Jednym z najistotniejszych obowiązków pracodawcy wynikającym z art. 94 pkt 9a k.p. jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Oznacza to, że każdy pracodawca niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika akta osobowe.

Niewywiązanie się z tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 k.p.) i zagrożone jest karą grzywny.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma również istotne znaczenie praktyczne, gdyż pozwala ustalić konkretne uprawnienia pracownicze danej osoby, np. na podstawie świadectwa pracy (lub świadectw pracy) z poprzednich miejsc pracy określa się uprawnienia urlopowe pracownika u danego pracodawcy. Przy rozstrzyganiu sporów przed sądem pracy znajdujące się w aktach osobowych dokumenty stanowią dowód na poparcie roszczeń pracownika. Ponadto brak dokumentacji pracowniczej w przypadku sporu ze stosunku pracy stanowi okoliczność obciążającą pracodawcę, gdyż zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99, „pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia”.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.). Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 3 kwietnia 2000 r. „Rozporządzenie dotyczy pracodawców zatrudniających osoby na różnych podstawach stosunku pracy. Nie dotyczy ono organów prowadzących dokumentację funkcjonariuszy „mundurowych”, których stosunek zatrudnienia ma charakter administracyjnoprawny” – sygn. akt II SA 2165/99.

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części: A, B i C.

Część A obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Natomiast w części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby.

Ponadto pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

W zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej na pracodawcy spoczywa również obowiązek założenia i prowadzenia:

  • odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione nieobecności w pracy;
  • imiennej karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę;
  • karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.


Jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników młodocianych, to ewidencjonuje ich czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone wyłącznie w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się ponadto jego wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Przepisy nie określają wzoru karty ewidencji czasu pracy, dlatego też pracodawca ma możliwość jej ustalenia na podstawie obowiązujących u niego przepisów wewnątrzzakładowych.

Należy pamiętać, że karta ewidencji czasu pracy nie jest tożsama z potwierdzaniem przez pracownika obecności w pracy na podstawie listy obecności.

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej – pracodawca został zwolniony z obowiązku ewidencjonowania ich godzin pracy.

Dokumenty zgrupowane w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się tam dokumentów.

Część A – dokumenty gromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie – katalog danych osobowych

Katalog informacji, jakie pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie określony został w art. 221 k.p. Wprowadzony w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy z dnia 14 listopada 2003 r. ten nowy przepis rozstrzyga jednoznacznie kwestię dostępu pracodawcy do danych osobowych kandydata na pracownika.

W związku z tym na podstawie art. 221 k.p. pracodawca ma prawo domagać się od takiej osoby tylko danych wymienionych w § 1 art. 221 k.p. Przepis ten realizuje jednocześnie normę konstytucyjną – art. 51 ust. 1 Konstytucji RP stanowi, że „nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby”. Do czasu wspomnianej nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie 1 stycznia 2004 r., wykaz danych, których pracodawca mógł wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie zawarty był wyłącznie w przepisach wykonawczych, a mianowicie w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Rozporządzenie to również uległo zmianie (17 grudnia 2003 r.) – zmieniono w szczególności wzór kwestionariusza osobowego (pomocniczy wzór zawiera załącznik nr 1 do rozporządzenia). Obecnie akt ten precyzuje wykaz dokumentów jakie można wymagać od kandydata do pracy.

W związku z tym od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może wymagać podania:

  • imienia (imion) i nazwiska,
  • imion rodziców (ale już nie nazwiska rodowego matki),
  • daty urodzenia (nie wymagane jest miejsce urodzenia),
  • wykształcenia,
  • przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.


Wymienione dane należy uznać za niezbędne do przeprowadzenia prawidłowego procesu rekrutacji pracownika. Z podanego w art. 221 k.p. katalogu danych wynika więc, że pracodawca nie może wymagać, aby kandydat do pracy podawał inne dane niż wymienione w tym przepisie, np. miejsce swojego urodzenia, gdyż przepis wyraźnie precyzuje iż chodzi o datę urodzenia lub nazwiska rodowego matki, faktu posiadania dzieci przez osobę kandydującą do pracy, itp.

Przykład

Duża firma o profilu handlowym przeprowadzono nabór na stanowisko handlowca. Na rozmowie kwalifikacyjnej kandydatce do pracy zadano pytanie na temat faktu posiadania przez nią dzieci. Następnie otrzymała do wypełnienia kwestionariusz osobowy, w którym również umieszczono tego typu pytanie. Kandydatka odmówiła udzielenia odpowiedzi. Czy postąpiła słusznie?

Tak, gdyż katalog danych, które można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie został enumeratywnie określony w art. 221 § 1 k.p. Pracodawca nie można żądać podania innych informacji, niż wymienione w przepisie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy obowiązek podania innych danych wynika z przepisów odrębnych. Udzielenie takiej informacji przez kandydatkę do pracy będzie jednak możliwe ale tylko wtedy gdy wyrazi ona na to zgodę na piśmie.

Rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.) w § 1 ust. 1 precyzuje zaś, że wymienione w art. 221 § 1 k.p. dane osobowe mogą zostać ujawnione w dokumentach, które pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a są to:

  • wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
  • orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
  • inne dokumenty jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów;
  • w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego – świadectwo ukończenia gimnazjum.


W dniu 28 lipca 2006 r. weszła w życie nowelizacja rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (rozporządzenie zmieniające z 22 czerwca 2006 r. – Dz. U. Nr 125, poz. 869). Zmiany miały głównie charakter porządkowy a dla pracodawców oznaczają, że od daty wejścia w życie zmienionych przepisów wykonawczych przy zatrudnieniu stosują nowe wzory formularzy, tj.:


Zakres danych zawartych w pomocniczych wzorach formularzy jest jednocześnie zgodny z przepisami art. 221 k.p. Zmiany miały na celu zapobieżenie występującemu w praktyce zjawisku pozyskiwania przez pracodawców od kandydatów do pracy zbyt dużej ilości danych, które mogły być przetwarzane dopiero w kolejnym etapie - po nawiązaniu stosunku pracy.

Ma to również zapobiec przejawom dyskryminowania kandydatów ubiegających się o pracę, np. pozyskiwanie od kandydatki danych dotyczących jej stanu rodzinnego, liczby dzieci, itp.

Warto też pamiętać, że od daty wejścia w życie zmienionych przepisów wykonawczych osoba ubiegająca się o zatrudnienie nie musi już dołączać do kwestionariusza osobowego swoich fotografii. Stwierdzono bowiem, że może być to czynnik dyskryminujący kandydata i wypłynąć na odmowę jego zatrudnienia.

Oczywiście kandydat do pracy może z własnej woli dołączyć fotografie.

W pomocniczym kwestionariuszu osobowym osoby ubiegającej się o zatrudnienie przewidziano także miejsce na złożenie informacji o pozostawaniu lub niepozostawaniu przez tę osobę w rejestrze bezrobotnych.

Zdarza się, że pracodawca żąda od kandydata zaświadczenia o jego niekaralności i przedstawienia wypisu z Krajowego Rejestru Karnego. Najczęściej - przy rekrutacji na większość stanowisk – takie pytanie jest nieuzasadnione. Dopuszczalne zaś jest jedynie w przypadku, gdy dana osoba kandyduje na stanowisko, na którym obowiązuje wymóg niekaralności. Takie wymogi obowiązują m.in. na stanowisku pracownika samorządowego, na którym może być zatrudniona osoba, która nie była karana za przestępstwo popełnione umyślnie ale już nie na stanowisku kasjerki w sklepie. Jeżeli jednak pracodawcy zależy na takim zaświadczeniu może poprosić aby kandydat przedstawił je dobrowolnie.

Uwaga!

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego potwierdza jedynie, że dana osoba figuruje w tym rejestrze wśród osób skazanych ale nie określa za jakie przestępstwo została skazana.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć z własnej inicjatywy inne dokumenty, jak świadectwa i certyfikaty potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe, zaświadczenia z innych urzędów (np. z urzędu pracy potwierdzające okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych wymagane w przypadku ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego), książeczkę wojskową, itp.

Kandydat na pracownika najczęściej udostępnia informacje dotyczące jego osoby w formie życiorysu zawodowego (CV) oraz listu motywacyjnego. W praktyce przyjęło się, że są to podstawowe dokumenty w procesie rekrutacji umożliwiające pracodawcy na poznanie i przedstawienie kandydata. Nasze przepisy nie stawiają jednak wymogu, że powyższe dane osobowe mają być udostępnianie w takie właśnie formie.

Mimo, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, to jednak pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych przez ubiegającego się o zatrudnienie. Chodzi o potwierdzenie określonych faktów stosownymi dokumentami, np. dane personalne potwierdza się na podstawie dowodu osobistego, wykształcenie stosownym dyplomem ukończenia szkoły, itp.

Uwaga!

Należy pamiętać, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika tylko kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów można żądać jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii lub odpisu. Wszystkie omówione tutaj dokumenty są przechowywane w części A akt osobowych pracownika(...)