HR compliance - zło konieczne czy szansa?

Zmiany są wszędzie – od postępu techno­logicznego po wymagania dotyczące zgodności HR z wymogami prawa. Organizacje, aby przetrwać, muszą się do tych zmian dostosować. Wytworzenie w organizacji kultury przestrzegania prawa oraz właściwie prowadzony HR compliance mogą przyspieszyć rozwój organizacji, zwiększyć jej konkurencyjność i rentowność.

Termin „compliance” (z ang. zgodność) większości osób kojarzy się z działami prawnymi lub audytorami, a rzadko kiedy z działem HR. Zgodność działania organizacji z przepisami prawa zależy jednak od faktu, czy pracownicy danej firmy znają obowiązujące w niej procedury, przepisy i standardy i czy ich przestrzegają. Rola HR-u polega na wytworzeniu w organizacji kultury przestrzegania prawa. I to dział HR powinien być strażnikiem etyki oraz zgodności, nie tylko w zakresie polityki pracy, lecz także polityki finansowej czy bezpieczeństwa oraz IT.

Ważna rola dla HR

Budowanie kultury organizacji compliance rozciągnąć należy na wszystkie procesy HR-owe, zaczynając od kreowania wizerunku organizacji na rynku pracy oraz tworzenia ogłoszeń rekrutacyjnych. Dział HR – poza weryfikacją, czy pozyskiwani pracownicy spełniają oczekiwane na danym stanowisku wymagania – powinien zwracać uwagę na to, czy osoby te jako jednostki społeczne rozumieją i doceniają wartość poszanowania prawa, czy będą pasowały do kultury organizacji compliance. HR od narodzin pracownika w organizacji (rekrutacja) poprzez jego adaptację (onbording, szkolenia) powinien wychowywać pracownika w duchu compliance. Wszystko, czego pracownik uczy się w firmie, sposób, w jaki wykonuje swoje zdania, procedury, jakie go obowiązują, wskazywać powinny na istotność zgodności z przepisami prawa.

Czym jest odpowiedniość?

Oprócz wewnętrznego czynnika, jakimi są działania HR-u nakierowane na budowanie kultury organizacji compliance, coraz częściej pojawiają się czynniki zewnętrzne. Trend związany z tworzeniem organizacji compliance potwierdzają najnowsze wytyczne Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego (EBA) w zakresie odpowiedniości. Zewnętrzny regulator nakłania do innych działań HR-owych w zakresie zgodności, a mianowicie do oceny odpowiedniości osób pełniących kluczowe funkcje w organizacji.

Odpowiedniość określana jest jako stopień, w jakim daną osobę uważa się za posiadającą nieposzlakowaną opinię oraz odpowiedni poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, pozwalający na samodzielne wykonywanie swoich obowiązków. Odpowiedniość obejmuje również umiejętności behawioralne, takie jak: uczciwość, etyczne postępowanie, obiektywność, niezależność osądu oraz umiejętność wyrażania go podczas dyskusji. Dodatkowo pojawia się zupełnie nowy aspekt, jakim jest zagadnienie poświęcania wystarczającej ilość czasu na wykonywanie obowiązków i funkcji przez daną osobę. Wytyczne w zakresie odpowiedniości zgodne są z najnowszymi trendami HR-owymi, które pokazują, że świadomość poszanowania prawa, zwłaszcza menedżerów i osób pełniących najważniejsze funkcje w organizacji, jest kluczowa dla jej rozwoju oraz zgodności.

Różnorodność w cenie

Kolejny element, który wskazuje zewnętrzny regulator jako bardzo istotny w działaniach HR-u, to promowanie w organizacjach różnorodności zarówno ze względu na płeć, wiek, wykształcenie, jak i doświadczenie zawodowe czy pochodzenie. Polityka różnorodności ma na celu dotarcie do szerokiego zakresu właściwości i kompetencji przy rekrutacji, aby pozyskać różne punkty widzenia oraz doświadczenie. Na obecnym rynku pracy aktywnych zawodowo jest wiele różnych pokoleń pracowników, którzy reprezentują różne cechy i postawy. Bezrobocie maleje, społeczeństwo się starzeje, a globalizacja i cyfryzacja postępuje. Regulator dostrzega i wskazuje wyzwania, jakie stoją przed organizacjami, nakłaniając do refleksji nad sposobem nie tylko pozyskiwania pracowników, ale i ich zatrzymania.

Standardy coraz wyższe

Standardy zarządzania zasobami ludzkimi stale rosną, pojawiają się nowe wytyczne i regulacje, które wkraczają w nowe obszary działań HR-owych. Wydawać by się mogło, że tworzą one coraz większą korporacyjność firm, próbują regulować coraz więcej obszarów funkcjonowania organizacji i są coraz bardziej skomplikowane. Wprowadzają one jednak pewne standardy i wymogi, które stanowić będą impuls do uporządkowania procesów. Procedury związane z formalnym zatrudnieniem, zarządzaniem talentami, rekrutacją, retencją, szkoleniami czy w końcu rozstaniem z pracownikiem będą miały coraz istotniejsze znaczenie w walce o konkurencyjność, a ich compliance będzie dla działów HR wyzwaniem.

Łatwo jest przeoczyć znaczenie kwestii związanych z zasobami ludzkimi i ze zgodnością. Działy HR w rzeczywistości stoją w obliczu poważnego ryzyka związanego z egzekwowaniem i przestrzeganiem przepisów. Wytworzenie w organizacji wartości poszanowania prawa, etyki i zgodności pozwoli uniknąć finansowych konsekwencji non-compliance. Liczba spraw sądowych i odszkodowań pracowniczych wciąż rośnie, a sankcje z nimi związane mogą być dla organizacji bardzo kosztowne – nie tylko w kontekście finansowym, lecz także wizerunkowym oraz reputacji.

HR compliance dla jednych będzie złem koniecznym, dla innych sposobem, by zdiagnozować problemy, uporządkować i naprawić procedury. Organizacja, tworząc kulturę compliance, uzyskuje niezaprzeczalną wartość. Jest nią przekonanie pracowników, że przestrzeganie prawa jest dla firmy ważne, nie tylko w kontekście praw, ale przede wszystkim obowiązków, jakie regulatorzy nakładają na organizację. A to z kolei powoduje wzrost motywacji i zaangażowania oraz buduje przewagę konkurencyjną.

Olga Domalewska

Artykuł pochodzi z czerwcowego numeru Presonelu Plus. Czytaj więcej na temat HR compliance >>