownika pokazuje, że zaangażowanie po pewnym czasie zaczyna spadać z pozycji zwanej miesiącem miodowym. Jest to proces stabilizowania się zaangażowania pracownika i aby ta motywacja pozostawała na wysokim poziomie, nadal należy o pracownika dbać, być blisko, być pomocnym, okazywać szacunek i docenianie.
Katarzyna Dąbrowska, menedżer ds. rozwoju w DHL Express, wcześniej HR biznes partner w Medicover, starszy konsultant w Great Place to Work. Pasjonatka pracy z zaangażowaniem, od lat wspiera w tym liderów.