Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Problem dotyczy rozliczenia delegacji zagranicznej, a konkretnie diety za czas płynięcia promem do Szwecji. Pracownik raz płynie pasażerskim promem, gdzie nie ma wykupionych posiłków (bo nie chce), a innym razem z cargo, gdzie wyżywienie i kabina są w cenie biletu. Zgodnie z przepisami należy potrącić z diety 30% za kolacje i 15% za śniadanie. Pracodawca poinformował o tym pracownika. Pracownik oznajmił, że nie będzie odtąd korzystał z zapewnionych posiłków. Zamierza złożyć oświadczenie, byle tylko nie potrącać mu diety.

Czy można przyjąć od pracownika takie oświadczenie i wypłacić dietę w całości?

Odpowiedź:

Pracodawca może oświadczenie przyjąć i wypłacić dietę w całości, ale będzie to się wiązało z koniecznością zapłaty podatku i składek ZUS od części diety, odpowiadającej sumie pomniejszeń z tytułu zapewnionych posiłków.

Uzasadnienie:

Zgodnie z § 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) - dalej r.p.s. - pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 r.p.s.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 15% diety;

2) obiad – 30% diety;

3) kolacja – 30% diety.

Przepis powyższy nic nie mówi o tym, czy pracownik zjadł posiłek, tylko, czy mu go zapewniono. Jeżeli miał zapewniony, dietę należy pomniejszyć, nawet jeśli pracownik nie jadł. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy posiłek był zapewniony, ale pracownik nie miał obiektywnej możliwości skorzystania z niego - np. pracodawca wyznaczył mu w godzinach wydawania posiłku zadanie do wykonania. Pracownik powinien złożyć stosowne oświadczenie – zgodnie z § 5 ust. 3 r.p.s. w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

W efekcie skoro pracodawca zapewnił posiłki powinien dokonać pomniejszenia diet. Oświadczenie pracownika o nie zjedzeniu posiłku jest niewiele warte, bo liczy się zapewnienie posiłku, a nie jego faktyczne skonsumowanie. Jeżeli pracodawca nie pomniejszy diet, organy podatkowe i ZUS mogą domagać się podatku i składek. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) oraz § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) diety są wolne od podatku i składek, ale wyłącznie do wysokości wynikającej z przepisów r.p.s. Wypłata pełnych diet przy zapewnionych posiłkach oznacza zatem konieczność zapłaty podatku i składek od kwoty pomniejszenia, które powinno być dokonane.

Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedzi udzielono 17 października 2014 r.