Odpowiedź:
Przepisy nic nie mówią o obowiązku zdawania samochodu na czas weekendów, urlopów czy zwolnień lekarskich. Zasady rozliczania użytkowania samochodu podczas urlopów są wewnętrzna sprawą zakładu pracy.
Uzasadnienie:
Zgodnie z wchodzącymi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r. przepisami art. 12 ust. 2a-2c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
1) 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;
2) 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 powyższych kwot (odpowiednio 250 zł lub 400 zł).
Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w powyższy sposób i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.
Z powyższego wynika, że wysokość przychodu pracownika uzależniona została od faktu wykorzystywania auta do celów prywatnych oraz od pojemności silnika. Ustawodawca wprowadził zatem przychód ryczałtowy, którego wysokość jest niezależna od wartości rzeczywistego przysporzenia majątkowego. Bez znaczenia pozostaje także m.in. wartość auta, czy ilość przejechanych kilometrów. Na wielkość przychodów nie ma także wpływu to w jakie dni pracownik wykorzystuje auto do celów prywatnych. Ustawodawca nie wprowadził bowiem odrębnej regulacji dotyczącej dni roboczych i wolnych od pracy (urlopów, choroby, czy po prostu weekendów i świąt). W efekcie ryczałt wprowadzony przez ustawodawcę ma zastosowanie także w przypadku używania przez pracownika samochodu służbowego w dni wolne.
Ustawodawca nie narzuca sposobu używania samochodu służbowego w czasie urlopu pracownika. W efekcie pracodawca ma wolną rękę w tym zakresie. Może on np. określić pracownikowi limit kilometrów na jazdy prywatne. Mimo że limit ten nie wywoła większych skutków w zakresie wielkości przychodu pracownika, to może on być wykorzystany do rozliczenia z pracownikiem. Pracodawca może bowiem postanowić, że do wysokości limitu pracownik będzie korzystał z auta nieodpłatnie, a po przekroczeniu, będzie zobowiązany do ponoszenia odpłatności. Może także wprowadzić inne sposoby rozliczenia/odpłatności pracownika za używanie samochodu służbowego.
Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych  
Odpowiedzi udzielono 22 grudnia 2014 r.