Pieczątka firmowa, pieczątka płatnika, pieczątka pracodawcy, pieczątka imienna, pieczątka  wnioskodawcy, pieczątka nagłówkowa – to tylko przykłady wielu rodzajów stempli, których stosowanie wymuszają na przedsiębiorcach obowiązujące przepisy. Zawierają go głównie wzory wniosków, oświadczeń, sprawozdań, protokołów i informacji. Obecnie brak właściwej pieczątki na dokumencie składanym przez przedsiębiorcę może przyczyniać się do przedłużania rozpatrywania spraw lub – w skrajnych przypadkach – odmowy przyjęcia wniosku, załatwienia sprawy czy też przyznania uprawnienia z przyczyn formalnych. Tymczasem nie zawsze pieczątka jest potrzeba i wymaganie jej użycia stanowi zbędny formalizm. Jest też barierą w elektronizacji procedur, zapewniających szybką i sprawną komunikację z urzędami.

To podpisowi złożonemu pod oświadczeniem, a nie ewentualnie towarzyszącej pieczątce, prawo nadaje znaczenie. Identyfikacja może być więc dziś możliwa na wiele sposobów, np. przez umieszczenie danych w formie stosownego nadruku czy złożenie czytelnego podpisu.

– Dajemy obywatelom wybór. W zależności od tego, co będzie dla nich wygodniejsze, będą mogli użyć pieczątki albo w inny sposób zamieścić dane ich identyfikujące – mówi wiceminister przedsiębiorczości i technologii Mariusz Haładyj. Dodaje, że elektronizacja procedur administracyjnych to jeden z elementów działań na rzecz sprawnego państwa. – Chcemy zapewnić przyjazne sposoby kontaktu z urzędami, również drogą elektroniczną. Obowiązek używania pieczątek natomiast uniemożliwia elektronizację procedur administracyjnych – podkreśla wiceminister.

Mariusz Haładyj podkreśla, że istotą planowanych zmian nie jest natomiast odstąpienie od stosowania pieczęci urzędowych przez organy administracji publicznej lub podmioty wykonujące zadania z zakresu administracji publicznej. Dodaje, że zmiana pozwoli w większym zakresie korzystać z elektronicznych rozwiązań, na rozwój których stawia rząd w Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju i przyczyni się do zwiększenia liczby załatwianych spraw urzędowych bez konieczności wychodzenia z domu czy biura oraz ponoszenia związanych z tym kosztów.