Rozliczenie ryczałtu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych

Czy istnieje obowiązek sporządzania załącznika do rozliczenia ryczałtu za używanie prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych?

Odpowiedź: ryczałtowy zwrot kosztów przejazdu do celów służbowych samochodem prywatnym wymaga podpisania umowy cywilnoprawnej z pracownikiem; wypłata ryczałtu nie wymaga dodatkowej ewidencji. Rozliczenie za pomocą tzw. kilometrówki obejmuje wszystkie koszty – w tym paliwo, zużycie auta, przejazdy autostradami, parkowanie itd. Pracownikowi zwraca się tylko koszt wynikający z ewidencji; dodatkowo dostarczone rachunki i paragony nie stanowią podstawy do zwrotu. Ewidencja przebiegu nie wymaga podpisania umowy.

Uzasadnienie: przepisy art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. - przewidują w kontekście kosztów uzyskania przychodów dwa rodzaje rozliczenia podróży pracownika w celach służbowych, dokonywanej prywatnym samochodem: ryczałt lub tzw. kilometrówka. Ryczałt jest wypłacany stale, w określonej z góry wysokości (z proporcjonalnym potrącaniem za nieobecność), bez względu na ilość przejechanych kilometrów, i wymaga podpisania z pracownikiem umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych. Ewidencja przebiegu jest wymagana zawsze, gdy pracodawca chce zwrócić pracownikowi koszty przejazdu w inny niż ryczałtowy sposób.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz

- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Zwrot kosztów dokonany na podstawie ewidencji przebiegu obejmuje wszystkie koszty poniesione przez pracownika: koszty paliwa, zużycia auta, parkowania, przejazdów autostradami itp. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 13 listopada 2009 r., IPPB5/423-537/09-4/PJ, wyjaśnił:

"Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom wydatki, związane z użytkowaniem samochodu dla jej potrzeb, poniesione w czasie podróży służbowej w tym opłaty za przejazd autostradą i parkowanie – pod warunkiem właściwego ich udokumentowania oraz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra."

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b u.p.d.o.f., wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych:

- jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo

- do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Zwolnienie z podatku wypłacanych ryczałtów jest więc ograniczone - dotyczy wyłącznie tych osób, którym wypłata taka dokonywana jest na podstawie innych przepisów (np. listonoszy i pracowników służby leśnej).

Rozliczenia ryczałtowe nie wymagają prowadzenia dodatkowej ewidencji.

Także z punktu widzenia zaliczenia przez pracodawcę dokonanych wypłat do kosztów uzyskania przychodów, przepisy nie wymagają prowadzenia dodatkowej ewidencji do przyznanych ryczałtów samochodowych.

Art. 23 ust. 1 pkt 36 u.p.d.o.f., podobnie jak art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.), stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.