Decyzja 2016/1621 w sprawie przyjęcia wytycznych dotyczących powiadamiania jednostek akredytujących i jednostek licencjonujących przez weryfikatorów środowiskowych działających w państwie członkowskim innym niż państwo, w którym wydano akredytację lub licencję na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009

DECYZJA KOMISJI (UE) 2016/1621

z dnia 7 września 2016 r.

w sprawie przyjęcia wytycznych dotyczących powiadamiania jednostek akredytujących i jednostek licencjonujących przez weryfikatorów środowiskowych działających w państwie członkowskim innym niż państwo, w którym wydano akredytację lub licencję na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009

(notyfikowana jako dokument nr C(2016) 5648)

(Tekst mający znaczenie dla EOG)

(Dz.U.UE L z dnia 9 września 2016 r.)

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), uchylające rozporządzenie (WE) nr 761/2001 oraz decyzje Komisji 2001/681/WE i 2006/193/WE ¹ , w szczególności jego art. 30 ust. 6,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Art. 30 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009 przewiduje możliwość opracowania przez forum jednostek akredytujących i jednostek licencjonujących wytycznych dotyczących kwestii związanych z kompetencjami jednostek akredytujących i jednostek licencjonujących w celu zapewnienia spójności procedur stosowanych przez te jednostki w zakresie akredytowania i licencjonowania weryfikatorów środowiskowych oraz nadzoru nad nimi.

(2) Weryfikatorzy środowiskowi działający w innych państwach członkowskich niż te, w których uzyskali akredytację lub licencję, są zobowiązani powiadamiać o swojej działalności odpowiednie jednostki akredytujące i jednostki licencjonujące zgodnie z art. 24 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009.

(3) Stosowanie tej procedury powiadamiania w praktyce wykazało, że reakcja poszczególnych jednostek akredytujących i jednostek licencjonujących na niewywiązywanie się przez weryfikatorów środowiskowych z tego obowiązku powiadamiania jest różna. W związku z tym zapewnienie spójnego stosowania procedur powiadamiania w odniesieniu do weryfikatorów środowiskowych akredytowanych lub licencjonowanych w jednym z państw członkowskich a przeprowadzających czynności weryfikacji i walidacji w innym państwie członkowskim wymaga dodatkowych wytycznych.

(4) Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią komitetu ustanowionego na podstawie art. 49 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Przyjmuje się określone w załączniku wytyczne w sprawie powiadamiania jednostek akredytujących i jednostek licencjonujących przez weryfikatorów środowiskowych na mocy rozporządzenia (WE) nr 1221/2009.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja skierowana jest do państw członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 7 września 2016 r.

	W imieniu Komisji
	Karmenu VELLA
	Członek Komisji

ZAŁĄCZNIK

Wytyczne w sprawie powiadamiania jednostek akredytujących i jednostek licencjonujących przez weryfikatorów środowiskowych działających w państwie członkowskim innym niż państwo, w którym na mocy rozporządzenia (WE) nr 1221/2009 wydano im akredytację lub licencję

WPROWADZENIE

Niniejsze wytyczne harmonizują procedury powiadamiania obowiązujące weryfikatorów środowiskowych działających w państwie członkowskim innym niż państwo, w którym wydano im akredytację lub licencję.

1. Obowiązki, których należy przestrzegać przed powiadomieniem

1.1. Jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca zapewnia publiczny i łatwy dostęp do swych procedur powiadamiania przeznaczonych dla weryfikatorów środowiskowych akredytowanych w innych państwach członkowskich. Publicznie dostępne informacje dotyczące tych procedur określają również wszelkie opłaty (z wyłączeniem kosztów podróży) stosowane przez jednostkę akredytującą lub jednostkę licencjonującą w ramach procedur powiadamiania i nadzoru.

1.2. Jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca, która wydała akredytację lub licencję, wymaga od akredytowanych lub licencjonowanych przez siebie weryfikatorów środowiskowych stosowania procedury w zakresie powiadamiania określonej w art. 24 ust. 1 przed podjęciem czynności weryfikacji lub walidacji w państwie członkowskim innym niż państwo członkowskie, w którym wydano im akredytację lub licencję. W przypadku gdy weryfikator środowiskowy prowadzi działalność w innym państwie członkowskim, w ramach działań nadzoru nad akredytowanymi lub licencjonowanymi przez siebie weryfikatorami środowiskowymi jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca sprawdza również, czy zostały spełnione wymogi powiadamiania określone w rozporządzeniu (WE) nr 1221/2009.

1.3. Jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca może zalecić akredytowanym lub licencjonowanym przez siebie weryfikatorom środowiskowym informowanie organizacji, które są ich klientami, o obowiązku umożliwienia nadzoru zgodnie z art. 23 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009 oraz o tym, że odmowa umożliwienia takiego nadzoru może być przeszkodą do rejestracji organizacji.

2. Treść powiadomienia

2.1. Wymogi w zakresie powiadamiania określone w art. 24 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009 uznaje się za spełnione, kiedy przekazane są wszystkie następujące informacje:

a) szczegóły akredytacji lub licencji, wraz z dowodami, że akredytacja lub licencja pozostaje ważna i nie uległa zawieszeniu ani wycofaniu i że jest ona odpowiednia dla konkretnych rodzajów działalności organizacji objętej weryfikacją lub walidacją;

b) skład zespołu i jego kompetencje, w szczególności znajomość wymagań prawnych dotyczących środowiska i znajomość języka urzędowego państwa członkowskiego, w którym weryfikacja lub walidacja ma mieć miejsce;

c) w razie potrzeby dane personalne, takie jak odpowiednie świadectwa kwalifikacji, szkoleń i doświadczenia właściwego dla sektora gospodarki poddawanego audytowi;

d) czas i miejsce weryfikacji i walidacji, w tym wizyty weryfikatora środowiskowego w organizacji i wszystkich etapów przed i po wizycie, jak określono w art. 25 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009;

e) adres i dane kontaktowe organizacji podlegającej weryfikacji lub walidacji, w tym wszystkich obiektów i działań objętych zakresem weryfikacji lub walidacji, oraz liczba pracowników.

Dodatkowe wnioski, o których mowa w lit. c), są uzasadnione w odniesieniu do konkretnej sytuacji oraz nie ograniczają one prawa weryfikatora środowiskowego do świadczenia usług w państwie członkowskim innym niż państwo, w którym przyznano mu akredytację lub licencję.

2.2. Jeżeli powiadomienie spełnia wymogi dotyczące powiadamiania określone w art. 24 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009, jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca informuje weryfikatora środowiskowego o tym przed rozpoczęciem czynności związanych z weryfikacją lub walidacją, określonych w art. 25 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009. W miarę możliwości informacje te przekazywane są na dwa tygodnie przed rozpoczęciem czynności weryfikacji lub walidacji. Jednocześnie jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca informuje weryfikatora środowiskowego o zakresie i treści czynności nadzoru, jakie zamierza wykonać, oraz powiązanych kosztach.

2.3. W przypadku gdy jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca otrzyma informację, że czynności weryfikacji lub walidacji są przeprowadzane lub już zostały przeprowadzone bez powiadomienia, jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca przypominają weryfikatorowi środowiskowemu o wymogach rozporządzenia (WE) nr 1221/2009 dotyczących powiadamiania w danym kraju (zob. pkt 2.1).

Jeśli informacje wymienione w art. 24 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009 nie zostały przedstawione w odpowiednim terminie lub jeśli powiadomienie nie spełnia wymogów w zakresie powiadamiania określonych w tym artykule, zastosowanie ma pkt 3.1 niniejszych wytycznych.

2.4. Z uwagi na fakt, że powiadomienie może wpłynąć na proces weryfikacji i walidacji, jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca zaleca weryfikatorowi przekazanie klientowi wyników powiadomienia.

3. Konsekwencje niedopełnienia procedury powiadamiania

3.1. Jeśli powiadomienie nie spełnia wymogów w zakresie powiadamiania określonych w art. 24 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009, jednostka akredytująca i jednostka licencjonująca stosują procedurę określoną w pkt 3.1.1-3.1.4.

3.1.1. Jeżeli informacje dotyczące akredytacji lub licencji, kompetencji, czasu i miejsca weryfikacji i walidacji, adresu i danych kontaktowych organizacji, znajomości wymogów prawnych dotyczących środowiska i znajomości języka urzędowego państwa członkowskiego, w którym weryfikacja lub walidacja ma mieć miejsce, lub, w stosownych przypadkach, składu zespołu nie zostaną przekazane lub nie zostaną przekazane w odpowiednim czasie, weryfikator środowiskowy jest jak najszybciej informowany o brakujących danych i niedotrzymaniu terminu zgłoszenia.

3.1.2. Jeżeli jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca jest zdania, że brakujące informacje nie stanowią przeszkody do należytego nadzoru nad weryfikatorem środowiskowym, jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca uznaje powiadomienie za wystarczające do realizacji działań nadzorczych oraz żąda od weryfikatora środowiskowego dostarczenia brakujących informacji na późniejszym etapie. Weryfikator środowiskowy otrzymuje informację o tej decyzji w odpowiednim czasie oraz przed weryfikacją lub walidacją.

3.1.3. Jeżeli jednostka akredytująca lub jednostka wydająca licencję jest zdania, że informacje niezbędne do właściwego nadzoru przeprowadzenia czynności weryfikacji lub walidacji (na przykład data i miejsce przeprowadzenia weryfikacji lub walidacji, adres i dane kontaktowe organizacji, szczegóły akredytacji lub licencji weryfikatora środowiskowego, składu lub kompetencji zespołu, w szczególności znajomości wymogów prawnych i znajomości języka urzędowego państwa członkowskiego, w którym weryfikacja lub walidacja ma mieć miejsce) nie zostały przekazane, jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca informuje weryfikatora środowiskowego, że uważa powiadomienie za niekompletne, że należyty nadzór nie jest możliwy oraz że jeżeli weryfikacja lub walidacja zostaną przeprowadzone przed uzupełnieniem brakujących informacji, zaleci właściwemu organowi odmowę rejestracji organizacji.

3.1.4. Jeżeli jednostka akredytująca lub jednostka licencjonująca podejmie decyzje o zaleceniu właściwemu organowi odmowy rejestracji organizacji, informuje o tym weryfikatora środowiskowego oraz jednostkę akredytującą lub jednostkę licencjonującą, która przyznała mu akredytację lub licencję, organizację i w miarę możliwości właściwy organ.

1 Dz.U. L 342 z 22.12.2009, s. 1.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2016.242.32
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2016/1621 w sprawie przyjęcia wytycznych dotyczących powiadamiania jednostek akredytujących i jednostek licencjonujących przez weryfikatorów środowiskowych działających w państwie członkowskim innym niż państwo, w którym wydano akredytację lub licencję na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009
• Data aktu: 07/09/2016
• Data ogłoszenia: 09/09/2016
• Data wejścia w życie: 01/01/1970