1. Wprowadzenie
Obowiązek stosowania znacznika czasu w dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci elektronicznej może nasuwać wątpliwości natury technicznej, prawnej i praktycznej. Nie ulega wątpliwości, że znacznik czasu jest konieczny do oznaczenia daty sporządzenia dokumentu elektronicznego, złożenia na nim podpisu elektronicznego oraz w celu zachowania chronologii wpisów w dokumentacji zbiorczej wewnętrznej. Wymagają jednak wyjaśnienia takie elementy jak obowiązek znakowania czasem na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne zakładu opieki zdrowotnej, obowiązek poświadczenia elektronicznego dokumentu oznakowanego czasem oraz praktyczne aspekty związane z datą ważności takich poświadczeń. Błędne zrozumienie tych kwestii będzie bowiem skutkować niedotrzymaniem bezwzględnie obowiązujących zasad prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej, a tym samym naruszeniem obowiązków ciążących na zakładzie opieki zdrowotnej.
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2006 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. Nr 247, poz. 1819 z późn. zm.; dalej jako: r.r.z.) dopuszcza pod pewnymi warunkami aby dokumentacja medyczna była prowadzona w postaci elektronicznej, w tym bez jej jednoczesnego prowadzenia także w tradycyjnej formie pisemnej. Jeden z kluczowych warunków sporządzania dokumentacji medycznej w tej postaci określony jest w § 55 pkt 3 r.r.z., który stanowi, że dla oznaczenia daty sporządzenia dokumentu elektronicznego, złożenia podpisu na dokumencie oraz w celu zachowania chronologii wpisów w dokumentacji zbiorczej wewnętrznej należy stosować znacznik czasu. Powyższy przepis należy rozpatrywać w związku z § 55 pkt 1 r.r.z., który wymaga by sporządzenie i podpisanie dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci elektronicznej miało miejsce poprzez zapisanie sekwencji danych na informatycznym nośniku danych oraz podpisaniu tych danych podpisem elektronicznym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.; dalej jako: u.p.e.). W ustawie o podpisie elektronicznym, w art. 3 pkt 16 znajduje się także definicja znakowania czasem. Jest to usługa polegająca na dołączaniu do danych w postaci elektronicznej logicznie powiązanych z danymi opatrzonymi podpisem lub poświadczeniem elektronicznym (tu: dokumentacji medycznej sporządzonej w postaci elektronicznej), oznaczenia czasu w chwili wykonania tej usługi oraz poświadczenia elektronicznego tak powstałych danych przez podmiot świadczący tę usługę. Usługa ta jest, w przypadku jej świadczenia przez kwalifikowany podmiot certyfikujący, elektronicznym odpowiednikiem poświadczenia daty pewnej dokonywanego przez notariusza w odniesieniu do dokumentów w tradycyjnej postaci pisemnej.

Na gruncie wskazanych wyżej przepisów rodzą się następujące pytania:
1. Czy obowiązek stosowania znacznika czasu dotyczy tylko dokumentacji medycznej prowadzonej na potrzeby jej udostępnienia podmiotom zewnętrznym czy też także w przypadku, gdy dokumentacja jest prowadzona w postaci elektronicznej tylko na potrzeby wewnętrzne placówki medycznej a udostępnianie jej na zewnątrz ma miejsce wyłącznie w postaci papierowej?
2. Czy ważne w świetle przepisów rozporządzenia w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania będzie znakowanie czasem dokonane przez podmiot inny niż kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikujące? Innymi słowy czy placówka medyczna sama może zainstalować infrastrukturę informatyczną do świadczenia usług znakowania czasem, dokonywać poświadczeń elektronicznych i samodzielnie dokonywać znakowania czasem sporządzanej przez siebie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej?
3. Jak rozumieć moment (datę) powstania wpisu do dokumentacji w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy jest on odrębnie definiowany od momentu podpisania dokumentu? Innymi słowy, czy czas sporządzenia dokumentu elektronicznego to czas np. rozpoczęcia tworzenia takiego dokumentu, czas jego zapisania po raz pierwszy w pamięci systemu informatycznego (nawet w postaci nieukończonej) lub zapisania jego ostatecznej wersji, czy może moment ostatecznej akceptacji takiego dokumentu przez lekarza tuż przed złożeniem na nim podpisu elektronicznego?
4. Czy ważność elektronicznego znakowania czasem jest bezterminowa, czy też jest ograniczona ważnością wydanego poświadczenia elektronicznego do dokumentu znakowanego czasem? Jaki wpływ może mieć ograniczony czas ważności znakowania czasem na wymóg przechowywania dokumentacji medycznej przez określony czas? Czy jeśli elektroniczny dokument medyczny został prawidłowo podpisany i oznaczony czasem, to po upływie ważności znakowania czasem przestaje być ważny?
(...)
Dynowski Piotr, Mołdach Robert