Podział materiałów archiwalnych na kategorie i ustalanie terminów ich przechowywania.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA SZKOLNICTWA WYŻSZEGO

z dnia 9 kwietnia 1963 r.

w sprawie podziału materiałów archiwalnych na kategorie i ustalania terminów ich przechowywania.

Na podstawie art. 4 ust. 2 dekretu z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych (Dz. U. Nr 19, poz. 149) oraz § 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie państwowego zasobu archiwalnego (Dz. U. z 1957 r. Nr 12, poz. 66 i z 1959 r. Nr 2, poz. 12) zarządza się, co następuje:

§ 1. Materiały archiwalne, o których mowa w § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie państwowego zasobu archiwalnego (Dz. U. z 1957 r. Nr 12, poz. 66 i z 1959 r. Nr 2, poz. 12), dzielą się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie kategorie:

1) posiadające wartość historyczną,

2) nie posiadające takiej wartości.

§ 2. Sposób oznaczania kategorii materiałów archiwalnych określony jest w instrukcji stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 3. Podział materiałów archiwalnych na kategorie oraz okresy przechowywania materiałów nie posiadających wartości historycznej ustala się w wykazie akt.

§ 4. Wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację akt powstających w działalności zakładu pracy.

§  5.

1. Wykaz akt ustala kierownik zakładu pracy na podstawie wytycznych właściwego ministra (kierownika urzędu centralnego) w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

2. Wzorem do ustalenia wykazu akt jest przykładowy wykaz akt typowych stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 6. Przepisy zarządzenia stosuje się odpowiednio do materiałów archiwalnych, o których mowa w § 1, powstałych przed dniem wejścia w życie zarządzenia.

§ 7. Zarządzenie nie narusza przepisów art. 53 § 2 Prawa o ustroju sądów powszechnych oraz art. 36 § 2 Prawa o sądach ubezpieczeń społecznych.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

INSTRUKCJA W SPRAWIE OZNACZANIA KATEGORII MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

1. Dla oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych posiadających wartość historyczną używa się symbolu "A". Materiały tej kategorii przekazują składnice akt do właściwego archiwum państwowego po upływie terminów określonych w § 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie państwowego zasobu archiwalnego (Dz. U. z 1957 r. Nr 12, poz. 66 i z 1959 r. Nr 2, poz. 12).

2. Dla oznaczenia kategorii materiałów nie posiadających wartości historycznej używa się symbolu "B".

3. Symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich, określających termin przechowywania materiałów archiwalnych w składnicach akt (np. B₃), oznacza się materiały o czasowym znaczeniu praktycznym, które mają być przekazane na makulaturę, po wydaniu orzeczenia przez właściwe archiwum państwowe. Okres przechowywania liczy się w pełnym latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następującego po utracie praktycznego znaczenia materiałów dla potrzeb danego zakładu pracy oraz dla celów kontrolnych lub innych.

4. Symbolem "B_c" oznacza się materiały manipulacyjne nie posiadające znaczenia praktycznego, które powinny ulec brakowaniu po pełnym ich wykorzystaniu bez przekazywania ich do składnicy akt.

5. Symbolem "BE" oznacza się materiały, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania w składnicy akt podlegają ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej takich materiałów.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

PRZYKŁADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH

1.

Podział na klasy pierwszego stopnia:

- 0 Zarządzanie

- 1 Personel (kadry)

- 2 Środki rzeczowe

- 3 Finanse. Księgowość

Klasy 4–9 przeznaczone są na sklasyfikowanie materiałów dotyczących podstawowej działalności danej jednostki organizacyjnej.

2.

Podział na klasy drugiego i dalszych stopni:

Symbol i hasło klasyfikacyjne	Symbol komórki macierzystej*)	Kategoria archiwalna		Uwagi**)
		w komórce macierzystej	w innych komórkach
0 ZARZĄDZANIE
00 ORGANY KOLEGIALNE				c) organy własnej jednostki, zjazdy, konferencje itp.
000 Organy uchwałodawcze		A	Bc	a) skład organu, protokoły zebrań, referaty i inne materiały na zebrania, wnioski, uchwały i relacje z ich wykonania
				c) dotyczy sesji rad narodowych, walnych zebrań w jednostkach spółdzielczych, społecznych itp.
001 Organy zarządzające i wykonawcze		A	Bc	a) jak przy klasie 000
				c) dotyczy prezydiów rad narodowych, zarządów w jednostkach spółdzielczych, społecznych itp.
002 Organy kontrolne		A	Bc	a) jak przy klasie 000
				c) dotyczy rad nadzorczych, komisji rewizyjnych itp.
003 Komisje
0030 Komisje stałe		A	Bc	a) jak przy klasie 000
0031 Komisje doraźne		A	Bc	a) jak przy klasie 000
004 Kolegium aparatu wykonawczego		A	Bc	a) jak przy klasie 000
005 Konferencje samorządu robotniczego. Rada robotnicza		A	Bc	a) jak przy klasie 000
006 Narady i odprawy pracownicze		BE5	Bc	a) jak przy klasie 000
				c) dotyczy narad (odpraw) z pracownikami własnej jednostki
007 Zjazdy, konferencje itp.		A	Bc	a) jak przy klasie 000
				c) organizowane przez własną jednostkę
008 Udział w obcych zjazdach, konferencjach itp.		A	Bc	a) jak przy klasie 000 oraz sprawozdania ze zjazdów krajowych i zagranicznych
				c) organizowanych przez inne jednostki
009 Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych i zjazdów		Bc	Bc
01 ORGANIZACJA
010 Ogólne przepisy prawne		A	Bc	a) obejmuje projekty i opinie projektów przepisów ogólnopaństwowych, resortowych, branżowych itp. dotyczących bezpośrednio działalności własnej jednostki i jednostek podległych
011 Organizacja władz nadrzędnych i jednostek współdziałających		B5	Bc	a) statuty, schematy organizacyjne i inne informacje o tych jednostkach
012 Organizacja własnej jednostki		A	Bc	a) statuty, akty erekcyjne, schematy i regulaminy organizacyjne, księgi służb, rzeczowy i terytorialny zakres działania, prawo decyzji i podpisu, rejestracja własnej jednostki itp.
013 Organizacja jednostek podległych		A	Bc	a) jak wyżej oraz ewidencja jednostek podległych
				c) ewentualny dalszy podział według rodzajów, nazw lub siedzib tych jednostek
014 Organizacja pracy podstawowej		A	Bc	a) metodyka i technika pracy (zasadnicze normatywy w zakresie podstawowej działalności własnej i podległych jednostek) – z wyłączeniem ogólnej biurowości (patrz klasa 08)
015 Zarządzenia porządkowe		B5	Bc	a) doraźne zarządzenia administracyjne własnej jednostki (nie mające znaczenia normatywnego)
016 Protokoły zmian na stanowiskach pracy		BE5	Bc	a) protokoły zdawczo-odbiorcze wraz ze spisami przekazanych akt
017 Zbiory normatywów
0170 Zbiór normatywów władz nadrzędnych		B5	Bc	a) wydanych w formie zarządzeń, okólników, pism okólnych itp.
				c) dalszy podział zbioru (na klasy piątego stopnia) według rodzajów władz, formy normatywów lub ich treści; zbiór dzienników i biuletynów urzędowych wchodzi do biblioteki zakładowej lub podręcznej
0171 Zbiór normatywów własnej jednostki		A	Bc	a) komplet wtórników zarządzeń, okólników, pism okólnych, instrukcji itp. podpisanych przez kierownika własnej jednostki, jak również przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych; oryginały wraz z dotyczącymi materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych
018 Prace naukowo-badawcze				a) materiały badawcze i opracowania końcowe
180 własne		A	Bc	a) prace własnej jednostki i jednostek podległych
181 obce		A	Bc	a) prace instytutów oraz innych jednostek obcych dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki i jednostek podległych
019 Zewnętrzne informacje		B5	Bc	a) krajowe i zagraniczne materiały informacyjne związane z działalnością własnej jednostki organizacyjnej oraz skorowidze do tych materiałów; nie obejmuje materiałów stanowiących zasób biblioteki lub ośrodka dokumentacji; zbiór normatywów władz nadrzędnych obejmuje klasa 0170
				c) ewentualny dalszy podział (na klasy czwartego stopnia) według rodzajów informacji
02 PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ		^	^	a) obejmuje opisowe i cyfrowe plany i sprawozdania techniczno-ekonomiczne, finansowe, inwestycyjne itp.
020 Wytyczne i wskaźniki władz nadrzędnych		B5	Bc	a) jeżeli nie są objęte klasą 0170
021 Wytyczne i wskaźniki własnej jednostki		A	Bc
022 Plany perspektywiczne i sprawozdania z ich wykonania
0220 własnej jednostki		A	B2	a) bez działalności podległych jednostek
0221 podległych jednostek		BE10	Bc	a) materiały źródłowe do planów i sprawozdań zbiorczych
				c) ewentualny dalszy podział według jednostek podległych
0222 zbiorcze		A	Bc	a) obejmujące działalność własnej i podległych jednostek
023 Plany wieloletnie (5-letnie) i sprawozdania z ich wykonania
0230 własnej jednostki		A	B2	a) jak przy klasie 0220
0231 podległych jednostek		BE5	Bc	a) jak przy klasie 0221
				c) jak przy klasie 0221
0232 zbiorcze		A	Bc	a) jak przy klasie 0222
024 Plany roczne i sprawozdania z ich wykonania
0240 własnej jednostki		A	B2	a) jak przy klasie 0220
0241 podległych jednostek		BE5	Bc	a) jak przy klasie 0221
				c) jak przy klasie 0221
0242 zbiorcze		A	Bc	a) jak przy klasie 0222
025 Analizy ekonomiczne i inne		A	Bc	a) opracowania własnej jednostki nie objęte planami i sprawozdaniami określonymi w klasach 022–024
026 Plany, sprawozdania, analizy poszczególnych komórek organizacyjnych własnej jednostki		A	B2	a) obejmujące okresy roczne i dłuższe, a nie znajdujące dostatecznego wyrazu w materiałach objętych klasami 022–025
027 Plany kwartalne i sprawozdania z ich wykonania				c) jeżeli całoroczną działalność obejmuje sprawozdanie za czwarty kwartał, wówczas zalicza się je do klasy 024
0270 własnej jednostki		BE5	Bc	a) jak przy klasie 0220
0271 podległych jednostek		B2	Bc	a) jak przy klasie 0221
				c) jak przy klasie 0221
0272 zbiorcze		BE5	Bc	a) jak przy klasie 0222
028 Plany operatywne i sprawozdania z ich wykonania				a) obejmuje okresy krótsze od kwartalnych
0280 własnej jednostki		Bc	Bc	b) brakowanie może nastąpić po sporządzeniu opracowania kwartalnego bądź rocznego
0281 podległych jednostek		Bc	Bc	b) jak przy klasie 0280
0282 zbiorcze		Bc	Bc	b) jak przy klasie 0280
03 STATYSTYKA				c) nie dotyczy Głównego Urzędu Statystycznego i jednostek mu podległych
030 Metodyka i tematyka prac statystycznych		A	Bc	a) wytyczne własnej jednostki; zewnętrzne materiały informacyjne obejmuje klasa 019
031 Źródłowe materiały statystyczne		B2	Bc	a) ankiety, karty statystyczne itp.
				b) okres przechowywania w komórce macierzystej liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych
032 Statystyczne opracowania cząstkowe		B2	Bc	a) służące do opracowań końcowych
				b) jak przy klasie 031
033 Statystyczne opracowania końcowe		A	Bc	a) z wyjątkiem opracowań dla Głównego Urzędu Statystycznego
034 Statystyczne opracowania końcowe dla Głównego Urzędu Statystycznego		A	Bc	a) obejmuje również analizy statystyczne
04 NORMALIZACJA				c) nie dotyczy Polskiego Komitetu Normalizacyjnego
040 Metodyka normalizacji		A	Bc	a) normatywy własnej jednostki; materiały obce obejmuje klasa 019
041 Normy wydane przez własną jednostkę		A	Bc	c) normy znaczeniowe, przedmiotowe oraz normy czynnościowe nie objęte klasą 014 i 141; normy zewnętrzne obejmuje klasa 019
05 POMOC PRAWNA. SKARGI I WNIOSKI				c) klasy 050–055 nie dotyczą sądów, komisji arbitrażowych i innych organów orzekających
050 Sprawy cywilne		B10	B2	b) okres przechowywania w komórce macierzystej liczy się od daty wydania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy
051 Sprawy arbitrażowe		B3	B2	b) jak przy klasie 050
052 Sprawy karne		B5	B2	b) jak przy klasie 050
053 Sprawy karno-administracyjne		B3	B2	b) jak przy klasie 050
054 Opinie prawne		B5	–
055 Interpretacje prawne		BE5	–
056 Skargi i wnioski		BE5	B2	a) z wyjątkiem wniosków racjonalizatorskich; patrz klasa 1431
057 Analiza skarg i wniosków		A	Bc
058 Ewidencja skarg i wniosków		B5	–	b) okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu
06 WYDAWNICTWA. INFORMACJE				c) własnej jednostki
060 Program wydawnictw		A	Bc	a) badanie potrzeb, ustalanie tematyki, ogólne sprawy wydawnicze
061 Teki wydawnicze		A	Bc	a) dla każdego tytułu (książki, numeru dziennika, druku akcydensowego itp.) prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie i recenzje, interwencje kontrolne, projekty graficzne, dwa egzemplarze wydawnicze oraz opinie o wydanym tytule
062 Wykonanie poligraficzne		B2	–	a) sprawy techniczno-wydawnicze (zlecenia, korekta itp.)
063 Rozpowszechnianie wydawnictw		B2	–	a) kolportaż
064 Informacje własne		A	Bc	a) o działalności własnej i jednostek podległych – dla prasy, radia, telewizji itp.
065 Wycinki prasowe o działalności własnej jednostki		A	Bc	c) ewentualny dalszy podział według grup rzeczowych
066 Wycinki prasowe o działalności jednostek podległych		B2	Bc	c) ewentualny dalszy podział według podległych jednostek
067 Kroniki i monografie		A	A	a) o działalności własnej jednostki i jednostek podległych
				c) nie dotyczy publikacji objętych klasą 061
068 Wystawy i pokazy
0680 Programy, scenariusze, materiały propagandowe, księgi pamiątkowe		A	Bc	a) imprezy własnej jednostki i jednostek podległych
0681 Techniczna obsługa wystaw i pokazów		B5	Bc	a) jak przy klasie 0680
0682 Udział w imprezach obcych		BE5	Bc
069 Inne formy popularyzacji		BE5	Bc
07 WSPÓŁDZIAŁANIE				c) sprawy ogólne nie związane bezpośrednio z aktami innych klas
070 – z organizacjami politycznymi		BE5	Bc
071 – z organami rad narodowych		BE5	Bc
072 – z organami związków zawodowych		BE5	Bc
073 – z krajowymi instytucjami naukowymi		BE5	Bc
074 – z innymi instytucjami krajowymi		BE5	Bc
075 – z instytucjami zagranicznymi		BE5	Bc
076 – między komórkami własnej jednostki		B2	–
077 Opinie dla innych jednostek		B2	–	a) w sprawach nie dotyczących bezpośrednio działalności własnej jednostki i jednostek podległych
08 BIUROWOŚĆ. ARCHIWUM ZAKŁADOWE (składnica akt)
080 Normatywy kancelaryjne		A	B2	a) instrukcje kancelaryjne, wykazy akt itp.
081 Lokale i urządzenia biurowe		B2	Bc	a) sprawy organizacyjne; nie dotyczy gospodarki lokalami
082 Pomoce i materiały biurowe, z wyjątkiem formularzy		B2	Bc	a) sprawy organizacyjne; nie dotyczy zaopatrzenia
083 Formularze		A	Bc	a) opracowanie formularzy
084 Ewidencja pieczęci i pieczątek		A	–	a) obejmuje również zbiór odcisków pieczęci
085 Terminarze i informatory		Bc	Bc	a) obejmuje również stałe rozdzielniki zarządzeń itp.
086 Dowody doręczeń, opłat pocztowych itp.		Bc	Bc
087 Ewidencja zasobu archiwum zakładowego	Archiwum zakładowe	A	Bc	a) spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz (rejestr), protokoły brakowania; spisy akt wybrakowanych i zezwolenia na ich przemiał, spisy akt przekazanych do archiwum państwowego
088 Udostępnianie akt	Archiwum zakładowe	Bc	Bc	a) zezwolenia, karty udostępnienia itp.
09 KONTROLA				c) nie dotyczy Najwyższej Izby Kontroli, Państwowej Inspekcji Handlowej itp. oraz ich jednostek terenowych
090 Metodyka kontroli		A	Bc	a) normatywy własnej jednostki; materiały zewnętrzne obejmuje klasa 019
091 Kontrola zewnętrzna własnej jednostki		A	Bc	a) protokoły, zarządzenia pokontrolne oraz ich wykonanie
092 Kontrola wewnętrzna własnej jednostki		BE5	Bc	a) protokoły, zarządzenia pokontrolne oraz ich wykonanie
093 Książka kontroli		B5	–
094 Materiały do kontroli jednostek podległych lub nadzorowanych		A	–	a) obejmuje zbiór materiałów nie objętych innymi klasami, jak: wtórniki protokołów organów kolegialnych, schematów organizacyjnych, statutów oraz inne materiały obrazujące istotną działalność jednostek podległych
				c) dalszy podział według jednostek podległych
095 Kontrola jednostek podległych lub nadzorowanych		A	Bc	a) protokoły i sprawozdania z kontroli, wnioski i zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z wykonania zarządzeń pokontrolnych
				c) dalszy podział (na klasy czwartego stopnia) według jednostek podległych
1 PERSONEL (kadry)				c) dotyczy pracowników własnej jednostki i jednostek podległych
10 OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC		A	Bc	a) dotyczące pracowników własnej jednostki i jednostek podległych: umowy zbiorowe, umowy zakładowe, taryfikatory kwalifikacyjne, przepisy służbowe, regulaminy pracy, siatki płac, wykazy etatów, zasady premiowania i nagradzania, ogólne zasady zatrudniania itp.
11 ZATRUDNIENIE
110 Zapotrzebowanie		B2	Bc	a) zgłoszenia komórek organizacyjnych własnej jednostki oraz jednostek podległych
111 Werbunek pracowników		B2	Bc	a) ogłoszenia, konkursy, zgłoszenia do organów zatrudnienia itp.
112 Oferty kandydatów		Bc	Bc	a) podania, skierowania przez organy zatrudnienia itp.
				c) oferty przyjęte odkłada się do akt osobowych danego pracownika (klasa 180)
113 Zwalnianie pracowników		B5	Bc	c) akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 180)
114 Opinie o pracownikach		B5	Bc	c) akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 180)
115 Rozmieszczanie pracowników		Bc	Bc	a) przydział, przeniesienia, zastępstwa itp.
116 Rezerwy robocze		B2	Bc	a) zgłoszenia, ewidencja, przysposobienie i użycie rezerw; dotyczy również rezerw kadrowych
117 Rejestracja kadr podstawowych		BE5	Bc
118 Zatrudnienie specjalnych kategorii pracowników		B2	Bc	a) zatrudnianie kobiet, młodocianych, absolwentów szkół, inwalidów, rencistów itp.
119 Prace zlecone		B5	Bc	a) umowy o prace zlecone własnym i obcym pracownikom, wynagradzane z funduszu bezosobowego
12 OCHRONA PRACY
120 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy		BE5	Bc	a) przepisy wydane przez własną jednostkę
121 Środki ochronne		BE5	Bc	a) projekty własnej jednostki i ich zastosowanie oraz inne zasadnicze sprawy zwalczania wypadków i chorób zawodowych
122 Zgłoszenia wypadków i chorób zawodowych		B5	Bc
123 Analiza wypadków i chorób zawodowych		A	Bc
13 SZKOLENIE PRACOWNIKÓW		^	^
130 Zasady i programy szkolenia		A	Bc
131 Pomoce szkoleniowe		Bc	Bc
132 Dobór szkolących i szkolonych		B2	Bc
133 Ewidencja szkolonych i opieka nad nimi		B2	Bc
134 Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki		B50	Bc
135 Staże zawodowe i praktyki szkoleniowe		B5	Bc	a) obcych pracowników we własnej jednostce i własnych pracowników w jednostkach obcych
136 Dokształcanie pracowników i opieka nad szkołami		B2	Bc	a) w szkołach dla dorosłych
137 Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych		Bc	Bc
14 POSTĘPOWE METODY PRACY
140 Podstawowe zasady		A	Bc	a) ustalenia własnej jednostki dotyczące normowania pracy, współzawodnictwa, wynalazczości pracowniczej itp.
141 Normy technicznie uzasadnione
1410 Materiały badawcze		B5	Bc
1411 Normy zatwierdzone		A	Bc	a) ustalone dla własnej jednostki i jednostek podległych
142 Współzawodnictwo
1420 Tematyka i formy współzawodnictwa		BE5	Bc
1421 Zobowiązania pracownicze		B2	Bc
1422 Okresowa ocena współzawodnictwa		A	Bc
143 Wynalazczość pracownicza		^	^	a) wynalazki, udoskonalenia techniczne i usprawnienia
1430 Tematyka wynalazczości pracowniczej		BE5	Bc
1431 Pomysły pracownicze oraz rejestry pomysłów		BE10	Bc
1432 Kluby techniki		A	Bc	a) protokoły ocen, opinie i wnioski
1433 Okresowa ocena wynalazczości pracowniczej		A	Bc
1434 Postępowanie patentowe		BE10	Bc
1435 Należności i nagrody wynalazców		B5	Bc
15 DYSCYPLINA PRACY
150 Dowody obecności w pracy		Bc	Bc	a) listy obecności, karty zegarowe, raporty obecności, roczne karty obecności
151 Absencje		Bc	Bc	a) zwolnienia lekarskie, urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności itp.
152 Urlopy pracownicze		B2	Bc	a) listy i karty urlopowe
153 Ewidencja delegacji służbowych		Bc	Bc	a) rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych (kategoria B5)
154 Zezwolenia na prace uboczne		B3	Bc
155 Analizy efektywnego czasu pracy		BE5	Bc
16 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
160 Podstawowe zasady		A	Bc	a) ustalenia normatywne własnej jednostki
161 Mieszkania pracownicze i ogródki działkowe		B5	Bc	a) w tym również hotele robotnicze, domy młodego pracownika itp.
162 Dojazdy do pracy		Bc	Bc
163 Wczasy pracownicze		B2	Bc
164 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników		B3	Bc	a) stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, zakupy ratalne itp.
165 Opieka zdrowotna		B2	Bc	a) ambulatoria, prewentoria, profilaktyka itp.
166 Opieka nad dziećmi		B2	Bc	a) przedszkola, świetlice, kolonie itp.
167 Opieka nad inwalidami i rencistami		B2	Bc
168 Oświata i kultura pracowników		B2	Bc	a) domy kultury, świetlice, czytelnictwo, sport, imprezy kulturalne, obchody itp.
17 UBEZPIECZENIA				c) nie dotyczy instytucji ubezpieczeniowych
170 Przepisy ubezpieczeniowe		B5	Bc	a) obejmuje instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń
171 Składki na ubezpieczenia społeczne		B5	–
172 Legitymacje ubezpieczeniowe		B5	Bc	a) rejestry wydanych legitymacji, skorowidze do rejestrów, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp.
173 Dowody uprawnienia do zasiłków chorobowych, rodzinnych i pogrzebowych		B5	–
174 Wnioski o renty		B2	–	a) inwalidzkie i starcze
				b) okres przechowania liczy się od daty przyznania renty bądź prawomocnego orzeczenia o odmowie
175 Zbiorowe ubezpieczenia w Państwowym Zakładzie Ubezpieczeń		B10	–	b) okres przechowywania liczy się od ekspiracji umowy ubezpieczeniowej
18 EWIDENCJA OSOBOWA
180 Akta osobowe		B50	–	a) dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą: podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, umowę o pracę i jej zmiany, pisma o odznaczeniach, odpisy akt stanu cywilnego, świadectw szkolnych, świadectw pracy, świadectw ze szkolenia zawodowego oraz inne pisma o zasadniczym znaczeniu
				b) okres przechowywania liczy się od zwolnienia pracownika, jeżeli akt osobowych nie przekazano w ślad za przeniesionym pracownikiem
				c) układ akt alfabetyczny lub numeryczny
181 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych		B50	–	a) skorowidze, karty personalne, ewidencja marek osobowych itp.
				b) okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu; brakowanie kart indywidualnych następuje wraz z brakowaniem bądź przekazaniem odnośnych akt osobowych
19 INNE SPRAWY OSOBOWE
190 Awanse i odznaczenia		B3	Bc	c) po załatwieniu odkłada się do akt osobowych danego pracownika (klasa 180)
191 Nagrody i kary		B10	Bc
192 Wojskowe sprawy pracowników		B5	Bc
193 Sprawy rozjemcze		BE5	Bc
2 ŚRODKI RZECZOWE
20 PODSTAWOWE ZASADY ZAOPATRZENIA		A	Bc	a) przepisy wydane przez własną jednostkę w zakresie zaopatrzenia i gospodarowania środkami rzeczowymi
21 INWESTYCJE
210 Ogólne wytyczne		A	Bc	a) wydane przez własną jednostkę
211 Budowle typowe		BE5	–	a) budowle nowe i kapitalne remonty wykonywane według projektów typowych; dla każdego obiektu prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą założenia projektowe, dokumentację prawną, dokumentację techniczną (projekty architektoniczne i inne – we wszystkich stadiach, kosztorysy), umowy o wykonawstwo, kopie rachunków, protokoły odbioru itp.
				b) okres przechowywania u użytkownika obiektu liczy się od zniszczenia obiektu; nie dotyczy to biur projektowych, w których oryginalną dokumentację techniczną obiektów typowych zalicza się do kategorii A
212 Budowle nietypowe i zabytkowe		A	–	a) jak przy klasie 211
213 Ruchome środki trwałe		BE5	–	a) urządzenia, maszyny i inne ruchome środki trwałe; dla każdej grupy ruchomych środków trwałych lub każdego środka prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą: zapotrzebowanie, umowy o dostawę, kopie rachunków, protokoły odbioru, dokumentację techniczną, paszportyzację itp.
				b) jak przy klasie 211
214 Wykonawstwo inwestycji		B5	Bc	a) wykonawstwo systemem gospodarczym
215 Zaopatrzenie inwestycyjne		B5	Bc	a) sprawy nie objęte klasami 23–27
22 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
220 Nabywanie i zbywanie nieruchomości		BE5	–	a) dokumentacja prawna i techniczna
				b) okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu
221 Przydział i najem lokali na potrzeby własnej jednostki		B5	Bc	b) okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu bądź ekspiracji umowy najmu
222 Eksploatacja nieruchomości (lokali)		B2	–	a) konserwacja, bieżące remonty, ogrzewanie, oświetlenie, utrzymanie czystości itp.
223 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym i prywatnym		B5	Bc	a) umowy najmu, czynsze i inne sprawy lokatorskie
				c) dla każdej nieruchomości bądź lokalu prowadzi się oddzielną teczkę
224 Podatki i opłaty publiczne		B10	Bc	a) deklaracje, wymiary podatkowe itp., z wyjątkiem dowodów i urządzeń księgowych
23 GOSPODARKA NARZĘDZIOWA
230 Zaopatrzenie w narzędzia		B5	Bc	a) zapotrzebowania, zamówienia, odbiór, remont itp.
231 Magazynowanie i użytkowanie narzędzi		B5	Bc	a) gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy
24 GOSPODARKA MATERIAŁOWA
240 Zaopatrzenie w materiały		B5	Bc	a) zapotrzebowania, zamówienia, odbiór itp.
241 Magazynowanie i użytkowanie		B5	Bc	a) gospodarka magazynowa
242 Gospodarka odpadkami		B2	Bc	a) złom, makulatura i inne odpadki użytkowe
25 GOSPODARKA RUCHOMOŚCIAMI		^	^	a) dotyczy również inwentarza żywego
250 Zaopatrzenie w ruchomości i przedmioty nietrwałe		B5	Bc	a) nie obejmuje ruchomości objętych klasami 213, 230, 240
251 Magazynowanie		B5	Bc	a) jak przy klasie 250
26 ŹRÓDŁA ZAOPATRZENIA
260 Dostawcy krajowi		B2	Bc
261 ‘’ zagraniczni		B2	Bc
262 Dostawy z własnej produkcji		B2	Bc
263 Przydziały		B2	Bc
264 Katalogi, prospekty i cenniki dostawców		Bc	–
27 TRANSPORT I ŁĄCZNOŚĆ				a) nie dotyczy jednostek resortu komunikacji i łączności
270 Eksploatacja własnych środków transportowych		B2	Bc	a) z wyjątkiem transportu wewnątrzzakładowego
271 Użytkowanie obcych środków transportowych		B2	Bc	a) kolejowych, wodnych, samochodowych, lotniczych itp.
272 Transport wewnątrzzakładowy		B2	Bc	a) utrzymanie w ruchu
273 Eksploatacja środków łączności		B2	Bc	a) telefony, sygnalizacja, radio, radiowęzeł, telewizja, stacje dyspozytorskie itp.
28 OCHRONA ZAKŁADU PRACY
280 Strzeżenie mienia zakładu		B2	Bc	a) przepustki, ewidencja przepustek, dzienniki służby, meldunki itp.
281 Ochrona przeciwpożarowa		B2	Bc
282 Terenowa obrona przeciwlotnicza		B5	Bc
283 Ubezpieczenia rzeczowe		B10	Bc	a) od ognia, kradzieży, odpowiedzialności cywilnej, autocasco itp.
				b) okres przechowania liczy się od ekspiracji ubezpieczenia
29 EWIDENCJA ŚRODKÓW RZECZOWYCH		B5	–	a) środki ewidencyjne nie objęte klasami 21–28
3 FINANSE. KSIĘGOWOŚĆ	księgowość			c) nie dotyczy jednostek resortu finansów oraz wydziałów finansowych w prezydiach rad narodowych
30 PODSTAWOWE ZASADY				a) ustalenia normatywne własnej jednostki
300 System finansowy		A	Bc
301 System księgowości		A	Bc	a) obejmuje również sprawy mechanizacji księgowości
302 Plan kont		A	Bc	a) księgowości własnej jednostki i jednostek podległych
31 REALIZACJA PLANÓW FINANSOWYCH				a) obejmuje również realizację budżetów w jednostkach budżetowych
310 Obrót gotówkowy
3100 Plany kasowe		B2	Bc
3101 Raporty kasowe		B2	Bc	a) raporty nie stanowiące dowodów kasowych
3102 Grzbiety książeczek czekowych		B2	–
3103 Kopie asygnat i kwitariuszy		B2	–	a) nie stanowiące dowodów księgowania
311 Kredyty bankowe
3110 Finansowanie własnej jednostki		B5	–
3111 Finansowanie jednostek podległych		B5	Bc
3112 Korespondencja z bankiem finansującym		B5	–
3113 Korespondencja finansowa z jednostkami podległymi		B5	Bc
3114 Finansowanie inwestycji		B5	Bc
312 Dotacje i pożyczki		B5	Bc
32 KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA				c) plany, sprawozdania i analizy finansowe prowadzi się pod hasłami klasy 02
320 Dowody księgowe		B5	–
321 Urządzenia księgowe		B5	–	a) księgi, rejestry, dzienniki i karty kontowe
322 Rozliczenia		B5	–	a) rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi oraz z innymi kontrahentami
323 Windykacja należności		B5	–
324 Uzgadnianie sald		Bc	–
325 Ewidencja środków trwałych		B5	–	a) obejmuje również karty i rejestry amortyzacyjne
				b) okres przechowywania liczy się od daty utraty środka bądź od ostatniego wpisu do ewidencji
33 RACHUBA PŁAC
330 Dokumentacja płac		B5	Bc	a) materiały źródłowe do obliczenia wysokości (karty pracy, zestawienia godzin nadliczbowych, premii i innych należności pracowników)
331 Dokumentacja potrąceń z płac		B5	Bc	a) zajęcia sądowe, podatki, składki związkowe, pożyczki, odszkodowania, kary, zaliczki itp.
332 Deklaracje podatkowe		Bc	–
333 Listy zaliczek na płace		B2	Bc
334 Listy płac		B12	Bc	b) jeżeli są zbiorcze karty płac (klasa 335), okres przechowywania list płac może być skrócony do 5 lat (B5)
335 Karty zbiorcze płac		B12	–	a) imienne karty zbiorcze płac za okresy roczne lub dłuższe, ujmujące zarobki za poszczególne miesiące
336 Zaświadczenia o płacach		Bc	–	a) kopie zaświadczeń o wysokości płac lub rejestry tych zaświadczeń
337 Dowody księgowe		B5	–
338 Urządzenia księgowe		B5	–	a) jak przy klasie 321
34 RACHUBA MATERIAŁOWO-TOWAROWA		^	^	c) przychód i rozchód materiałów, towarów, zbyt produktów, robót, usług itp.
340 Dowody księgowe		B5	–	a) z wyjątkiem odcinków paragonowych; obejmuje również faktury własne i obce
341 Odcinki paragonowe		B1	–
342 Urządzenia księgowe		B5	–	a) karty ilościowo-wartościowe, karty analityczne, księgi, rejestry i inne urządzenia księgowe
35 RACHUBA KOSZTÓW
350 Kalkulacja kosztów i cen		BE5	Bc	a) kalkulacja wstępna, fazowa, wynikowa itp.
351 Dowody księgowe		B5	–
352 Urządzenia księgowe		B5	–	a) jak przy klasie 321
353 Analiza kosztów		BE5	–	a) koszty wydziałowe, ogólnozakładowe i inne
36 FUNDUSZE SPECJALNE		B5	Bc	a) wszelkie akta, z wyjątkiem dowodów i urządzeń księgowych
				c) ewentualnie dalszy podział według poszczególnych funduszów (fundusz zakładowy, rezerwowy, postępu technicznego, inwestycyjny i inne)
37 INWENTARYZACJA
370 Spisy i protokoły remanentowe		B5	B2
371 Inwentaryzacja powszechna
3710 Materiały inwentaryzacyjne		B5	Bc
3711 Formularze sprawozdawcze		A	Bc	a) z powszechnej inwentaryzacji i przeceny środków trwałych
38 DYSCYPLINA FINANSOWA
380 Interwencje głównego (starszego) księgowego		BE5	Bc	a) obejmuje również decyzje władz nadrzędnych w tych sprawach
381 Rewizja dokumentalna		BE5	Bc	a) analizy, protokoły, sprawozdania i wnioski biegłych, zarządzenia porewizyjne oraz ich realizacja, decyzje władz nadrzędnych
382 Inne sprawy nadzoru finansowego		B5	Bc
				Uwaga do klasy 3: Dowody i urządzenia księgowe nie mogą być brakowane przed zakończeniem rewizji dokumentalnej za dany rok.

*) W konkretnym (zakładowym) wykazie akt należy w tej rubryce podać symbol macierzystej komórki, tj. komórki, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych materiałów (akt).

**) W tej rubryce (uwagi) pod znakiem "a" określono bliżej rodzaje spraw lub akt objętych daną klasą, pod znakiem "b" podano nietypowy okres przechowywania akt, pod znakiem zaś "c" zamieszczono inne uwagi.

• Identyfikator: M.P.1963.37.184
• Rodzaj: Zarządzenie
• Tytuł: Podział materiałów archiwalnych na kategorie i ustalanie terminów ich przechowywania.
• Data aktu: 09/04/1963
• Data ogłoszenia: 04/05/1963
• Data wejścia w życie: 04/05/1963