Odpowiedź:
Dominuje pogląd, że opłaty za prowadzenie rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie powinny być finansowane ze środków tego funduszu. Najlepiej jest założyć konto funduszu w tym samym banku co rachunek bieżący i uzgodnić z bankiem, że wszelkie opłaty z obu rachunków będą potrącane z rachunku bieżącego. Rozwiązanie to znacznie obniża ilość pracy przy obsłudze rachunku ZFŚS.
Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 12 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.) – dalej u.z.f.ś.s. – środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Spora część banków pobiera prowizje za przelewy i prowadzenie rachunku. Jeżeli opłaty bankowe zostaną potrącone z rachunku ZFŚS, na rachunku tym znajdzie się mniej środków, niż pracodawca miał do przekazania. Tymczasem środki funduszu mogą być wydatkowane przez pracodawcę zgodnie z zakładowym regulaminem funduszu na działalność socjalną, dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, czy tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego, zob. art. 1 ust. 1 u.z.f.ś.s. Opłaty bankowe nie mieszczą się w tym katalogu (taki pogląd dominuje), a na dodatek przepisy zobowiązują pracodawcę do administrowania środkami funduszu, a tym samym ponoszenia określonych kosztów związanych z funkcjonowaniem ZFŚS, w tym opłat bankowych związanych z prowadzeniem rachunku bankowego funduszu. Oczywiście wszelkie koszty obsługi rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowią koszty uzyskania przychodów pracodawcy.
W przedmiotowej sprawie możliwe są dwa rozwiązania. Jeżeli bank potrąca opłaty ze środków ZFŚS, pracodawca powinien je na bieżąco wyrównywać – np. na koniec miesiąca wyrównywać stan środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Alternatywą jest porozumienie się z bankiem, żeby ten naliczał opłaty związane z rachunkiem ZFŚS, ale potrącał je ze środków na rachunku bieżącym – warunkiem jest posiadanie obu rachunków w tym samym banku. Rozwiązanie to znacznie obniża ilość pracy przy obsłudze rachunku ZFŚS.
Paweł Ziółkowski,
autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych 
Odpowiedzi udzielono 9 marca 2015 r.