Prowadzenie akt pracowniczych. Duże zmiany

Ustawa, która skraca okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, umożliwia jej elektronizację i wprowadza zasadę wypłaty wynagrodzenia na konto, została opublikowana w Dzienniku Ustaw. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 roku.

Koniec z półwieczną archiwizacją

Ustawa z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) skraca z 50 do 10 lat czas przechowywania dokumentacji pracowniczej (tj. dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika) oraz umożliwia pracodawcy prowadzenie i przechowywanie jej w postaci elektronicznej, a także przesądza o jej równorzędności z dokumentacją w postaci papierowej. Ministerstwo szacuje, że roczne koszty administracyjne z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przedsiębiorców wynoszą ok. 130 mln zł. Znaczne skrócenie tego obowiązku ma przynieść firmom duże oszczędności.

ZUS przechowa dane potrzebne do emerytury

Pracodawcy będą krócej przechowywać dokumentację, a dane w niej zawarte przekażą do ZUS. Stanowić one będą podstawę do późniejszego wyliczenia przez Zakład świadczeń emerytalnych i rentowych. Dzięki tej zmianie pracownicy, kiedy będą przechodzić na emerytury, nie będą już musieli sami zbierać takich informacji. Skorzystają z danych zgromadzonych w ZUS.

Nowe obowiązki dla zleceniodawców

Zmiany w przechowywaniu dokumentacji obejmą nie tylko pracowników, lecz także zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące. Zleceniodawca będzie zobowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez 10 lat.

Data zatrudnienia zdecyduje o okresie archiwizacji

1. Zatrudnieni 1 stycznia 2019 roku i później

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie ustawy - pracodawca przechowa akta przez 10 lat.

2. Zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku

Zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży.

3. Zatrudnieni przed 31 grudnia 1998 roku

Nie ma możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca musi przechować ją przez 50 lat.

Dokumentacja pracownicza górników - szczególne zasady

Art. 5 ustawy wyłącza możliwość krótszej archiwizacji dokumentacji w przypadku górników. Przepis stanowi, że pracodawca przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.

– Sytuacja górników jako pracowników jest bardzo specyficzna. Oni podlegali kilku reżimom prawnym jeśli chodzi o uprawnienia emerytalne – tłumaczył w takcie prac nad ustawą w Senacie Mariusz Haładyj, podsekretarz stanu w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii. – System emerytalno-rentowy w przypadku górników jest tak złożony, że ciężko byłoby ująć dane górników w raporcie - dodał. Stąd pozostawienie dotychczasowych regulacji. – Nie byliśmy w stanie prawnie tego zabezpieczyć – mówił Haładyj.

Pensja na konto

Ustawa zmienia również obowiązującą zasadę wypłaty wynagrodzenia. Obecnie Kodeks pracy przewiduje wypłatę do rąk własnych pracownika, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie. Po zmianie art. 86 k.p.wypłata bezgotówkowa stanie się preferowana i wiodąca. Jeśli po 1 stycznia 2019 roku pracownik będzie chciał odbierać pensję w gotówce, będzie musiał złożyć wniosek, wszyscy pracownicy, którzy takiego wniosku nie złożą, będą musieli podać pracodawcy numer konta, na który ma zostać przelane wynagrodzenie.