Pytanie
Międzynarodowa szkoła prywatna działająca w formie spółki z o.o. i nie podlegająca pod kartę nauczyciela zatrudnia m.in. obcokrajowców jako nauczycieli. Pracownicy przed zatrudnieniem wypełniają kwestionariusz osobowy oraz oświadczenie jakiego kraju są rezydentami (otrzymują przetłumaczoną na j. angielski informację, w której jest napisane w prosty sposób, z przykładami, w jaki sposób powinni określić swoją rezydencję podatkową). Od września 2011 r. jest zatrudniona osoba, która na kwestionariuszu (i w rzeczywistości) ma obywatelstwo polskie, miejsce zamieszkania w Polsce i dowód osobisty wydany przez Prezydenta Miasta Wrocław. Nie posiada certyfikatu rezydencji. Ponadto cały czas przebywa w Polsce, ponieważ jest nauczycielem i codziennie ma lekcje. W naszej szkole osoba ta zatrudniona jest na umowę zlecenie. Wiemy, że w innej firmie ma umowę o pracę (oczywiście też w Polsce, w tym samym mieście). Po zakończeniu roku przynosi do nas PIT-11 otrzymany od nas oraz z innej firmy z prośbą o rozliczenie roczne PIT-37. Problem pojawił się w listopadzie 2013 r., kiedy księgowość naszej szkoły otrzymała maila od osoby, która podaje się za znajomą tej nauczycielki twierdząc, że ma ona podwójne obywatelstwo, jest obywatelką USA i powinna się rozliczać w USA. Domaga się od nas zrobienia korekt PIT-11 i wystawienia IFT. Odpowiedzieliśmy, że zgodnie z informacjami, które posiadamy nic nam nie wiadomo, że ta Pani ma również obywatelstwo USA, i że nie przedstawiła nam certyfikatu rezydencji. W odpowiedzi na to otrzymaliśmy mailem zaświadczenie przetłumaczone przez tłumacza, że ta Pani zwróciła się do organów podatkowych w USA o zwolnienie z podwójnego opodatkowania, oraz otrzymaliśmy zaświadczenie, że ta osoba jest dla celów podatkowych rezydentem USA. Zaświadczenie zostało wydane dnia 6 maja 2013 r. i dotyczy 2012 r. Cały czas korespondencja jest prowadzona ze znajomą zainteresowanej, która to uważa, że to ona zwróciła uwagę tej Pani, że się źle rozlicza ponieważ sama zainteresowana podobno nie zna się na tym. Znajoma tej Pani domaga się od nas korekt PIT-11 za lata 2011, 2012 i 2013, twierdząc, że złożyła "dokumenty" (my nie wiemy jakie) do urzędu skarbowego w Polsce. Grozi nam, żebyśmy szybko dokonali korekty bo w przypadku kontroli czekają nas karne odsetki. Dodam, że wtedy musielibyśmy dopłacać podatek bo przy IFT jest 20% podatku i nie można odliczać składek ZUS. Twierdzi też, że lada moment otrzyma certyfikat rezydencji za 2011 r., a za 2013 r. dopiero zwróci się do organów podatkowych w USA. Uważa też samo przesłanie mailem tego zaświadczenia jest podstawą do sporządzenia przez nas korekt.
Czy postępujemy prawidłowo odmawiając sporządzenia korekt na podstawie certyfikatu otrzymanego w listopadzie 2013 r., a wydanego w maju 2013 r. i wobec braku jakichkolwiek przesłanek w momencie zatrudnienia i przez cały okres zatrudnienia do chwili obecnej?
Uważamy, że spółka prawidłowo naliczyła i odprowadziła podatki. Mam też wątpliwości co do wiarygodności wydanego certyfikatu. Na groźby o tym, że ta znajoma złożyła w urzędzie skarbowym w Polsce certyfikat rezydencji (chociaż nie wiem po co) i grożącej nam kontroli stwierdziliśmy, że my postąpiliśmy właściwie.