Nowy obowiązek od 2019 roku

Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2019 r. przepisem art. 94(6) Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 ;
  2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2;
  3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Przepis ten – dodany mocą ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357) – tworzy dla pracodawcy obowiązek w postaci wydania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy stosownej informacji dotyczącej okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (można go określić mianem obowiązku informacyjnego).

Sprawdź w LEX: Nowy sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej >

Niejasne przepisy przejściowe

W związku z dość niefortunną redakcją przepisów przejściowych w ww. ustawie do dzisiejszego dnia nie do końca jasna pozostaje kwestia, czy wyżej wymieniony obowiązek informacyjny pracodawcy powinni spełniać wobec wszystkich pracowników, których stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł od dnia wejścia w życie przepisów (1 stycznia 2019 r.), czy też należy go ograniczyć jedynie do pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od tego dnia.

W tej mierze zwrócić uwagę należy przede wszystkim na treść art. 7 ust. 1 ww. ustawy, który stanowi, że:

„Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się art. 94 pkt 9a i 9b, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz art. 94(8)-94(12) ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą. Art. 94(7) ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się odpowiednio”.

Skorzystaj z wzoru dostępnego w LEX: Informacja o okresie przechowywania, możliwości odbioru i zniszczeniu dokumentacji pracowniczej >

Wyżej przedstawione wątpliwości wynikają przede wszystkim z okoliczności, że przepisy przejściowe odwołują się w tym zakresie właśnie do momentu „nawiązania stosunku pracy”, a niekoniecznie – jak się zdaje – do momentu w którym miałby powstać sam obowiązek wydania informacji (rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy). Innymi słowy, przepisy przejściowe uzależniają powstanie obowiązku informacyjnego nie od tego, w jakim momencie zostanie rozwiązany lub wygaśnie stosunek pracy, lecz od faktu, w jakim terminie stosunek ten powstał. Taka redakcja przepisów wydaje się niezwykle nieintuicyjna, jednak jej zastosowanie wynikło z konieczności dostosowania obowiązku informacyjnego do przepisów związanych z samym skróceniem okresu przechowywania akt osobowych oraz okoliczności, że mamy tutaj do czynienia niejako z „sytuacją ciągłą”, jaką jest trwanie stosunku pracy w czasie.

Czytaj też: Dziurawa deklaracja o rezygnacji z PPK >

Nie należy jednak nie zauważyć niefortunnej redakcji wskazanego przepisu, która powyższe wnioski nakazuje wyciągnąć niejako a contrario, co – jeśli chodzi o wagę przepisów przejściowych – wydaje się wysoce nieprawidłowym zabiegiem. Nie należy mieć jednak wątpliwości co do intencji ustawodawcy, który w uzasadnieniu projektu ustawy  wskazał, że: „Art. 7 projektu ustawy określa zakres stosowania nowych przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed wejściem w życie niniejszej ustawy”.

 

 

Przyjęcie odrębnego niż prezentowany poglądu, że art. 94(6) Kodeksu pracy ma zastosowanie wobec każdej sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy od dnia 1 stycznia 2019 r., konsekwentnie czyniłoby z art. 7 ust. 1 przepis pusty, odmawiałoby mu bowiem przymiotu przepisu regulującego zakres zastosowania nowych przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 r., a pośrednio również – co ważniejsze – regulującego które przepisy nie będą mieć zastosowania.

Skorzystaj z wzoru dostępnego w LEX: Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru i konsekwencjach nieodebrania dokumentacji pracowniczej - informacja dla pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2019 r. >

To samo dotyczyłoby art. 9 wskazanej ustawy, co do którego zastosowano analogiczną konstrukcję. Przepis ten stanowi, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., znowelizowany art. 94(5) Kodeksu pracy (dotyczący kontynuacji prowadzenia dokumentacji pracowniczej) stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny.

Celem art. 7 ust. 1 (podobnie zresztą jak i art. 9) jest niejako określać, które przepisy wprowadzone z dniem 1 stycznia 2019 r. mają mieć zastosowanie wobec stosunków pracy nawiązanych przed tą datą i w jakim zakresie ma miejsce to zastosowanie. Inny sens ich istnienia w obowiązującym brzmieniu istnieć nie może. Zresztą należy zwrócić uwagę, że o ile wśród wymienionych w art. 7 ust. 1 przepisów mających zastosowanie do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. nie jest wymieniony obowiązek informacyjny wynikający z art. 94(6) Kodeksy pracy, to wymieniony został przepis statuujący inny obowiązek informacyjny, wynikający z art. 94(9) § 1 Kodeksu pracy, a dotyczący informacji w zakresie zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wymienienie jednego obowiązku informacyjnego a pominięcie drugiego byłoby nielogiczne, gdyby uznać, że art. 7 ust. 1 nie reguluje zakresu zastosowania nowych przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019.

 

Pracownicze Plany Kapitałowe. Poradnik dla pracodawców

Magdalena Miąsek

Sprawdź  

Co więcej, powyższe rozumowanie jest spójne ze znowelizowanymi od 1 stycznia 2019 r. przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 oraz z 2018 r. poz. 106 i 138). Przy założeniu, że ustawodawca uznał za celowe nie wydawanie informacji pracownikom, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat (a więc zatrudnionym przed 1 stycznia 1999 r. lub w okresie 1 stycznia 1999 – 31 grudnia 2018 r., za których nie został jednak złożony tzw. raport informacyjny) sensu nabiera argumentacja, że obowiązek wynikający z art. 94(6) Kodeksu pracy należy wykonać jedynie wobec pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. Analogiczny obowiązek informacyjny wobec pracowników zatrudnionych wcześniej wynikać ma bowiem z innych przepisów, i wyglądać nieco inaczej. Informacja jednak pozostaje tożsama, a nieracjonalne wydawałoby się obowiązywanie pracodawcy do dublowania pracownikowi tożsamej wiedzy.

Jak stanowi znowelizowany art. 41c ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca (płatnik składek) przekazuje pracownikom (ubezpieczonym) kopię raportu informacyjnego wraz z pouczeniem o:

  1. okresie, o którym mowa w art. 41f ust. 1, dotyczącym przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony);
  2. prawie do odbioru dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu, o którym mowa w art. 41f ust. 1;
  3. prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika.

Powyższa sytuacja dotyczy sytuacji przekazania za pracownika raportu, gdy wyrejestrowanie tego pracownika z ubezpieczeń społecznych ma miejsce po złożeniu oświadczenia w/s raportów, rozpoczynającego całą procedurę umożliwiającą skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. W sytuacji bowiem, gdy wyrejestrowanie pracownika ma miejsce przed złożeniem ww. oświadczenia (czyli pracownik nie pracuje już u pracodawcy w momencie gdy doszło do podjęcia decyzji o skróceniu okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej), a pracodawca ma rok na przekazanie stosownego raportu za takiego pracownika, obowiązek informacyjny ustawa przerzuca na ZUS, wskazując w art. 41d, że stosowna informacja ZUS zawiera pouczenie, o którym mowa w art. 41c ust. 1.

Data zatrudnienia ma znaczenie - różne obowiązki pracodawcy

Jak wynika z powyższego:

  • obowiązek informacyjny z art. 94(6) Kodeksu pracy powinien być spełniany jedynie wobec pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
  • co do pracowników, za których pracodawca składa raporty informacyjne – analogiczny obowiązek wynikać będzie z art. 41c ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jedynie jednak wobec pracowników, za których raport został przekazany wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych. Wobec pracowników wyrejestrowanych wcześniej obowiązek zostanie spełniony przez ZUS.
  • co do pracowników, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat, ustawodawca słusznie nie przewidział obowiązku informowania ich o okresie przechowywania ich dokumentacji.

Podsumowując – pomimo pojawiających się interpretacji wskazujących na obowiązek wydania informacji z art. 94(6) Kodeksu pracy wszystkim pracownikom bez względu na datę ich zatrudnienia – ilość argumentów przeciwnych jest tak duża, że przyjęcie takiej wykładni zdaje się niemożliwe. Tylko bowiem zaprezentowana powyżej wykładnia zapewnia spójność stosowania innych przepisów i umożliwia nadanie ustawodawcy przymiotu racjonalności.

Więcej na temat znajdziesz w LEX:

Zasady wystawiania świadectwa pracy >

Raport informacyjny - nowy obowiązek płatnika składek >

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - obowiązek informacyjny wobec pracownika >

Przechowywanie akt osobowych >

Wniosek o przywrócenie terminu do sprostowania świadectwa pracy - PROCEDURA >

Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru i konsekwencjach nieodebrania dokumentacji pracowniczej - informacja dla pracownika zatrudnionego po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., za którego złożony został raport informacyjny ZUS RIA >

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.