Obliczając ekwiwalent za jeden dzień urlopu należy sumę miesięcznych wynagrodzeń podzielić przez współczynnik ekwiwalentu. W przypadku gdy pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze etatu wartość współczynnika ekwiwalentu obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

W celu ustalenia wysokości ekwiwalentu za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu, ekwiwalent za jeden dzień urlopu należy podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Dobowa norma czasu pracy dla pracownika zatrudnionego w pełnym i niepełnym wymiarze etatu wynosi 8 godzin (art. 129 § 1 k.p.).

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w § 15-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – dalej r.z.u.u.w. (§ 14 r.z.u.u.w.). W podstawie ekwiwalentu uwzględniane są trzy grupy składników wynagrodzenia:

1) składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości - w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu,

2) zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc – w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu,

3) składniki wynagrodzenia, które przysługują pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc - w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Obliczając ekwiwalent za jeden dzień urlopu należy sumę miesięcznych wynagrodzeń podzielić przez współczynnik ekwiwalentu. Współczynnik ekwiwalentu jest ustalany na dany rok kalendarzowy. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym:

- łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel,

- łączną liczbę przypadających w tym roku świąt oraz

- łączną liczbę przypadających w tym roku dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a następnie otrzymany wynik dzieli się przez 12.

W 2016 roku współczynnik ekwiwalentu wynosi 21.

Współczynnik ustalony dla danego roku stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu danego roku kalendarzowego, nawet jeśli ekwiwalent jest wypłacany za niewykorzystany urlop w latach poprzednich.

W przypadku gdy pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze etatu wartość współczynnika ekwiwalentu obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy w 2016 r. wynosi odpowiednio:

- dla 1/2 etatu 10,5 (1/2 × 21),

- dla 3/4 etatu 15,75 (3/4 × 21),

- dla 7/8 etatu 18,38 (7/8 x 21),

- dla 1/4 etatu 5,25 (1/4 × 21),

- dla 1/3 etatu 7 (1/3 × 21).

W celu ustalenia wysokości ekwiwalentu za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu, ekwiwalent za jeden dzień urlopu należy podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika.

Dobowa norma czasu pracy dla pracownika zatrudnionego w pełnym i niepełnym wymiarze etatu wynosi 8 godzin. Tak wynika z przepisów przepis art. 129 § 1 Kodeksu pracy. Takie stanowisko prezentuje również Główny Inspektorat Pracy, GPP–110–4560–92–1/10/PE/RP. Jak czytamy w piśmie "Stosownie do przepisów § 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w sposób wskazany w rozporządzeniu przez współczynnik, a następnie dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Normy czasu pracy zawiera przepis art. 129 § 1 Kodeksu pracy ustanawiając normę dobową – 8 godzin i normę średniotygodniową – 40 godzin, które co do zasady, obowiązują wszystkich pracowników. Norma ta, w znaczeniu miary czasu, jest górną granicą spełniania przez pracownika obowiązku świadczenia pracy wynikającego z tytułu zawarcia umowy o pracę. Odstępstwo od podstawowej normy czasu pracy dopuszczalne jest wyłącznie, gdy przepisy Kodeksu pracy lub przepisy szczególne wyraźnie to przewidują.

Oprócz pojęcia normy czasu, dla określenia miary czasu pracy używa się pojęcia wymiar czasu pracy. Pojęcia te nie są równoznaczne, bowiem wymiar czasu pracy to długość czasu, w jakim pracownik obowiązany jest pozostawać do dyspozycji pracodawcy w obrębie każdego dnia (roboczego) i tygodnia pracy.

Wymiar czasu pracy nie zawsze jest identyczny z normą czasu pracy. Niższy niż norma, wymiar czasu pracy może wynikać m.in. z postanowień umowy o pracę – tzw. zatrudnienie w niepełnym wymiarze – na pół lub inaczej określoną część etatu."

Ustalając wysokość ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy należy obliczony ekwiwalent za 1 dzień niewykorzystanego urlopu podzielić przez 8 nawet w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze etatu. Jest to dobowa norma czasu pracy obowiązująca również pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze etatu. Wyjątek od tej zasady może dotyczyć np. pracowników niepełnosprawnych lub pracowników objętych ustawą o zakładach opieki zdrowotnej, dla których ustalono niższe dobowe normy czasu pracy.

Przykład:Stosunek pracy ustał 30 czerwca 2016 r. Pracownik był zatrudniony w wymiarze 7/8 etatu. W związku z niewykorzystaniem urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje ekwiwalent za 28 godzin urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie pracownika ma charakter zmienny. W okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu pracownik uzyskał wynagrodzenie w łącznej wysokości 12.599 zł.

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu:

12.599,00 zł : 3 miesiące = 4.199,67 zł

Współczynnik ekwiwalentu dla 7/8 etatu wynosi 18,38 (7/8 x 21)

4.199,67 zł : 18,38 (współczynnik ekwiwalentu 2016 r. dla 7/8 etatu)= 228,49 zł

228,49 zł : 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) = 28,56 zł

28,56 zł x 28 godzin niewykorzystanego urlopu = 799,68 zł