Krok 1. Ustalenie statusu podatnika

Ewidencje, o których mowa w niniejszym poradniku mają charakter celowy – służą one poprawnemu rozliczaniu VAT. W efekcie muszą je prowadzić wyłączenie podatnicy VAT.

Ważne!

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Przepisy w sposób szczególny definiują przy tym działalność gospodarczą na użytek VAT – definicja ta została stworzona w oderwaniu od definicji ustalonych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej czy w Ordynacji podatkowej.

Ważne!

Działalność gospodarcza w rozumieniu VAT obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Za wykonywaną samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu VAT, nie uznaje się czynności:

  1. ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych;
  2. z działalności wykonywanej osobiście w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym (w tym umowy o dzieło, zlecenia, kontrakty menedżerskie), jeżeli z tytułu wykonania tych czynności osoby te są związane ze zlecającym wykonanie tych czynności prawnymi więzami tworzącymi stosunek prawny pomiędzy zlecającym wykonanie czynności i wykonującym zlecane czynności co do warunków wykonywania tych czynności, wynagrodzenia i odpowiedzialności zlecającego wykonanie tych czynności wobec osób trzecich. Wyłączenie to stosuje się odpowiednio do usług twórców i artystów wykonawców w rozumieniu przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych, wynagradzanych w formie honorariów za przekazanie lub udzielenie licencji do praw autorskich lub praw artystycznego wykonania albo ich wykonanie, w tym również wynagradzanych za pośrednictwem organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi.

Z uwagi na status podatnika i obowiązki prowadzenia ewidencji można wprowadzić następujący podział:

  • 1) podmioty niebędące podatnikami VAT nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji,

Przykład 1

Umowa zlecenia zawiera wszystkie zapisy umożliwiające skorzystanie z wyłączenia. Tym samym zleceniobiorca nie podlega podatkowi od towarów i usług (nie ma statusu podatnika), wobec czego nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji VAT

  • 2) podatnicy zwolnieni podmiotowo lub przedmiotowo od VAT (wykonujący wyłącznie czynności „z definicji" zwolnione od podatku) nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji,

Przykład 2

Lekarz świadczy wyłącznie usługi medyczne, które są przedmiotowo zwolnione od VAT. Tym samym nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji VAT. Jeżeli jednak rozszerzy działalność na czynności opodatkowane (np. handel artykułami medycznymi), będzie musiał zaprowadzić ewidencję.

  • 3) podatnicy zwolnieni od VAT ze względu na wielkość obrotów (150.000 zł w skali roku) muszą prowadzić ewidencję pozwalającą na ustalenie tej wielkości,

Przykład 3

Podatnik rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej, ale – z uwagi na świadczenie usług na rzecz osób niebędących podatnikami i niezbyt duże obroty – postanowił korzystać ze zwolnienia od podatku. Mimo że nie rozlicza VAT, jest zobowiązany prowadzić ewidencję pozwalającą na ustalenie wielkości tych obrotów.

  • 4) podatnicy wykonujący chociaż w części czynności opodatkowane i niekorzystający ze zwolnienia ze względu na wielkość obrotów mają obowiązek prowadzenia pełnej ewidencji VAT

Przykład 4

Podatnik świadczy usługi doradcze niepozwalające mu na skorzystanie ze zwolnienia z uwagi na wielkość obrotów. Tym samym ma status podatnika VAT czynnego, a w konsekwencji musi prowadzić pełną ewidencję VAT.

  • 5) podmioty wykonujące czynności podlegające fiskalizacji mają obowiązek rejestracji obrotów za pomocą kas fiskalnych.

Przykład 5

Spółka z o.o. prowadzi działalność handlową w zakresie handlu detalicznego – większość sprzedaży jest na rzecz osób fizycznych niewykonujących działalności gospodarczej, a wielkość takiej sprzedaży przekracza 20.000 zł w skali roku. Tym samym spółka musi ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej.

 

 

Krok 2. Wybór formy prowadzenia ewidencji

Podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona z uwagi na małe obroty są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą:

  1. kwoty podatku naliczonego do odliczenia z uwzględnieniem proporcji odliczenia przy sprzedaży mieszanej (w uproszczeniu: opodatkowanej i zwolnionej),
  2. dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
  3. wysokość podatku należnego,
  4. kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego,
  5. kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,
  6. inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Dodatkowo w ewidencji VAT należy wykazywać pewne informacje dodatkowe:

  • 1) w przypadkach:
    • a) sprzedaży w systemie VAT marża i sprzedaży na zasadach ogólnych,
    • b) dostawy złota inwestycyjnego,
    • c) świadczenia usług telekomunikacyjnych nadawczych lub elektronicznych przez podmioty zagraniczne,
    • d) dokonywania transakcji trójstronnych
      • w ewidencji należy podawać dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej w zakresie rozliczenia tych transakcji (np. w przypadku dostawy złota inwestycyjnego ewidencja powinna zawierać dane dotyczące nabywcy, które umożliwiają jego identyfikację);
  • 2) podatnicy świadczący usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium kraju, są obowiązani w prowadzonej ewidencji podać nazwę usługi, wartość usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, uwzględniając moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych na terytorium kraju,
  • 3) w przypadku, gdy towary mają być przedmiotem wykonanych na terytorium kraju na rzecz podatnika unijnego usług polegających na ich wycenie lub wykonaniu na nich prac, podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję otrzymywanych towarów zawierającą w szczególności datę ich otrzymania, dane pozwalające na identyfikację towarów oraz datę wydania towaru po wykonaniu usługi przez podatnika; zasadę tę stosuje się odpowiednio do towarów przemieszczanych przez podatnika na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, jeżeli na tych towarach mają być wykonane usługi na rzecz podatnika, a po wykonaniu tych usług towary te są wysyłane lub transportowane z powrotem do tego podatnika na terytorium kraju,
  • 4) w przypadkach, gdy:
    • a) towary mają być czasowo używane na terytorium kraju w celu świadczenia usług przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wysyłki lub transportu,
    • b) towary mają być czasowo używane przez podatnika na terytorium kraju, nie dłużej jednak niż przez 24 miesiące, pod warunkiem że import takich towarów z terytorium państwa trzeciego na terytorium kraju z uwagi na ich przywóz czasowy byłby zwolniony od cła
      • podatnicy podatku od wartości dodanej są obowiązani prowadzić ewidencję przemieszczanych towarów zawierającą w szczególności datę ich przemieszczenia na terytorium kraju oraz dane pozwalające na identyfikację towarów; zasadę tę stosuje się odpowiednio do towarów przemieszczanych przez podatnika w przypadkach poza granice kraju w celu świadczenia usług na rzecz innych podatników unijnych (obowiązują tu analogiczne zasady);
  • 5) podatnicy wykonujący wyłączenie czynności inne niż opodatkowane, którym nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, rolnicy, podmioty korzystające ze zwolnienia z uwagi na wielkość obrotów i osoby prawne, które nie są podatnikami nabywający dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów na terytorium kraju do kwoty 50.000 zł – są obowiązani prowadzić ewidencję, na podstawie której można określić wartość nabywanych przez nich towarów z innych państw członkowskich; prowadzenie ewidencji powinno zapewnić wskazanie dnia, w którym wartość nabywanych przez te podmioty towarów z innych państw członkowskich przekroczy kwotę 50.000 zł.

Ważne!

Z uwzględnieniem powyższego, podatnik, który zamierza prowadzić ewidencję VAT, może samodzielnie opracować wzór takiej ewidencji lub skorzystać z gotowego oprogramowania.

Pomijając ewidencję prowadzoną za pomocą kasy rejestrującej (zostanie ona omówiona pod koniec poradnika), podatnik ma wybór, w jakiej formie chce prowadzić ewidencję VAT. Ewidencja ta może być prowadzona w formie papierowej lub komputerowo – zdecydowanie dominuje ta ostatnia forma. Ceny oprogramowania nie są zbyt duże, a wygoda ogromna.

Uwaga!

Przepisy nie narzucają ani formy, ani sposobu prowadzenia ewidencji VAT.

 

Krok 3. Prowadzenie ewidencji

Mimo że ustawodawca nie posługuje się takimi pojęciami, przyjęło się, że podatnicy prowadzą:

  1. rejestr sprzedaży,
  2. rejestr zakupów,
  3. rejestr zakupów środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Należy przy tym podkreślić, że z punktu widzenia organu podatkowego istotniejszy jest rejestr sprzedaży, który służy do ustalenia podatku należnego. Stąd też rejestr ten jest mocno rozbudowany, a niewykazanie poszczególnych czynności w rejestrze stanowi przestępstwo skarbowe. Rejestr sprzedaży prowadzi się w sposób pozwalający na rozliczenie sprzedaży w podziale na poszczególne grupy czynności wyznaczone stawkami podatku lub szczególnymi zasadami opodatkowania.

Przykład 6

Podatnik ma sprzedaż opodatkowaną stawkami 23%, 8% i 0%. Dodatkowo występuje u niego sprzedaż objęta odwrotnym (OO) obciążeniem (dla uproszczenia przyjmijmy, że jest to szczególna stawka podatku). Tym samym podatnik powinien prowadzić rejestr sprzedaży w podziale na poszczególne stawki (w tym OO).

Czynności niepodlegające opodatkowaniu (NP, ZW) nie mają co prawda wpływu na wysokość podatku należnego, ale wyznaczają proporcje odliczenia VAT naliczonego. Tym samym mają one istotne znaczenie dla rozliczenia VAT, wobec czego też należy je ewidencjonować.

Rejestr zakupów (w tym rejestr zakupu majątku trwałego) ma znaczenie tylko w zakresie odliczania VAT naliczonego. Jeżeli podatnik wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane, rejestr zakupów może zawierać wyłącznie kwoty:

  1. wartość zakupu netto,
  2. kwota VAT do odliczenia.

Dodatkowo podatnik może wykazywać w rejestrze zakupów wydatki nie dające prawa do odliczenia (np. usługi noclegowe), ale uwzględniając, że nie ma to wpływu na wielkość podatku do odliczenia nie jest to konieczne.

Gorzej w przypadku sprzedaży mieszanej, czyli sprzedaży dającej prawo do odliczenia i niedającej takiego prawa (w uproszczeniu sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej). W takiej sytuacji w rejestrze należy wykazywać zakupy w podziale na:

  1. zakupy, w przypadku których możliwe jest pełne odliczenie VAT (zakupy powiązane ze sprzedażą opodatkowaną),
  2. zakupy, w przypadku których brak jest odliczenia VAT (zakupy związane ze sprzedażą zwolnioną) – mimo, że podatnik nie ma możliwości odliczenia VAT od takich zakupów, powinien je ewidencjonować chociażby z uwagi na fakt, że w przyszłości być może będzie musiał skorygować sprzedaż ze zwolnionej na opodatkowaną, co spowoduje także zmiany w prawie do odliczenia (wystarczy jeden wyrok sądu); będzie to także istotne w przypadku zmian w proporcji odliczenia,
  3. zakupy, w przypadku których zastosowanie ma proporcja odliczenia VAT (zakupy związane ze sprzedażą mieszaną).

(...)

Dowiedz się więcej z książki

VAT. Komentarz 2015

  • rzetelna i aktualna wiedza

  • darmowa wysyłka od 50 zł