Decyzja 2015/2210 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii na rok budżetowy 2013

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2015/2210

z dnia 27 października 2015 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii na rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego w sprawie rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Instytutu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Europejskiemu Instytutowi Innowacji i Technologii absolutorium z wykonania budżetu na rok budżetowy 2013 (05304/2015 - C8-0054/2015),

- uwzględniając decyzję z dnia 29 kwietnia 2015 r. ³ odraczającą udzielenie absolutorium na rok budżetowy 2013, jak również odpowiedzi dyrektora Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii,

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁴ ,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁵ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 294/2008 z dnia 11 marca 2008 r. ustanawiające Europejski Instytut Innowacji i Technologii ⁶ , w szczególności jego art. 21,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁷ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁸ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając drugie sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0282/2015),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii absolutorium z wykonania budżetu Instytutu na rok budżetowy 2013;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 27 października 2015 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii na rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii na rok budżetowy 2013,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając drugie sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0282/2015),

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

1. przypomina, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (zwanego dalej "Instytutem") za rok budżetowy 2013 drugi rok z rzędu nie uzyskał wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami; zauważa, że zdaniem Trybunału jakość świadectw dotyczących ok. 87 % wydatków na dotacje narażono na szwank, gdyż zostały one wystawione przez niezależne firmy audytorskie działające na zlecenie beneficjentów dotacji; przypomina ponadto, że mając na celu zaradzenie nieprawidłowościom dotyczącym jakości świadectw kontroli, Instytut poprawił instrukcje przeznaczone dla kontrolerów poświadczających, a w czerwcu 2013 r. przekazał te zaktualizowane instrukcje wspólnotom wiedzy i innowacji (WWiI), które są odbiorcami dotacji Instytutu;

2. stwierdza - na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu - że poprawione instrukcje poskutkowały poprawą jakości świadectw kontroli otrzymanych w odniesieniu do transakcji związanych z dotacjami z 2013 r., dla których ostateczne płatności zostały dokonane w roku 2014;

3. uznaje, że począwszy od umów o udzielenie dotacji zawartych w 2014 r. Instytut stosuje tę samą metodykę dla świadectw kontroli co wszystkie pozostałe programy w ramach programu ramowego "Horyzont 2020"; zauważa, że zastosowanie bardziej szczegółowej i spójnej metodyki certyfikacji przyczyniło się do dalszego zwiększenia poziomu pewności uzyskiwanej w trakcie kontroli ex ante;

4. przypomina, że Instytut wprowadził uzupełniające kontrole ex post transakcji związanych z dotacjami jako dodatkową pewność co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami; stwierdza, że Instytut przeprowadził kontrole na miejscu, obejmujące około 40 % dotacji wypłaconych na mocy umów o dotacje z 2013 r.; zauważa, że kontrole te doprowadziły do odzyskania kwoty 263 239 EUR z łącznej kwoty objętej kontrolą wynoszącej 29 163 272 EUR; stwierdza, że wykryty poziom błędu w skontrolowanej próbie wynosi 0,90 %, a poziom błędu resztowego wynosi 0,69 %, tj. poniżej progu istotności wynoszącego 2 %; zauważa, że w uwagach wstępnych dotyczących roku budżetowego 2014 Trybunał nie sformułował żadnych komentarzy ani nie dokonał żadnych ustaleń w odniesieniu do kontroli ex ante ani ex post;

5. stwierdza - na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu - że sytuacja w zakresie jego procedur przetargowych uległa od 2013 r. poprawie, a sam Instytut przyjął aktywne podejście po wykryciu błędów przez Trybunał; zauważa w szczególności fakt, że Instytut anulował dwie umowy ramowe zawarte w latach 2010 i 2012, w przypadku których zastosowanie procedury negocjacyjnej uznano za nieprawidłowe; zauważa ponadto, że Instytut poddał przeglądowi swoje procedury wewnętrzne, schematy organizacyjne i modele w celu zapewnienia pełnej zgodności z odpowiednimi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem właściwego planowania i szacowania zapotrzebowania; zauważa, że w 2015 r. Instytut przyjął do pracy dodatkowego specjalistę ds. zamówień publicznych i że przeprowadził dla swoich pracowników szereg szkoleń dotyczących zamówień;

6. stwierdza, że wskutek konsultacji przeprowadzonych przez swoją jednostkę audytu wewnętrznego Instytut zrealizował następujące działania:

- opracowanie vademecum dotyczącego przetargów, uwzględniającego listy kontrolne na potrzeby różnych procedur udzielania zamówień i umów szczegółowych w ramach umów ramowych,

- wprowadzenie do procedury udzielania zamówień wymogu weryfikacji wszystkich wniosków przed wysłaniem zaproszenia do składania ofert, co zapewnia dodatkowy poziom kontroli,

- zagwarantowanie odpowiedniego przeszkolenia członków personelu poprzez ukierunkowane sesje szkoleniowe,

- uściślenie ról w zakresie udzielania zamówień, zarządzania operacyjnego i zarządzania umowami, jak również wprowadzenie ulepszonych list kontrolnych i blankietów wysyłkowych,

- dokumentowanie procedur udzielania zamówień w ramach jednego i użytecznego pod kątem praktycznym repozytorium, proporcjonalnego do wielkości Instytutu;

7. stwierdza - na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu - że nie wykryto błędów w zakresie zamówień publicznych w odniesieniu do roku 2014; zauważa ponadto, że ponieważ poziom błędów resztowych dla wydatków na dotacje wynosi 0,69 %, łączny wskaźnik błędu w przypadku wydatków administracyjnych i operacyjnych wynosi około 0,5 % wszystkich płatności dokonanych w 2014 r.; oczekuje na sprawozdanie Trybunału na temat rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy 2014 w celu potwierdzenia tych ustaleń;

8. stwierdza, że Instytut uzyskał świadectwa kontroli dotyczące kosztów działań uzupełniających WWiI poniesionych w latach 2010-2014; stwierdza, że Instytut przeprowadził przegląd całego zestawu działań uzupełniających WWiI, aby zapewnić akceptację wyłącznie tych działań, które są wyraźnie związane z finansowanymi przez Instytut działaniami WWiI wnoszącymi wartość dodaną;

9. przyznaje, że środki finansowe Instytutu przekazane na potrzeby WWiI w latach 2010-2014 nie przekroczyły pułapu 25 % określonego w umowach ramowych o partnerstwie między WWiI a Instytutem;

Zarządzanie budżetem i finansami

10. zauważa, że Instytut poprawił procedury planowania i monitorowania związane z wykonaniem budżetu; przyjmuje do wiadomości, że procedury te obejmują obecnie bardziej rygorystyczną ocenę wszystkich proponowanych działań o skutkach dla budżetu powyżej 50 000 EUR, jak również wprowadzenie dodatkowych dokumentów z zakresu planowania, które zagwarantują, że zapotrzebowanie na zasoby ludzkie i finansowe będzie dobrze określone i że będą one dostępne w celu zrealizowania wszystkich zaplanowanych działań; zauważa ponadto, że powiązanie planowanych działań z alokacją zasobów zostało wzmocnione poprzez powiązanie rocznego programu prac z rocznym budżetem;

11. zauważa, że Instytut, wspólnie ze WWiI, w znacznym stopniu zwiększył zdolność absorpcyjną pierwszofalowej grupy WWiI w okresie 2010-2014 r., przy czym średnia roczna stopa wzrostu wynosiła 85 % wykorzystanych dotacji Instytutu; zauważa ponadto, że zarząd Instytutu wybrał i wyznaczył dwa partnerstwa jako drugofalową grupę WWiI, co dodatkowo rozszerzy zdolność absorpcyjną od roku 2015 oraz zwiększy wskaźnik wykonania budżetu Instytutu;

12. stwierdza, że niski wskaźnik wykonania budżetu w tytule I (wydatki personalne) jest związany głównie z wysoką rotacją personelu i nierozstrzygniętą kwestią przyjęcia regulacji dotyczących indeksacji wynagrodzeń; zauważa, że z analizy rozmów z odchodzącym personelem wynika, iż głównymi przyczynami dużej rotacji personelu są: brak jasnej perspektywy kariery, trudne warunki pracy i mało atrakcyjny pakiet wynagrodzeń związany z niskim współczynnikiem korygującym dla Węgier;

13. docenia działania podjęte przez Instytut w celu ograniczenia wysokiej rotacji personelu; zwraca w szczególności uwagę na poprawę zarządzania wakatami poprzez ustanowienie systemu oceny i reklasyfikacji, stworzenie lepszych perspektyw rozwoju kariery zawodowej i wzmocnienie średniego szczebla zarządzania; z zadowoleniem przyjmuje zmniejszenie rotacji personelu z 20-25 % w latach 2012-2013 do 12 % w 2014 r.; zauważa, że cztery pozostałe wolne stanowiska zostaną stopniowo obsadzone w ciągu roku 2015;

Audyt wewnętrzny

14. przyjmuje do wiadomości, że w czerwcu 2014 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie monitorujące z kontroli, dotyczące stanu wdrażania planu działania wynikającego z dokumentu "Ograniczony przegląd zarządzania dotacjami - przygotowywanie rocznych umów o dotacje"; zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego zatwierdziła wdrożenie dwóch zaleceń z początkowych sześciu, a status jednego zalecenia obniżono z "o zasadniczym znaczeniu" do "bardzo ważnego";

15. przyjmuje do wiadomości, że Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła wizytę rozpoznawczą w Instytucie w grudniu 2014 r. w celu dokonania przeglądu postępów w realizacji niewdrożonych zaleceń; uznaje ponadto, że w wyniku tej wizyty Służba Audytu Wewnętrznego dostrzegła dalsze postępy poczynione w ramach rocznej procedury przyznawania dotacji oraz stwierdziła, że wszystkie szczegółowe działania przedstawione Służbie Audytu Wewnętrznego podczas kontroli, niezależnie od tego, czy były zakończone, trwające lub planowane, w adekwatny sposób uwzględniały ryzyko określone w ograniczonej kontroli przeprowadzonej przez Służbę Audytu Wewnętrznego;

16. zwraca uwagę, że spośród 25 działań wynikających z planu działania 18 zostało już wdrożonych, a realizacja pozostałych siedmiu działań jest w toku; zauważa ponadto, że trzy spośród tych siedmiu działań mają zostać wprowadzone w życie przed końcem 2015 r., po podpisaniu zmienionej umowy ramowej o partnerstwie pomiędzy Instytutem a WWiI; stwierdza - zgodnie z informacjami przekazanymi przez Instytut - że realizacja pozostałych działań przebiega zgodnie z planem;

17. zauważa, że jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła w 2014 r. siedem kontroli i zadań konsultacyjnych, oraz przyjmuje do wiadomości działania Instytutu powzięte wskutek zaleceń jednostki audytu wewnętrznego.

1 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 184.

2 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 184.

3 Dz.U. L 255 z 30.9.2015, s. 409.

4 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

5 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

6 Dz.U. L 97 z 9.4.2008, s. 1.

7 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

8 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.314.34
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2015/2210 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii na rok budżetowy 2013
• Data aktu: 27/10/2015
• Data ogłoszenia: 01/12/2015