Pytanie
Jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, czynny podatnik VAT, wykonuję usługi zarządu nieruchomością użytkową - placem targowym. Nieruchomość jest własnością trzech zagranicznych osób fizycznych. Koszty utrzymania placu (opłata za energię, za wodę, usługi firmy ochroniarskiej itp.), koszty płac zatrudnionych pracowników oraz podatek od nieruchomości są ponoszone przez moją firmę. Faktury z tytułu ponoszonych kosztów wystawiane są na moją firmę. Koszty te nie były księgowane ani w PKPiR mojej firmy, ani też w rejestrach zakupu VAT. Do końca 2013 r. wszystkie ww. koszty związane z placem będącym w moim zarządzie były zliczane w wartości brutto w okresach miesięcznych (bez kosztów płac) i na podstawie tego wyliczenia sporządzano jedną notę księgową, która następnie była księgowana w koszty mojej firmy. Oprócz tego była wystawiana nota księgowa na całość poniesionych kosztów (wraz z kosztami płac) związanych z zarządzanym placem. Tą notą księgową obciążaliśmy właścicieli nieruchomości. Ta druga nota była księgowana również w kosztach mojej firmy, ale ze znakiem minus. wszystko odbywa się w miesiącu poniesienia kosztów, ponieważ nota jest uznawana za zapłaconą.
Czy jest to postępowanie prawidłowe?
Czy nie należy wartości noty obciążającej właścicieli ujmować po stronie przychodów?
Czy nota jest właściwym dokumentem w tym przypadku?