Wysłanie pracownika za granicę mogłoby się wydawać operacją nad wyraz prostą. Należy jednak zauważyć, iż dokonując takiego wysłania pracodawca powinien dopełnić kilku obowiązków. Warto także, aby poznał konsekwencje takiego wysłania, gdyż w niektórych przypadkach ma możliwość wyboru pomiędzy różnymi opcjami, a w zależności od dokonanych wyborów powstaną odrębne skutki prawne.
Pierwsze, o czym pracodawca powinien pomyśleć wysyłając pracownika, to oczywiście warunki legalnego pobytu w danym kraju, np. zadbanie o wizę dla pracownika. Dodatkowo warto pomyśleć np. o szczepieniach, jeżeli takie byłyby wymagane. Aby zapoznać się z warunkami wjazdu i pobytu w danym kraju warto sięgnąć do poradnika „Polak za granicą” dostępnego na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych (www.msz.gov.pl) w zakładce „Informacje konsularne”.
Zanim przejdziemy do spraw podatkowo-ubezpieczeniowych warto chwilę poświęcić podstawie do wysłania pracownika za granicę.
1. Wybór prawa
Każdy suwerenny kraj posiada własne prawo, w związku z czym – co do zasady – polskie przepisy obowiązują tylko w Polsce. W przypadku kolizji dwóch porządków prawnych zastosowanie znajdują przepisy międzynarodowe, w tym ustawy z dnia 12 listopada 1965 r. Prawo prywatne międzynarodowe (Dz. U. Nr 46, poz. 290 z późn. zm.) - dalej u.p.p.m. Zgodnie z art. 32 u.p.p.m., strony mogą poddać stosunek pracy wybranemu przez siebie prawu, jeżeli pozostaje ono w związku z tym stosunkiem. Jeżeli jednak prawo nie zostanie wybrane, stosunek pracy podlega prawu państwa, w którym strony w chwili powstania tego stosunku mają miejsce zamieszkania albo siedzibę (jeżeli praca jest, była lub miała być wykonywana w przedsiębiorstwie pracodawcy, rozstrzyga, zamiast jego miejsca zamieszkania albo siedziby - siedziba przedsiębiorstwa). Jeżeli strony nie mają miejsca zamieszkania albo siedziby w tym samym państwie i nie dokonały wyboru prawa, stosuje się prawo państwa, w którym praca jest, była lub miała być wykonywana.
Przykład
Polska firma zatrudniła Polaka, przy czym miejscem pracy miały być Czechy. Jeżeli strony nie dokonają wyboru prawa, zastosowanie będzie miało prawo polskie, gdyż pracodawca ma siedzibę w Polsce, a pracownik ma tu miejsce zamieszkania.
Powyższe oznacza, że wybór prawa w omawianym przypadku należy wyłącznie do stron umowy, a brak takiego wyboru powoduje, iż będzie stosować się prawo państwa ustalonego według zasad powyższych.
Niezależnie od wyboru prawa umowa o pracę powinna być sporządzona w języku polskim umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – art. 7 ustawy z dnia 7 października 1999 r. – o języku polskim (Dz. U. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.) – dalej u.j.p. Zasadę te potwierdza art. 8 ust. 1 u.j.p. Jednak w art. 8 ust. 1b u.j.p. przewidziano wyjątek od tej zasady i umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy, a także umowa, której stroną jest konsument lub inne niż umowa dokumenty stosowane w obrocie z udziałem konsumentów, mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę lub konsumenta, władających tym językiem, niebędących obywatelami polskimi, pouczonych uprzednio o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim.
Oczywiście umowy mogą mieć dowolną ilość wersji obcojęzycznych, ale wersje te nie mają mocy prawnej na terenie Polski. Kopie tych wersji powinny się znajdować w aktach pracownika.
Warto także dodać, iż zgodnie z art. 3 Dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U.UE.L.97.18.1 oraz Dz. U.UE-sp.05-2-431) państwa członkowskie zapewnią, że bez względu na to, jakie prawo stosuje się w odniesieniu do stosunku pracy w przypadku oddelegowania pracownika do innego państwa członkowskiego, będą gwarantowały pracownikom delegowanym na ich terytorium warunki zatrudnienia, obejmujące następujące zagadnienia, które w państwie członkowskim, gdzie wykonywana jest praca, ustalone są przez:
1) przepisy prawne, rozporządzenia lub przepisy administracyjne i/lub
2) umowy zbiorowe lub orzeczenia arbitrażowe uznane za powszechnie stosowane, o ile dotyczą one rodzajów działalności wymienionych w załączniku Dyrektywy 96/71/WE:
a) maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku;
b) minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych;
c) minimalne stawki płacy, wraz ze stawką za nadgodziny; niniejszy podpunkt nie ma zastosowania do uzupełniających zakładowych systemów emerytalnych (dla celów dyrektywy pojęcie minimalnej stawki płacy jest zdefiniowane przez prawo krajowe i/lub przez praktykę państwa członkowskiego, na którego terytorium pracownik jest delegowany);
d) warunki wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa zatrudnienia tymczasowego;
e) zdrowie, bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy;
f) środki ochronne stosowane w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;
g) równość traktowania mężczyzn i kobiet, a także inne przepisy w zakresie niedyskryminacji.
Przykład
W danym kraju przepisy przewidują, iż pracownikowi przysługuje wynagrodzenie minimalne wynoszące co najmniej 1800 zł oraz 22-dniowy urlop. Powoduje to, że aby być w zgodzie z przepisami unijnymi i polskimi pracodawca powinien zagwarantować pracownikowi co najmniej 1500 zł wynagrodzenia (norma obowiązująca w kraju oddelegowania) i co najmniej 26 dni urlopu (norma polska).
Zgodnie z załącznikiem do Dyrektywy 96/71/WE, rodzaje działalności objęte powyższymi postanowieniami obejmują wszystkie prace związane z budową, naprawą, utrzymaniem, przeróbką lub rozbiórką budowli, a przede wszystkim następujące prace:
1. wykopy
2. roboty ziemne
3. prace budowlane w węższym znaczeniu
4. montowanie i demontowanie elementów prefabrykowanych
5. wyposażanie lub instalowanie
6. przebudowa
7. renowacja
8. naprawy
9. demontowanie
10. rozbiórka
11. konserwacja
12. utrzymywanie (prace malarskie i porządkowe)
13. ulepszanie. (...)
Pierwsze, o czym pracodawca powinien pomyśleć wysyłając pracownika, to oczywiście warunki legalnego pobytu w danym kraju, np. zadbanie o wizę dla pracownika. Dodatkowo warto pomyśleć np. o szczepieniach, jeżeli takie byłyby wymagane. Aby zapoznać się z warunkami wjazdu i pobytu w danym kraju warto sięgnąć do poradnika „Polak za granicą” dostępnego na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych (www.msz.gov.pl) w zakładce „Informacje konsularne”.
Zanim przejdziemy do spraw podatkowo-ubezpieczeniowych warto chwilę poświęcić podstawie do wysłania pracownika za granicę.
1. Wybór prawa
Każdy suwerenny kraj posiada własne prawo, w związku z czym – co do zasady – polskie przepisy obowiązują tylko w Polsce. W przypadku kolizji dwóch porządków prawnych zastosowanie znajdują przepisy międzynarodowe, w tym ustawy z dnia 12 listopada 1965 r. Prawo prywatne międzynarodowe (Dz. U. Nr 46, poz. 290 z późn. zm.) - dalej u.p.p.m. Zgodnie z art. 32 u.p.p.m., strony mogą poddać stosunek pracy wybranemu przez siebie prawu, jeżeli pozostaje ono w związku z tym stosunkiem. Jeżeli jednak prawo nie zostanie wybrane, stosunek pracy podlega prawu państwa, w którym strony w chwili powstania tego stosunku mają miejsce zamieszkania albo siedzibę (jeżeli praca jest, była lub miała być wykonywana w przedsiębiorstwie pracodawcy, rozstrzyga, zamiast jego miejsca zamieszkania albo siedziby - siedziba przedsiębiorstwa). Jeżeli strony nie mają miejsca zamieszkania albo siedziby w tym samym państwie i nie dokonały wyboru prawa, stosuje się prawo państwa, w którym praca jest, była lub miała być wykonywana.
Przykład
Polska firma zatrudniła Polaka, przy czym miejscem pracy miały być Czechy. Jeżeli strony nie dokonają wyboru prawa, zastosowanie będzie miało prawo polskie, gdyż pracodawca ma siedzibę w Polsce, a pracownik ma tu miejsce zamieszkania.
Powyższe oznacza, że wybór prawa w omawianym przypadku należy wyłącznie do stron umowy, a brak takiego wyboru powoduje, iż będzie stosować się prawo państwa ustalonego według zasad powyższych.
Niezależnie od wyboru prawa umowa o pracę powinna być sporządzona w języku polskim umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – art. 7 ustawy z dnia 7 października 1999 r. – o języku polskim (Dz. U. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.) – dalej u.j.p. Zasadę te potwierdza art. 8 ust. 1 u.j.p. Jednak w art. 8 ust. 1b u.j.p. przewidziano wyjątek od tej zasady i umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy, a także umowa, której stroną jest konsument lub inne niż umowa dokumenty stosowane w obrocie z udziałem konsumentów, mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę lub konsumenta, władających tym językiem, niebędących obywatelami polskimi, pouczonych uprzednio o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim.
Oczywiście umowy mogą mieć dowolną ilość wersji obcojęzycznych, ale wersje te nie mają mocy prawnej na terenie Polski. Kopie tych wersji powinny się znajdować w aktach pracownika.
Warto także dodać, iż zgodnie z art. 3 Dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U.UE.L.97.18.1 oraz Dz. U.UE-sp.05-2-431) państwa członkowskie zapewnią, że bez względu na to, jakie prawo stosuje się w odniesieniu do stosunku pracy w przypadku oddelegowania pracownika do innego państwa członkowskiego, będą gwarantowały pracownikom delegowanym na ich terytorium warunki zatrudnienia, obejmujące następujące zagadnienia, które w państwie członkowskim, gdzie wykonywana jest praca, ustalone są przez:
1) przepisy prawne, rozporządzenia lub przepisy administracyjne i/lub
2) umowy zbiorowe lub orzeczenia arbitrażowe uznane za powszechnie stosowane, o ile dotyczą one rodzajów działalności wymienionych w załączniku Dyrektywy 96/71/WE:
a) maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku;
b) minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych;
c) minimalne stawki płacy, wraz ze stawką za nadgodziny; niniejszy podpunkt nie ma zastosowania do uzupełniających zakładowych systemów emerytalnych (dla celów dyrektywy pojęcie minimalnej stawki płacy jest zdefiniowane przez prawo krajowe i/lub przez praktykę państwa członkowskiego, na którego terytorium pracownik jest delegowany);
d) warunki wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa zatrudnienia tymczasowego;
e) zdrowie, bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy;
f) środki ochronne stosowane w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;
g) równość traktowania mężczyzn i kobiet, a także inne przepisy w zakresie niedyskryminacji.
Przykład
W danym kraju przepisy przewidują, iż pracownikowi przysługuje wynagrodzenie minimalne wynoszące co najmniej 1800 zł oraz 22-dniowy urlop. Powoduje to, że aby być w zgodzie z przepisami unijnymi i polskimi pracodawca powinien zagwarantować pracownikowi co najmniej 1500 zł wynagrodzenia (norma obowiązująca w kraju oddelegowania) i co najmniej 26 dni urlopu (norma polska).
Zgodnie z załącznikiem do Dyrektywy 96/71/WE, rodzaje działalności objęte powyższymi postanowieniami obejmują wszystkie prace związane z budową, naprawą, utrzymaniem, przeróbką lub rozbiórką budowli, a przede wszystkim następujące prace:
1. wykopy
2. roboty ziemne
3. prace budowlane w węższym znaczeniu
4. montowanie i demontowanie elementów prefabrykowanych
5. wyposażanie lub instalowanie
6. przebudowa
7. renowacja
8. naprawy
9. demontowanie
10. rozbiórka
11. konserwacja
12. utrzymywanie (prace malarskie i porządkowe)
13. ulepszanie. (...)