Podstawą do zaliczenia ponoszonych wydatków w ciężar kosztów bieżącej działalności są dowody dokumentujące ich poniesienie, a takimi są np. faktury VAT, rachunki, paragony.

Ewidencja wydatków związanych z bieżącą eksploatacją
Faktury VAT, rachunki, paragony dokumentujące poniesione wydatki:
a) wartość brutto:
Wn konto 301 Rozliczenie zakupu materiałów lub 302 Rozliczenie zakupu usług i robót
Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi
b) wartość netto:
Wn konto 401 Zużycie materiałów lub konto 402 Usługi obce
Ma konto 301 Rozliczenie zakupu materiałów lub 302 Rozliczenie zakupu usług i robót
c) podatek VAT naliczony:
Wn konto 223 Rozliczenie podatku VAT naliczonego
Ma konto 301 Rozliczenie zakupu materiałów lub konto 302 Rozliczenie zakupu usług i robót.