Ogólne zasady przeprowadzania spisu z natury
Zawsze, bez względu na charakter i przesłanki przeprowadzenia spisu z natury (czy jest to roczny czy prowadzony z innego powodu niż zakończenie roku), musisz zachować pewne uniwersalne zasady prowadzenia inwentaryzacji, tj. ustalania ilości i wartości składników majątku podatnika w drodze spisu z natury – o nich poniżej.
Przed rozpoczęciem spisu z natury musisz:
1) określić dzień, na który dokonywany jest spis,
2) wyznaczyć datę rozpoczęcia spisu,
3) określić zakres spisu (np. towary handlowe podatnika),
4) powołać komisję,
5) przygotować komplet arkuszy spisowych.
Spis z natury powinien być dokonywany na arkuszach spisu z natury, a osoby przeprowadzające go nie mogą być informowane o wynikających z ewidencji ilościach spisywanych składników majątku (stanach).
Pamiętaj!
Spis z natury musi być sporządzony w sposób rzetelny, staranny i trwały.

Krok 1. Ustal czy jesteś objęty obowiązkiem sporządzenia spisu
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, osobą fizyczną lub prowadzisz działalność w ramach spółki osobowej prawa handlowego i uzyskujesz przychody z prowadzonej działalności gospodarczej, które ewidencjonujesz w PKPiR, musisz pamiętać o tym, że dochodem z takiej działalności jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania. Z tym jednak, że ów wynik pomniejszenia przychodów o koszty ich uzyskania musi być powiększony o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa. Jednym słowem, dla wyznaczania wyniku podatkowego całego roku (zwróć uwagę, że całego roku a nie miesiąca grudnia czy ostatniego kwartału roku!) musisz wyłączyć z kosztów te wydatki, które poniosłeś w trakcie roku, uwzględniłeś w rozliczeniu z fiskusem, ale który dotyczą składników majątku, które jeszcze nie wygenerowały przychodu podatkowego.
Jeżeli spełniasz powyższe warunki to musisz sporządzić spis z natury, inwentaryzację roczną zakupionych w trakcie roku rzeczy (poniżej opowiem, których konkretnie).
Krok 2. Co uwzględnić w spisie (zakres spisu)
Skoro już stwierdziłeś, że spoczywa na tobie obowiązek sporządzenia spisu to musisz ustalić co winno być uwzględnione w twojej inwentaryzacji rocznej – jednym słowem najpierw musisz określić (zdefiniować) zakres spisu.
Twoim spisem z natury powinny być objęte:
– towary handlowe,
– materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
– półwyroby,
– produkcja w toku,
– wyroby gotowe,
– braki i odpady.
Uwaga!
Musisz w szczególności pamiętać o ujęciu w spisie:
· towarów w drodze, również znajdujące się za granicą, których własności nie przeniosłeś jeszcze na nabywcę
· zakupionych przez ciebie towarów w drodze, również znajdujących się za granicą, których własność już uzyskałeś (zwróć uwagę na warunki transakcji – to one powiedzą o tym kiedy stajesz się właścicielem takich towarów!)
· nieruchomości jeśli stanowią towar handlowy;
· nie zakończone roboty budowlane.

Swoim spisem z natury musisz również objąć towary obce znajdujące się w twoim zakładzie – jednak one nie podlegają wycenie; takie towary musisz ująć wyłącznie ilościowo z podaniem, czyją stanowią własność.
Zwróć uwagę na to, co oznaczają użyte powyżej pojęcia – mają one swoje szczególne znaczenia i w ten sposób musisz je postrzegać na potrzeby sporządzenia spisu.
I tak:
• towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,
• materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,
• materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,
• wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane,
• produkcją niezakończoną jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem,
• brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,
• odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.
W spisie nie ujmujesz towarów, które zostały ci skradzione albo są zniszczone nie z twojej winy. Takie musisz wystornować (dokonać zapisu ujemnego) w księdze (dokładniej wydatki na ich zakup) a stratę uwzględnisz w kosztach jako pozostałe wydatki.
Krok 3. Przygotowania obszarów spisowych
Jeżeli już ustaliłeś co uwzględnisz w sporządzanym spisie to wskazane byłoby przygotowanie się do niego – tak aby rozpoczęty na koniec roku, sprawnie był przeprowadzony i byś dzięki temu uniknął niepotrzebnych przestojów (które przecież mogą powodować straty – jeżeli twoi klienci nie będą mogli od ciebie kupować). W tym celu warto jest ogólnie uporządkować obszary spisowe tak aby – w miarę możliwości – spisywane towary były poukładane w taki sposób byś z łatwością je odnalazł, policzył, zważył itp.
Jeżeli to nie jest konieczne to postaraj się nie otwierać jeszcze nienaruszonych opakowań zbiorczych.
W magazynie tak ułóż towary aby – jeżeli jest to możliwe – tego samego rodzaju znajdowały się obok siebie. Sprawdź czy towary są prawidłowo oznaczone i poopisywane (mają nazwy, indeksy itp.).
Jeżeli będziesz inwentaryzował produkcję w toku postaraj się tak „podomykać" cykle produkcyjne by łatwo było dokonać ich spisu i koniecznie uporządkuj materiały przekazane do produkcji ale jeszcze nie zużyte.
Takie proste działania mogą znacznie ułatwić i przede wszystkim przyspieszyć dokonywanie spisu a jednocześnie pozwolą na zachowanie jego rzetelności i staranne jego przeprowadzenie.