Pytanie pochodzi z publikacji Serwis BHP

Czy firma, w zakresie działalności której mieszczą się usługi bhp, może udzielić pełnomocnictwa specjaliście ds. bhp do wykonywania w jej imieniu takich usług (zawierania umów na tego rodzaju usługi)?

Czy specjalista ds. BHP mając pełnomocnictwo musi być w tej firmie zatrudniony?

Czy od udzielonego pełnomocnictwa należy opłacać składki na ubezpieczenie społeczne?

Odpowiedź:

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług z zakresu bhp może udzielić pełnomocnictwa innej osobie (np. specjaliście ds. bhp) do wykonywania w jego imieniu takich usług oraz zawierania umów.

Udzielenie pełnomocnictwa oznacza jedynie upoważnienie danej osoby (pełnomocnika) do reprezentowania udzielającego pełnomocnictwa (mocodawcy). Pełnomocnik nie musi być zatrudniony przez mocodawcę. Jeżeli jednak pełnomocnik ma świadczyć usługi w imieniu swego mocodawcy, należałoby zawrzeć z nim umowę (przynajmniej cywilnoprawną – np. zlecenie), z której wynikałby zakres obowiązków i uprawnień związanych z realizacją usług, a także przewidziane za nie wynagrodzenie.

Samo udzielenie pełnomocnictwa nie podlega oskładkowaniu składkami ZUS, bowiem nie wiąże się z wypłatą wynagrodzenia. Takiemu oskładkowaniu może natomiast podlegać wynagrodzenie, jakie dana osoba otrzyma na podstawie umowy związanej z realizacją pełnomocnictwa.

Uzasadnienie:

Cywilnoprawna instytucja pełnomocnictwa została uregulowana w księdze I dziale VI rozdziale II ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 121 z późn. zm.) – dalej k.c. jako czynność prawna, której treścią jest oświadczenie woli mocodawcy upoważniające daną osobę lub dane osoby do dokonywania w jego imieniu czynności prawnych. Na podstawie tego umocowania pełnomocnik jest upoważniony do reprezentowania (zastępstwa) mocodawcy, w zakresie określonym w pełnomocnictwie, w stosunkach prawnych z innymi podmiotami prawa. Każda czynność wykonana przez pełnomocnika w imieniu mocodawcy i w zakresie udzielonego pełnomocnictwa wywołuje skutki bezpośrednio w sferze prawnej mocodawcy.

W prawie cywilnym wyróżnia się trzy rodzaje pełnomocnictwa:

1) pełnomocnictwo ogólne – obejmujące umocowanie do dokonywania czynności zwykłego zarządu (np. czynności związane z bieżącą eksploatacją określonej masy);

2) pełnomocnictwo rodzajowe – obejmujące umocowanie do dokonywania czynności określonego rodzaju (zakłada dokonywanie określonych czynności, przy czym ich liczba jest nieoznaczona);

3) pełnomocnictwo szczególne – obejmujące umocowanie do dokonania konkretnych, oznaczonych czynności prawnych (może to być zarówno jedna czynność, jak i pewna ich oznaczona liczba - w razie jej nieoznaczenia będziemy mieć do czynienia z pełnomocnictwem rodzajowym).

W przeciwieństwie do pełnomocnictwa ogólnego, które zgodnie z art. 99 § 2 k.c., powinno zostać udzielone na piśmie, pozostałe typy pełnomocnictwa mogą być sporządzane w dowolnej formie. W sytuacji jednak, gdy do ważności danej czynności prawnej objętej pełnomocnictwem, potrzebna jest szczególna forma, zgodnie z art. 99 § 1 k.c., pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.

W przypadku przedsiębiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług z zakresu bhp nie ma przeszkód, aby udzielił on pełnomocnictwa innej osobie (np. specjaliście ds. bhp) do wykonywania w jego imieniu takich usług oraz zawierania umów. Z uwagi na to, że czynności prawne dokonywane przez pełnomocnika pociągają za sobą bezpośrednie skutki dla mocodawcy (art. 95 § 2 k.c.), należy bardzo rozważnie dobierać zarówno pełnomocników, jak i zakres pełnomocnictwa. Pomimo tego że pełnomocnik nie musi być zatrudniony przez mocodawcę, to jednak w opisanym przypadku, kiedy pełnomocnictwo będzie jedynie narzędziem do realizacji umowy zawartej przez mocodawcę z pełnomocnikiem, polegającej na świadczeniu określonych usług przez pełnomocnika na rzecz mocodawcy, stosunek prawny powinien zostać w jakiś sposób określony. Może to nastąpić poprzez zawarcie np. umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (umowy zlecenia, o której mowa w art. 734 k.c.), z której wynikać będą prawa i obowiązki stron, a także wynagrodzenie, o ile takowe zostało przewidziane.

Samo udzielenie pełnomocnictwa nie podlega oskładkowaniu składkami ZUS, gdyż nie wiąże się z wypłatą wynagrodzenia. Takiemu oskładkowaniu może natomiast podlegać wynagrodzenie, jakie dana osoba otrzyma na podstawie wykonanej umowy związanej z realizacją pełnomocnictwa. Podstawę wymiaru składek należy ustalić na zasadach określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 121) oraz rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Maciej Ambroziewicz, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP

Odpowiedzi udzielono 26 kwietnia 2015 r.