1. Wprowadzenie
Wydarzenia specjalne są istotnym elementem działań marketingowo - komunikacyjnych każdej organizacji, także jednostek ochrony zdrowia. W przypadku ochrony zdrowia istnieje tradycja uroczystego obchodzenia "okrągłych" rocznic działalności szpitala. Jest to tym bardziej istotne wydarzenie, ponieważ odgrywa szczególnie ważną rolę dla pracowników - regułą jest, że większość pracowników pracuje długo w danym szpitalu i identyfikuje się z nim.

2. Przygotowania do wydarzenia specjalnego
2.1. Opracowanie budżetu
Kwestia o tyle prozaiczna, co kluczowa. Niewiele publicznych jednostek stać na wydanie własnych środków na organizację uroczystości. Co więcej - czy byłoby to dobrze postrzegane w odbiorze społecznym, gdyby dyrekcja szpitala decydowała się na wydatkowanie publicznych pieniędzy na właśnie jubileusz? Kwestia z pewnością dyskusyjna. Najlepszym rozwiązaniem jest pozyskanie środków od sponsorów. Nie jest to jednak zadanie łatwe - wymaga profesjonalnego zaangażowania ze strony szpitala i ogromnego wysiłku. Organizując jubileusz 30-lecia Centrum Zdrowia Dziecka wysłałam ponad 500 listów do potencjalnych sponsorów, odbyłam mnóstwo spotkań i rozmów telefonicznych. Poszukiwania finansów zaczynamy ok. 1,5 roku przed planowanym wydarzeniem. Jestem zwolenniczką przygotowania planu wydarzeń i oszacowania kosztów tego przedsięwzięcia. Przykład - zamierzamy zorganizować galę dla ok. 1000 osób. Powinniśmy więc uwzględnić następujące koszty:
- wynajem sali (np. Filharmonia Narodowa w Warszawie, ok. 30 000 zł);
- nagłośnienie (ok. 20 000 zł);
- gaża Gwiazdy lub orkiestry Filharmonii (ok. 20 000 zł);
- catering (1000 osób - 40 000 zł);
- gaża osób prowadzących (3000 zł - 6000 zł);
- produkcja zaproszeń, programu wydarzenia i innych druków okolicznościowych - 10 000 zł;
- -obsługa Filharmonii - 8000 zł (często wynajmując określone miejsce kupujemy "w pakiecie" jego obsługę, bo "inaczej się nie da";
- 15 % budżetu imprezy na koszty, których nie przewidzieliśmy a które się zawsze pojawiają jako koszty dodatkowe1.

2.2. Nie tylko impreza, czyli wydarzenia dodatkowe
Pamiętajmy, że zawsze warto "obudować" event jubileuszowy dodatkowymi wydarzeniami takimi jak:
- odznaczenia państwowe, resortowe, samorządowe dla pracowników;
- patronaty instytucji państwowych i samorządowych nad obchodami;
- patronaty medialne i indywidualna współpraca z mediami;
- wydawnictwa jubileuszowe;
- wystawa jubileuszowa;
- jubileuszowa identyfikacja wizualna;
- wydarzenia towarzyszące.
Jeśli chcemy zrealizować któreś z ww. działań za pieniądze sponsorskie powinniśmy uwzględnić to w ofercie sponsorskiej2.

3. Organizacja wydarzenia specjalnego
Sukces eventu to jego dokładne przygotowanie. Warto w tym celu powołać grupę roboczą (komitet), którego zadaniem jest organizacja jubileuszu. Osobą stojącą na czele tego zespołu powinien być specjalista ds. public relations lub osoba, która odpowiada za komunikację, marketing - z pewnością nie dyrektor szpitala. Pamiętajmy, że zadanie to możemy zlecić firmie zewnętrznej. W wielu wypadkach jest to dobre rozwiązanie, szczególnie w szpitalach, które nie mają własnych specjalistów od "tych spraw". Spotkałam się z ofertami agencji public relations gotowych zorganizować event dla szpitala "po kosztach", a także gotowych do pozyskania w imieniu szpitala sponsorów wydarzenia. Zorganizowanie spektakularnego eventu, finansowanego przez sponsorów, którzy także mają własne oczekiwania co do eventu, jest procesem długotrwałym i wymagającym ogromnego zaangażowania. Opcja zlecenia tego zadania zewnętrznej firmie jest w wielu przypadkach sensowna. Niezależnie jednak, czy event organizowany jest wewnętrznie czy przez firmę - zarząd szpitala musi darzyć organizatorów zaufaniem i wierzyć w ich profesjonalizm. Dyrekcje szpitali mają czasem dziwne pomysły a rolą specjalisty ds. public relations jest ich wyperswadowanie z podaniem argumentów. Porada - dobry specjalista/firma nigdy nie powie "nie, bo nie" - umie podać powody i konsekwencje niefortunnych pomysłów i nie obawia się dyskusji nad nimi. Nigdy też nie stara się narzucać własnej i jedynie słusznej wizji.
Członkowie grupy roboczej powinni mieć jasno przydzielone zadania i odpowiedzialności. Sprawdzoną metodą pracy są cykliczne spotkania statusowe, na których podsumowujemy stan prac, omawiamy pojawiające się problemy oraz następne zadania. Istotnym zadaniem komitetu organizacyjnego jest wytypowanie pracowników i wystąpienie o odznaczenia dla pracowników.
Rok przed planowaną galą zwracamy się do kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych szpitala z prośbą o wytypowanie pracowników ze wskazaniem proponowanego odznaczenia. Każde wystąpienie wymaga odpowiedniego uzasadnienia i kierownicy powinni o tym wiedzieć. Wyznaczamy termin np. 4 tygodni i podajemy osobę kontaktową, która dysponuje szczegółową wiedzą, za co dane odznaczenie może zostać przyznane, co powinno się znaleźć w uzasadnieniu, etc. Proponuję z pismem przewodnim dołączyć krótką informację tego typu a szczegółowe wymogi umieścić także w intranecie.
Spływające wnioski powinny zostać dokładnie sprawdzone pod względem:
- formalnym - dział kadr (daty zatrudnienia, staż pracy);
- jakościowo - stylistycznym - zdarza się, że uzasadnienie kierowników liczy 2 zdania.

Wszystkie wnioski wychodzące ze szpitala powinny być staranne i mieć jednolitą formę graficzną i stylistyczną. To zadanie komitetu i kadr. Warto, by ostatecznej liście "nominowanych" przyjrzała się dyrekcja, której zadaniem jest wytypowanie kierowników (sami się nie zgłoszą...) oraz osób, które zgłasza dyrekcja. Pamiętajmy wtedy np. o emerytowanych pracownikach, którzy nadal pracują - jest to dla nich ogromna radość. Proces zgłaszania jest bardzo istotny i powinniśmy się nad nim skupić - warto się pochylić nad listą wcześniej odznaczonych (takie informacje zazwyczaj są w kadrach), bo zdarzają się sytuacje, że np. profesor lider naszego szpitala nie ma żadnego odznaczenia, ponieważ przy poprzednim jubileuszu "jakoś wyleciało komuś z głowy". Z praktyki - przygotowanie porządnych uzasadnień i wniosków powinno zająć 2 - 2,5 miesiąca. To, jakiej jakości są wnioski w takich istotnych kwestiach świadczy o naszym szpitalu. Przygotowując je pamiętajmy o tym, co powinno się w takim uzasadnieniu znaleźć - zawsze jest to określone w stosownych dokumentach. Satysfakcja jest spora, gdy odznaczenia zostają przyznane wszystkim zgłoszonym osobom. Rekomenduję model, w którym osoba zgłoszona dowiaduje się o tym fakcie w momencie, gdy odznaczenie zostało przyznane - nie chodzi mi o moment uroczystej dekoracji, lecz o oficjalne pismo w wymienieniem nazwisk. Gdy otrzymujemy listę np. z Ministerstwa Zdrowia z osobami odznaczonymi, warto wtedy każdą z osób poinformować o tym wyróżnieniu w formie osobistego listu od dyrekcji i zaproszenia na uroczystą dekorację.
Polecam także zorganizowanie uroczystości wewnątrz szpitala i przygotowanie nagród wewnętrznych pracownikom, którzy z jakichś powodów nie otrzymali wyróżnienia a pracują np. nieprzerwanie 25 lat (a świętujemy 25-lecie właśnie). Zadbajmy także o uroczystą oprawę.
(...)

Nazarko-Ludwiczak Ewelina