Decyzja 2017/1702 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2015

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2017/1702

z dnia 27 kwietnia 2017 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2015

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoska-lowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2015,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2015 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2017 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2015 (05873/2017 - C8-0079/2017),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1077/2011 z dnia 25 października 2011 r. ustanawiające Europejską Agencję ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości ⁴ , w szczególności jego art. 33,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0105/2017),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2015;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoska-lowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2017/1703

z dnia 27 kwietnia 2017 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2015

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2015,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0105/2017),

A. mając na uwadze, że według sprawozdania finansowego Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (zwanej dalej "Agencją") jej ostateczny budżet na rok 2015 wynosił 67 559 100 EUR, co stanowi wzrost o 13,77 % w porównaniu z rokiem 2014; mając na uwadze, że cały budżet Agencji pochodzi z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2015 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że operacje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

C. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium Parlament podkreśla szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości operacji

1. zauważa, że według sprawozdania Trybunału Agencja podpisała umowę ramową o wartości 2 000 000 EUR dotyczącą obsługi zamówień - w tym usług w zakresie szkoleń, coachingu i kształcenia - przez wykonawcę oraz że w tej umowie ramowej nie wskazano, że obsługa zamówień powinna odbywać się zgodnie z zasadami dotyczącymi zamówień określonymi w przepisach finansowych Agencji; przyjmuje do wiadomości, że dana umowa ramowa została przyznana w drodze otwartej procedury zgodnie z przepisami finansowymi Agencji; dostrzega ponadto, że wprawdzie nie ma przepisu określającego wyraźnie, że wykonawca jest związany tymi przepisami finansowymi, to jednak specyfikacje zawarte w umowie obejmują obowiązkowy warunek, zgodnie z którym należy podać najniższą cenę rynkową, a Agencja ma prawo zażądać weryfikacji ceny, jeżeli uda się znaleźć cenę niższą;

2. zauważa, że według sprawozdania Trybunału Agencja wystosowała zaproszenie do wyrażenia zainteresowania oraz rozpoczęła wstępny wybór kandydatów mających wziąć udział w procedurze negocjacyjnej dotyczącej zamówienia o wartości 20 000 000 EUR bez przekazania uprawnień przez urzędnika zatwierdzającego; zauważa, że przed rozpoczęciem procedury negocjacyjnej nie przeprowadzono wstępnego wyboru w rozumieniu rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 i przepisów wykonawczych do niego; ponadto zauważa, że zaproszenia do wyrażenia zainteresowania użyto jako metody badania rynku, a nie jako procedury przetargowej; rozumie, że badanie rynku zostało przeprowadzone przez pracownika rozpoczynającego działania operacyjne, pod nadzorem bezpośredniego przełożonego, przez zastosowanie dwuetapowego podejścia - z pomocą konsultanta zewnętrznego w odniesieniu do aspektów technicznych - obejmującego badanie teoretyczne i zaproszenie do wyrażenia zainteresowania;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2015 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,68 % oraz że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 99,4 %;

4. przyjmuje do wiadomości, że w 2016 r. Agencja wprowadziła model autonomii budżetowej zgodnie z planem; odnotowuje fakt, że model autonomii budżetowej sformalizował i rozproszył odpowiedzialność budżetową w odniesieniu do planowania, wdrażania i monitorowania wśród kadr kierowniczych w Agencji, na szczeblu kierowników działu i powyżej;

5. przypomina, że zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 1077/2011 państwa włączone we wdrażanie, stosowanie i rozwijanie dorobku Schengen oraz środków dotyczących Eurodac (państwa stowarzyszone w ramach Schengen) zobowiązane są wnosić wkład do budżetu Agencji; odnotowuje, że nadal nie dokonano ustaleń z państwami stowarzyszonymi w ramach Schengen dotyczących szczegółowych zasad ich uczestnictwa w działalności Agencji, w tym prawa głosu oraz wkładu do budżetu Agencji; z zaniepokojeniem zauważa, że z braku takich ustaleń państwa stowarzyszone w ramach Schengen wnoszą wkład do tytułu III (wydatki operacyjne) budżetu Agencji na mocy postanowienia zawartego w układach o stowarzyszeniu podpisanych z Unią, lecz nie wnoszą jeszcze wkładu w działania w ramach tytułów I i II (wynagrodzenia i inne wydatki administracyjne) budżetu Agencji; przyjmuje do wiadomości, że podjęto wszelkie możliwe prawnie działania, aby pozyskać wkład finansowy od państw stowarzyszonych w ramach Schengen do budżetu Agencji; przypomina, że negocjacje z państwami stowarzyszonymi w ramach Schengen dotyczące wkładu budżetowego są prowadzone przez Komisję, a nie przez Agencję;

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru pracowników

6. odnotowuje, że w następstwie kontroli postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych przez Agencję Trybunał stwierdził, iż w 2015 r. Agencja zawarła umowy lub podjęła negocjacje z jednym wykonawcą, nie określając dokładnie zamawianych usług; wyraża głębokie zaniepokojenie, ponieważ umowy podpisane w 2015 r. wiążą się z wysokim ryzykiem niezgodności z zasadą oszczędności i ograniczenia opłacalności takich zamówień, a także są dużo bardziej narażone na wystąpienie korupcji; zauważa, że takie ustalenia mogą również jeszcze bardziej ograniczać konkurencję i zwiększać zależność od wykonawcy; przyjmuje do wiadomości, że w szczególności w przypadku zarządzanych systemów możliwość systematycznego ponownego otwierania konkursów jest ograniczona czynnikami znajdującymi się poza kontrolą Agencji; zachęca Agencję, aby w miarę możliwości zawierała umowy z wieloma usługodawcami lub dokładniej określała zamawiane usługi; oczekuje na kontrolę Trybunału dotyczącą prowadzonych przez Agencję procedur udzielania zamówień za rok 2016 oraz ufa, że Agencja udoskonaliła procedury udzielania zamówień odnotowane w 2016 r.;

7. zauważa, że w 2015 r. Agencja zatrudniała ogółem 135 pracowników (117 pracowników zatrudnionych na czas określony, 12 pracowników kontraktowych i 6 oddelegowanych ekspertów krajowych); zauważa ponadto, że w skład personelu wchodziło 33 % kobiet i 67 % mężczyzn;

Zobowiązania i przeniesienia

8. zwraca uwagę, że przeniesione środki na pokrycie zobowiązań w tytule II (wydatki administracyjne) wyniosły 9 000 000 EUR (50 % zaciągniętych zobowiązań), podczas gdy w 2014 r. analogiczna kwota wynosiła 15 000 000 EUR (87 %); ponadto zauważa, że przeniesienia te wynikały głównie z dużej umowy dotyczącej rozbudowy budynku w Strasburgu oraz z usług świadczonych w ramach umów wieloletnich; dostrzega, że Agencja dołożyła znacznych starań w zakresie planowania i koordynacji, aby upewnić się, że wszystkie przeniesienia środków niezróżnicowanych były faktycznie uzasadnione;

9. zauważa, że przeniesienia często mogą być w części lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych realizowanych przez agencje, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeśli są planowane przez Agencję z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Kontrole wewnętrzne

10. uznaje wysiłki Agencji w zakresie wdrażania standardów kontroli wewnętrznej, które umożliwiły znaczny postęp w kierunku pełnego wdrożenia wymogów podstawowych w stosunkowo krótkim czasie - od maja 2013 r., kiedy to Agencja uzyskała autonomię finansową; zauważa jednak, że wdrożenie standardów kontroli wewnętrznej nie odpowiada jeszcze pod każdym względem wymogom podstawowym, a także odnotowuje fakt, że 4 standardy kontroli wewnętrznej pozostają dotąd niewdrożone, 6 uznano za wdrożone w znacznym stopniu, a 6 wdrożono w pełni;

11. zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji wydała 14 zaleceń dotyczących wdrażania standardów kontroli wewnętrznej, z których 5 określono jako "bardzo ważne", a 9 jako "ważne"; zauważa ponadto, że Służba Audytu Wewnętrznego nie dopatrzyła się problemów o znaczeniu krytycznym;

12. odnotowuje fakt, że Agencja nabyła niezbędną ochronę ubezpieczeniową rzeczowych aktywów trwałych zgodnie z wymogiem nałożonym przez organ udzielający absolutorium i Trybunał w 2014 r.;

13. ubolewa nad tym, że w 2015 r. zgłoszono dwa incydenty dotyczące naruszenia ochrony danych, związane z wewnętrznym procesem administracyjnym w Agencji; z zadowoleniem przyjmuje zwiększenie ochrony danych i bezpieczeństwa danych w Agencji poprzez dodatkowe sesje informacyjne, szkolenia dla pracowników oraz opracowanie strategii na wypadek naruszenia ochrony danych, a także odnośnych procedur, planu działania i programu prac;

Audyt wewnętrzny

14. zauważa, że jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła audyt dotyczący skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do zarządzania umowami w Agencji; odnotowuje fakt, że jednostka audytu wewnętrznego nie dopatrzyła się problemów o znaczeniu krytycznym; ponadto zauważa, że jednostka audytu wewnętrznego wydała 5 zaleceń dotyczących określania i organizacji zarządzania umowami, a także administrowania umowami;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

15. zauważa, że Agencja spodziewa się przyjąć wewnętrzną politykę dotyczącą informowania o nieprawidłowościach w 2017 r.; wzywa Agencję do przyjęcia wewnętrznej polityki dotyczącej informowania o nieprawidłowościach, która sprzyjałaby kulturze przejrzystości i odpowiedzialności w miejscu pracy, do regularnego informowania i szkolenia pracowników na temat ich praw i obowiązków w zakresie tej polityki, zapewnienia demaskatorom ochrony przed represjami, podejmowania z odpowiednim wyprzedzeniem działań w reakcji na sygnały demaskatorów oraz stworzenia wewnętrznego systemu anonimowych zgłoszeń; wzywa Agencję, aby do publikowania rocznych sprawozdań dotyczących liczby przypadków powiadomienia o nieprawidłowościach i działań następczych podjętych w związku z nimi oraz do przedstawiania tych sprawozdań rocznych organowi udzielającemu absolutorium; zwraca się do Agencji o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o przyjęciu i wdrożeniu przepisów dotyczących informowania o nieprawidłowościach;

16. z zaniepokojeniem zauważa, że na stronie internetowej Agencji nie opublikowano życiorysów członków zarządu Agencji ani życiorysów i deklaracji o braku konfliktu interesów członków jej grup doradczych; z żalem zauważa, że Agencja nie przeprowadziła kontroli poprawności merytorycznej deklaracji o braku konfliktu interesów ani nie przewidziała procesu ich aktualizacji; wzywa Agencję, aby przyjęła wytyczne w sprawie spójnej polityki w odniesieniu do zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz przyjęła i wdrożyła jednoznaczną politykę w odniesieniu do konfliktów interesów, zgodnie z planem działania Komisji dotyczącym monitorowania wspólnego podejścia do zdecentralizowanych agencji unijnych, a także podała taką politykę do publicznej wiadomości, tak aby zapewnić niezbędny nadzór publiczny i kontrolę publiczną nad jej kadrą kierowniczą;

17. zauważa, że pierwsze sprawozdanie roczne z monitorowania wdrażania strategii Agencji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych opublikowano w kwietniu 2016 r. oraz że wykazano w nim wdrożenie na poziomie blisko 60 %; zauważa, że kolejne sprawozdanie z monitorowania miało zostać wydane w marcu 2017 r.; zwraca się do Agencji o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o wynikach tego sprawozdania; zauważa, że w listopadzie 2015 r. zarząd Agencji przyjął strategię i plan działania Agencji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych; ponadto zauważa, że Agencja zamierza przyjąć nowe przepisy wynikające z planu działania do końca 2017 r. i rozpocząć ich wdrażanie niezwłocznie po ich przyjęciu;

Komunikacja i współpraca z innymi agencjami

18. z zadowoleniem zauważa, że w 2015 r. Agencja przeprowadziła 12 istotnych działań informacyjnych i służących jej większemu wyeksponowaniu; zauważa, że obejmowały one doroczną konferencję, dwa posiedzenia okrągłego stołu z udziałem przedstawicieli branży, obchody Dnia Europy, działania dotyczące straży granicznych w ramach obchodów Dnia Europy, trzy sesje informacyjne z udziałem zainteresowanych stron i osób zajmujących się rozpowszechnianiem informacji, projekcję filmu na temat współpracy agencji ds. wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych oraz ich roli we wdrażaniu polityki Unii z korzyścią dla obywateli oraz kampanię informacyjną dotyczącą projektu pilotażowego inteligentnych granic, w wyniku której przygotowano i rozpowszechniono materiały informacyjne w różnych wersjach językowych, a także osiągnięto większe wyeksponowanie i obecność w mediach;

Inne uwagi

19. z zadowoleniem zauważa, że Agencja zakończyła negocjacje i podpisała umowę w sprawie siedziby z Francją w odniesieniu do siedziby operacyjnej w Strasburgu; zauważa, że umowa ta wymaga jeszcze ratyfikacji przez parlament francuski;

20. z zadowoleniem zauważa, że pod koniec 2014 r. Agencja zakończyła negocjacje i podpisała umowę w sprawie siedziby z Estonią w odniesieniu do siedziby w Tallinie; zauważa, że w dniu 18 lutego 2015 r. parlament estoński ratyfikował zawartą z Agencją umowę w sprawie siedziby;

21. odnotowuje fakt, że w świetle reformy systemu dublińskiego i zgodnie z Europejskim programem w zakresie migracji Agencja dokonała wstępnej oceny ewentualnego wpływu reformy na zarządzanie systemem Eurodac; przyjmuje do wiadomości, że wyniki oceny zostały przedłożone Komisji i włączone do wniosku dotyczącego reformy systemu dublińskiego;

22. z niepokojem zauważa znaczną nierównowagę płci wśród członków zarządu Agencji; apeluje do Agencji o skorygowanie tej nierównowagi oraz o bezzwłoczne poinformowanie Parlamentu o wynikach podjętych działań;

23. odnotowuje fakt, że dostępna przestrzeń biurowa Agencji jest maksymalnie zajęta, przez co koszt jednostkowy stanowiska pracy został obniżony do minimum; oczekuje jednak, że wymogi prawne dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa pracowników w miejscu pracy będą w pełni respektowane;

24. odnotowuje fakt, że w 2015 r. 97 pracowników Agencji wzięło udział w posiedzeniach wyjazdowych, których koszt wyniósł 9 227 EUR (95,13 EUR na osobę), a także fakt, że 448 pracowników wzięło udział w "innych wydarzeniach", których koszt wyniósł 29 807,65 EUR (66,54 EUR na osobę);

25. wyraża zadowolenie z przyjęcia przez zarząd w marcu 2015 r. zestawu wskaźników skuteczności działania w odniesieniu do pracy Agencji; jest zdania, że takie wskaźniki powinny lepiej odzwierciedlać wpływ działań Agencji na kwestie bezpieczeństwa, migracji, zarządzania granicami i praw podstawowych; oczekuje wyników wdrożenia takich wskaźników na 2016 r.; zachęca Agencję do poprawy widoczności jej pracy dzięki platformom internetowym.

26. z zadowoleniem przyjmuje podejmowane przez cały rok starania na rzecz dostosowania systemów wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych do zmieniających się priorytetów politycznych i do nieprzewidzianych zdarzeń; przyznaje, że Agencja jest coraz istotniejsza dla funkcjonowania strefy Schengen; wzywa Agencję do ścisłego monitorowania jej zasobów finansowych i kadrowych oraz w razie potrzeby do terminowego przedstawiania uzasadnionych wniosków o dostosowania;

27. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 27 kwietnia 2017 r. ⁶  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 449 z 1.12.2016, s. 173.

2 Dz.U. C 449 z 1.12.2016, s. 173.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 286 z 1.11.2011, s. 1.

5 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

6 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2017)0155 (zob. s. 372 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2017.252.289
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2017/1702 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2015
• Data aktu: 27/04/2017
• Data ogłoszenia: 29/09/2017