Absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (EIT) za rok budżetowy 2017.

DECYZJA

PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2019/1482

z dnia 26 marca 2019 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (EIT) za rok budżetowy 2017

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2017,

- uwzględniając sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2017 wraz z odpowiedziami Instytutu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2017 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2019 r. w sprawie udzielenia Instytutowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2017 (05825/2019 - C8-0097/2019),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁴ , w szczególności jego art. 70,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 294/2008 z dnia 11 marca 2008 r. ustanawiające Europejski Instytut Innowacji i Technologii ⁵ , w szczególności jego art. 21,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0152/2019),

1. udziela dyrektorowi tymczasowemu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii absolutorium z wykonania budżetu Instytutu za rok budżetowy 2017;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi tymczasowemu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

	Antonio TAJANI
Klaus WELLE
	Przewodniczący
Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2019/1483

z dnia 26 marca 2019 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2017

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2017,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0152/2019),

A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ⁷  ostateczny budżet Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (zwanego dalej "Instytutem") na rok budżetowy 2017 wyniósł 338 465 181 EUR, co stanowi wzrost o 15,20 % w porównaniu z 2016 r., głównie ze względu na zwiększenie dotacji przyznanych Instytutowi do rozdzielenia między wspólnotami wiedzy i innowacji (WWiI); mając na uwadze, że łączny wkład Unii do budżetu Instytutu na 2017 r. wyniósł 315 147 801,58 EUR;

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy 2017 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Instytutu jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2017 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 91,23 %, co oznacza spadek o 3,8 % w porównaniu z rokiem 2016; zauważa, że ta niska liczba wiąże się z niskim wskaźnikiem wykonania w odniesieniu do środków na zobowiązania w przypadku dotacji; na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu odnotowuje, że Instytut postara się udoskonalić swoje procedury budżetowe w celu poprawy wykonania; zauważa, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 99,5 %, co oznacza nieznaczny wzrost o 0,36 % w porównaniu z rokiem 2016; zauważa, że wskaźnik wykonania był niski ze względu na nieprzewidziane opóźnienie we wprowadzaniu systemu Sysper do zarządzania zasobami ludzkimi oraz ze względu na przeszacowanie innych kosztów utrzymania; w szczególności wzywa Instytut do poprawienia wykonania w tym obszarze;

2. zauważa z zaniepokojeniem w sprawozdaniu Trybunału, że wspólnoty wiedzy i innowacji (WWiI) nie wykorzystały w pełni środków z dotacji przyznanych przez Instytut, głównie z powodu niepełnej realizacji biznesplanów; na podstawie odpowiedzi Instytutu odnotowuje, że Instytut zamierza rozwiązać ten problem przez dążenie do wieloletnich umów o udzielenie dotacji z WWiI w okresie po 2020 r.; wzywa Instytut, aby poinformował organ udzielający absolutorium o krokach podjętych w związku z tym;

3. zauważa z zaniepokojeniem w sprawozdaniu Trybunału, że w kilku WWiI miało miejsce zwiększenie jednolitej stawki zwrotu kosztów (SRRs), co jest sprzeczne z celem zachęcania WWiI do znajdowania własnych źródeł finansowania i motywowania ich do stopniowego uniezależniania się od Instytutu; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Instytutu, że dostosowanie jednolitych stawek zwrotu kosztów jest zgodne z obowiązującą podstawą prawną oraz że niektóre WWiI są w stanie samodzielnie uzyskać znaczną część zasobów;

4. ubolewa, że do dwóch WWiI dodano pewne działania, zmieniając początkowe biznesplany i przyznane im dotacje, co jest sprzeczne z zasadami stosowania rozporządzenia finansowego, ponieważ podważa równe traktowanie WWiI; na podstawie odpowiedzi Instytutu odnotowuje, że zdaniem Instytutu tak nie jest, ponieważ istnieje możliwość dodania zadań do WWiI, a zmiany w dotacjach nie są istotne (3,9 % i 0,6 %);

5. z zadowoleniem zauważa, że poziom błędu wykryty w trakcie weryfikacji ex post dotacji z 2016 r., przeprowadzonej przez zewnętrznego dostawcę usług, wyniósł 0,98 %, a poziom błędu resztowego - 0,95 %, czyli znacznie poniżej progu istotności wynoszącego 2 %;

Anulowane środki przeniesione

6. ubolewa, że kwota anulowanych środków przeniesionych z 2016 r. na 2017 r. wyniosła 95 721 EUR, co stanowi 16,26 % całkowitej przeniesionej kwoty i oznacza znaczny wzrost o 5,33 % w porównaniu z 2016 r.; zauważa z zaniepokojeniem, że ta wysoka kwota wynika głównie z niemożności absorpcji przeniesionych dotacji przez WWiI;

Wyniki

7. przyjmuje do wiadomości, że Instytut wykorzystuje niektóre kluczowe wskaźniki efektywności do pomiaru wyników osiągniętych przez WWiI, a także kluczowe wskaźniki efektywności w ramach programu "Horyzont 2020" do oceny własnych wyników w zakresie zarządzania WWiI oraz wskaźniki określone w jednolitym dokumencie programowym do pomiaru innych działań operacyjnych; zauważa ponadto, że Instytut stosuje dodatkowe kluczowe wskaźniki efektywności w celu poprawy zarządzania budżetem;

8. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Instytut prowadził z Agencją Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania wspólne procedury udzielania zamówień publicznych i ustanowił wspólne komitety selekcyjne dla pracowników, korzystając z tego, że obie instytucje mają siedziby w Budapeszcie;

9. zauważa, że w 2017 r. przeprowadzono zewnętrzną ocenę wpływu, zarządzania, procesów i postępów na rzecz stabilności finansowej pierwszej fali WWiI w latach 2010-2016, a w 2018 r. Instytut zakończy przegląd; wzywa Instytut, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wnioskach z tego przeglądu;

Polityka kadrowa

10. stwierdza, że na dzień 31 grudnia 2017 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 92,68 % i przyjęto 38 pracowników na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 41 stanowisk dla pracowników na czas określony (w 2016 r. - 39 zatwierdzonych stanowisk); zauważa ponadto, że w 2017 r. Instytut zatrudniał 20 pracowników kontraktowych i dwóch oddelegowanych ekspertów krajowych; wzywa Instytut do powstrzymania się od zbytniego polegania na umowach czasowych;

11. zauważa, że Instytut przyjął politykę ochrony godności osoby i zapobiegania molestowaniu; przyjmuje do wiadomości, że Instytut wziął udział w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania w sprawie międzyagencyjnych zaufanych doradców;

12. przyjmuje do wiadomości, że Instytut cierpi na strukturalny niedobór personelu, co zostało również uznane przez Trybunał w sprawozdaniu specjalnym nr 4/2016; ubolewa nad tym, że wnioski Instytutu o znaczne zwiększenie jego zasobów kadrowych zostały odrzucone przez Komisję; wzywa Instytut do poinformowania organu udzielającego absolutorium o poczynionych w związku z tym postępach;

13. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że zgodnie ze statutem Instytutu może on proponować jedynie umowy pracy na czas określony na okres nie dłuższy niż pięć lat, który można przedłużyć o kolejne pięć lat, oraz biorąc pod uwagę, że wśród kluczowych pracowników są tacy, którzy w 2020 r. osiągną maksymalny okres zatrudnienia dziesięciu lat, jest zaniepokojony tym, że mogłoby to potencjalnie zaszkodzić ciągłości transakcji; na podstawie odpowiedzi Instytutu zauważa, że Instytut jest świadomy problemu i z tego względu zwrócił się na piśmie do Komisji o opinię prawną; wzywa Instytut do poinformowania organu udzielającego absolutorium o rozwoju sytuacji w tej kwestii;

14. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa z ubolewaniem, że obecny tymczasowy dyrektor Instytutu został powołany w 2014 r. i że od tamtej pory piastuje to stanowisko tymczasowo; zwraca uwagę, że praktyka ta jest sprzeczna z regulaminem pracowniczym, w którym przewidziano, że maksymalny okres w takim przypadku wynosi rok; ubolewa na tym, że procedura wyboru nowego dyrektora, rozpoczęta w 2016 r., zakończyła się niepowodzeniem; zauważa, że w czerwcu 2018 r. ponownie opublikowano ogłoszenie o naborze; wzywa Instytut do niezwłocznego zastąpienia dyrektora tymczasowego nowym dyrektorem; wzywa Instytut do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wynikach trwającej procedury wyboru;

15. z zadowoleniem przyjmuje propozycję Trybunału, by z myślą o nagłośnieniu organizowanych naborów publikować ogłoszenia również na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr; rozumie odpowiedź Instytutu dotyczącą wysokich kosztów tłumaczenia pisemnego związanych z taką publikacją;

Zamówienia

16. zauważa, że według sprawozdania Trybunału do końca 2017 r. Instytut nie wdrożył jeszcze wszystkich narzędzi uruchomionych przez Komisję w celu wprowadzenia jednolitego rozwiązania w zakresie elektronicznej wymiany informacji ze stronami trzecimi uczestniczącymi w procedurach udzielania zamówień publicznych (e-zamówienia); na podstawie odpowiedzi Instytutu zauważa, że Instytut zamierza przyjąć narzędzia elektronicznych procedur przetargowych i elektronicznego składania ofert, w odniesieniu do których prowadzone są działania przygotowawcze; wzywa Instytut, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wprowadzeniu wszystkich niezbędnych narzędzi;

17. z ubolewaniem zauważa powtarzający się problem wskazany przez Trybunał w sprawozdaniu z 2016 r., kiedy to wykryto istotne niedociągnięcia podczas kontroli procedur udzielania zamówień przez podmioty prawne WWiI, uznając je za obszar wysokiego ryzyka, w tym nieprawidłowości, takie jak bezpośrednie udzielanie zamówień, znaczne rozszerzenia początkowych zamówień lub zamówienia bez ograniczeń w czasie, pod względem wielkości, jakości lub ceny, a wartość nieprawidłowych procedur udzielania zamówień w 2016 r. wyliczono na kwotę 2 200 000 EUR; z zadowoleniem przyjmuje podjęte działania i zalecenia wydane przez Instytut w celu rozwiązania tego problemu; wzywa Instytut do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wdrożeniu planów działania podmiotów prawnych WWiI;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

18. odnotowuje wprowadzone środki i aktualnie wdrażane działania Instytutu pozwalające zapewnić przejrzystość, zapobiegać konfliktom interesów i zarządzać nimi oraz chronić sygnalistów; odnotowuje fakt, że w 2017 r. zidentyfikowano i oceniono szereg przypadków konfliktu interesów i podjęto odpowiednie działania; zauważa, że w 2017 r. Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych oddalił dwa przypadki podejrzenia o nadużycie finansowe i utrzymuje jedno dochodzenie od 2016 r.;

Kontrole wewnętrzne

19. odnotowuje, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji zakończyła kontrolę umów o udzielenie dotacji, w której stwierdzono, że ramy są odpowiednie, ale należy poprawić ich wdrażanie; ubolewa nad tym, że przeprowadzone przez Instytut przeglądy WWiI nie opierały się na ich sprawozdaniach finansowych oraz że Instytut nie zajął się systematycznie niektórymi rodzajami ryzyka, że nie uwzględnił szczegółowo wszystkich wymogów dotyczących zarządzania i że nie przekazał informacji na temat dobrego zarządzania drugiej fali WWiI; zwraca ponadto uwagę, że mimo iż zapisano to w programie prac na 2016 r., Instytut nie wydał sprawozdania na temat dobrego zarządzania WWiI;

20. ubolewa nad liczbą nierozstrzygniętych kwestii i bieżących działań naprawczych w odpowiedzi na uwagi Trybunału w 2014, 2015 i 2016 r. dotyczących w szczególności warunku finansowania, finansowania ze środków publicznych, dotacji i źródeł prywatnych; wzywa Instytut, aby jak najszybciej doprowadził do końca działania naprawcze i przedstawił organowi udzielającemu absolutorium sprawozdanie na temat ich realizacji;

21. z niepokojem zauważa, że w 2017 r. odnotowano dwa sprawozdania dotyczące wyjątków (szacowane na 5 318 720 EUR) związanych z przypadkami zignorowania kontroli lub odstępstw od przyjętych procesów i procedur oraz pięć przypadków niezgodności (szacowanych na 2 250 EUR); na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu zauważa jednak, że dokonano oceny wszystkich zdarzeń i podjęto działania naprawcze;

Inne uwagi

22. zauważa, że pierwotnie ustalonym przez Komisję docelowym terminem uzyskania niezależności finansowej przez Instytut był rok 2010; przyjmuje do wiadomości, że Komisja ostatecznie przyznała Instytutowi pełną autonomię finansową w grudniu 2017 r., ponieważ zapewnił on zgodność ze standardami kontroli wewnętrznej;

23. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 26 marca 2019 r. ⁸  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 434 z 30.11.2018, s. 64.

2 Dz.U. C 434 z 30.11.2018, s. 64.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1.

5 Dz.U. L 97 z 9.4.2008, s. 1.

6 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

7 Dz.U. C 166 z 24.5.2017, s. 14.

8 Teksty przyjęte, P8_TA-PROV(2019)0254 (zob. s. 361 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2019.249.228
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (EIT) za rok budżetowy 2017.
• Data aktu: 26/03/2019
• Data ogłoszenia: 27/09/2019