Zgodnie z § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – dalej r.z.d.p. w karcie ewidencji czasu pracy uwzględnia się pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
W celu odpowiedzi na pytanie kluczowe jest ustalenie, czy czas spędzony przez pracownika - związkowca na spotkaniach z pracodawcą może zostać uznany za zwolnienie od pracy. Wydaje się, że odpowiedź na to pytanie musi być przecząca. Zwolnienie od pracy charakteryzuje się tym, że pracownik nie pozostaje w tym czasie w dyspozycji pracodawcy, często znajduje się również poza zakładem pracy. Na ten aspekt wskazuje samo brzmienie rozporządzenia, które mówi o zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. W czasie spotkań z pracodawcą pracownik jest obecny w zakładzie pracy i pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Nie można tego zatem uznać za zwolnienie od pracy, a co za tym idzie czas takich spotkań nie podlega obowiązkowi ewidencji.
Czas spotkań z pracodawcą nie musi być także odnotowywany na liście obecności. Jak wskazano wyżej pracownik jest w tym czasie obecny w zakładzie pracy i pozostaje do dyspozycji pracodawcy.
Jeżeli zaś pytanie dotyczy potwierdzania przez związkowca udziału w spotkaniu z pracodawcą przez umieszczenie podpisu na liście uczestników spotkania, to prawo pracy takiej sytuacji nie reguluje. Oczywiście nie ma przeszkód aby związkowiec w ten sposób udział w spotkaniu potwierdzał. Częstą – i godną polecenia – praktyką jest sporządzanie protokołów z takich spotkań które są podpisywane przez ich uczestników.