Ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych odpowiada na pytanie Użytkownika programu:

Pracownicy mają przyznane wynagrodzenie zasadnicze oraz uznaniowy dodatek. Przyznawanie tego dodatku jest uznaniowe. Jest wypłacany co miesiąc. Jest wyliczany % od wynagrodzenia zasadniczego, które jest proporcjonalnie obniżane za czas przepracowany.

W jaki sposób powinno być wyliczone wynagrodzenie za urlop w przypadku zmiany regulaminu wynagradzania, w którym po zmianie zapis o przyznaniu dodatków pozostał bez zmian?

U niektórych pracowników zostało podwyższone wynagrodzenie zasadnicze.

Czy należy uzupełnić podstawę z trzech ostatnich miesięcy z uwzględnieniem zmiany wynagrodzenia zasadniczego, czy przyjąć podstawę z miesiąca, w którym pracownik był na urlopie?

Np. od lutego do marca pracownik miał przyznane wynagrodzenie zasadnicze 2000 zł i miał przyznany dodatek uznaniowy 50%. Po zmianie regulaminu w maju ma wynagrodzenie zasadnicze 3000 zł i ma przyznany 30% dodatek uznaniowy.

Więcej informacji i narzędzi znajdziesz w programie
Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczń Społecznych
Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi i korzystaj z aktualnych materiałów

Odpowiedź:

Jeżeli dodatek uznaniowy jest pomniejszany za okresy korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego, przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop, należy go uwzględnić w wysokości należnej po podwyżce. Podstawy tej z zasady nie uzupełnia się.

Uzasadnienie:

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy wylicza się w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2 poz. 14 z późn. zm.) – dalej r.z.u.u.w. I tak, zgodnie z § 7 r.z.u.u.w., składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. W praktyce oznacza to, że płaca zasadnicza, jako stały element wynagrodzenia nie podlega przeliczeniom przy ustalaniu pensji za urlop. Konieczność wyliczenia tzw. średniej urlopowej występuje dopiero wtedy, gdy pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc. Stosownie do § 8 ust. 1 r.z.u.u.w., uwzględnia się je przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. kwartalnych, czy rocznych) w ogóle nie uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Jak stanowi § 9 ust. 1 r.z.u.u.w., wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

– dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie,

– mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Warto pamiętać, że „liczba godzin, w których pracownik wykonywał pracę”, oznacza wszystkie faktycznie przepracowane godziny. Godziny nieprzepracowane np. z powodu absencji chorobowej należy zatem odjąć od nominalnego wymiaru czasu pracy, natomiast godziny nadpracowane, np. nadliczbowe – trzeba dodać.

W sytuacji opisanej w pytaniu znajduje również zastosowanie § 10 r.z.u.u.w, który stanowi, że w razie zmiany zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Odnosząc się do stanu faktycznego przedstawionego w treści pytania, w miesiącu wykorzystywania urlopu, zatrudnionemu należy wypłacić stałe składniki wynagrodzenia w kwocie należnej mu za ten miesiąc oraz średnią urlopową wyliczoną w oparciu o zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, po przeliczeniu ich adekwatnie do obowiązujące stawki płacy zasadniczej (zakładając, że dodatek motywacyjny jest pomniejszany za okres urlopu). Reasumując, jeżeli pracownik korzystał z urlopu w maju, powinien otrzymać płacę zasadniczą w wysokości 3000 zł (o ile we wszystkie dni poza urlopem świadczył pracę) oraz średnią urlopową z dodatków motywacyjnych wypłaconych w lutym marcu i kwietniu po przeliczeniu ich wysokości według obecnej płacy, czyli 3000 zł. Tak ustaloną podstawę wymiaru średniej urlopowej trzeba podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w lutym, marcu i kwietniu uzyskując w ten sposób wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu. Następnie wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin udzielonego zatrudnionemu urlopu. 

Magdalena Skalska,

autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Odpowiedzi udzielono 24.05.2016 r.