Obecnie problematykę zwrotu należności za podróże służbowe regulują dwa rozporządzenia ministra pracy z 19 grudnia 2011 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej: w kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm).

Teraz pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługuje dieta w wysokości 23 zł za dobę podróży w Polsce. Przysługuje mu też zwrot kosztów przejazdu publicznym środkiem transportu lub samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Należy mu się również zwrot kosztów noclegu udokumentowanego rachunkiem, a gdy rachunku nie ma  - w wysokości 150 proc. diety (34,50 zł). Otrzymuje również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20 proc. diety albo refundację faktycznie poniesionych kosztów na ten cel, pod warunkiem ich udokumentowania.

Jeśli podróż służbowa odbywa się poza granicami kraju, wówczas pracownikowi przysługuje dieta w wysokości i walucie zróżnicowanej w zależności od konkretnego kraju. Stawki diet określa załącznik do rozporządzenia. Pracownik powinien rozliczyć się z kosztów podróży w ciągu 14 dni od jej odbycia. Powinien wówczas przedstawić dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki. Wymóg ten nie jest konieczny, gdy jest rozliczany ryczałtowo.

Zasady rozliczania podróży służbowej wg obecnego rozporządzenia dotyczą nie tylko pracowników sfery budżetowej, ale też zatrudnionych u innych pracodawców, żołnierzy i funkcjonariuszy. Pracodawcy spoza sfery budżetowej nie mogą natomiast ustalać diet za dobę podróży służbowej w kraju lub zagranicą poniżej stawek określonych w obowiązujących rozporządzeniach.

Resort pracy proponuje przede wszystkim zwiększenie kwoty diety za podróż służbową w kraju i zmianę sposobu jej naliczania, jeśli pracownik ma zagwarantowane darmowe posiłki. Dniówka za podróż służbową ma wynieść 30 zł. Kwota ta zostanie zmniejszona o koszt bezpłatnego wyżywienia. Darmowe śniadanie pracownika pomniejsza kwotę diety o 25 proc., obiad – 50 proc., a kolacja – 25 proc. diety. Pracownik, który dostanie całodziennie wyżywienie, nie otrzyma diety z tytułu podróży służbowej.

Jeśli pracownik będzie musiał przenocować w hotelu, zwrot kosztów noclegu nastąpi po przedstawieniu rachunku. Zwrot należy się w wysokości na jaką opiewa rachunek, ale nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli do 600 zł.

Projekt przewiduje zwrot wydatków np. na przejazdy autostradą, parkingi, przewóz bagażu itp. Możliwy będzie zwrot kosztów przejazdu w razie zagubienia, zniszczenia biletów czy rachunków. W takiej sytuacji wystarczy oświadczenie delegowanego.

Wzrosną także kwoty diet za podróże zagraniczne. Zmienią się też zagraniczne limity hotelowe, np. w Niemczech z 42 do 49 euro.