Czy pracodawca nie prowadząc naboru na wolne stanowisko, może gromadzić podania składane przez osoby zainteresowane podjęciem pracy u niego? Czy podania składane drogą elektroniczną bez bezpiecznego podpisu (nawet zeskanowanego) można przechowywać?


 

Tak, jeśli osoby składające te podania wyrażą na to zgodę.


Zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) - dalej u.o.d.o., za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Pozyskiwanie, gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie i udostępnianie tych danych stanowi zgodnie z art. 7 u.o.d.o. ich przetwarzanie i jest ono dopuszczalne tylko w ściśle określonych w rozdziale 3 u.o.d.o. okolicznościach.
W celu prawidłowego przeprowadzenia rekrutacji pracodawca już na etapie rozważania możliwości zatrudnienia danej osoby musi pozyskać od niej pewne dane osobowe. Zgodnie z postanowieniami art. 221 Kodeksu pracy dalej k.p., pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania określonych danych osobowych. W celu pozyskania (potwierdzenia) tych danych może żądać od kandydata do pracy złożenia określonych dokumentów (§ 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
W takiej sytuacji zbędne jest dodatkowe pisemne udzielanie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w złożonej przez nią ofercie, gdyż pracodawca jest do tego uprawniony na podstawie przepisu prawa. Wyrażenie tego rodzaju zgody będzie niezbędne dopiero w sytuacji, gdy dane przedstawione w ofercie będą przekraczały ww. zakres.
Będzie również konieczne w przypadku przedstawionym w treści pytania, gdy pracodawca nie prowadzi rekrutacji, a kandydat do pracy złożył swoją ofertę i zawarł w niej informacje dobrane wedle własnego uznania, które nie muszą być zgodne z określonym przepisami zakresem. Jeśli więc taka osoba złoży swoją ofertę i wskaże w niej, że wyraża zgodę na przetwarzanie zawartych w niej danych osobnych w celu ewentualnego podjęcia zatrudnienia u danego pracodawcy, to pracodawca ten będzie miał prawo do przechowywania jej podania.
W pewnym stopniu jest jednak ryzykowne przechowywanie tych podań, jeśli zostały one przesłane mailem i nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Co prawda art. 23 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o. nie wymaga aby zgoda na przetwarzanie została wyrażona na piśmie, jednak w sytuacji, gdy podanie zostanie przesłane drogą elektroniczną udowodnienie, że osoba, której dane zostały w nim zawarte wyraziła zgodę na ich przetwarzanie będzie znacznie utrudnione. Nie jesteście Państwo w stanie stwierdzić, czy podanie to zostało przesłane przez osobę, której dane w nim zawarto, czy też przez inny podmiot. W konsekwencji, odradzałbym włączanie tego rodzaju danych do zbioru.