Czy jednostka samorządu terytorialnego (urząd) może dokonywać zwrotu wydatków budżetowych w ramach roku obrotowego?
Jesteśmy samorządową jednostką budżetową, która otrzymuje faktury za czynsz. Po kilku miesiącach firma wystawiająca faktury obciążeniowe przekazuje nam faktury korekty (in minus) z tytułu prawidłowego rozliczenia mediów.
Czy możemy, na podstawie faktur korekt, dokonać zmniejszenia wydatków, czy powinniśmy przyjąć zwrot na dochody?
Odpowiedź
Samorządowe jednostki budżetowe mają swobodę w wyborze ewidencjonowania korekt dokumentujących zmniejszenie kosztów o jakich mowa w pytaniu. Zasady ewidencjonowania faktur korygujących przyjęte przez jednostkę mogą więc wprost być oparte na zasadach obowiązujących państwowe jednostki budżetowe (zwrot w danym roku na pomniejszenie wydatków) lub przyjąć jednolitą zasadę, w myśl której kwoty korekt kosztów zwiększać będą dochody w dacie ich uzyskania.
Oznacza to, iż zwrot poniesionych wydatków (kosztów) w bieżącym roku sprawozdawczym można księgować na zmniejszenie (wydatków) kosztów lub zaliczać do dochodów, ale przyjętą do stosowania zasadę ewidencji księgowej należy ująć w polityce rachunkowości jednostki, którą ustala kierownik jednostki.
Uzasadnienie
Zasady prowadzonej ewidencji księgowej w danej jednostce ustala kierownik jednostki w zasadach (polityce) rachunkowości. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w tym dokumencie określić zasadę, iż zwrot wydatków w bieżącym roku sprawozdawczym ewidencjonuje się na zmniejszenie kosztów wraz z dodatkowym zapisem technicznym dla zachowania czystości obrotów na koncie 400 Koszty według rodzajów.
W załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.) określono, iż konto 400 Koszty według rodzajów przeznaczone jest do ewidencji kosztów prostych według rodzaju. Na stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma - ich zmniejszenia. Do tego konta należy obowiązkowo prowadzić ewidencję analityczną według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości. W przypadku zwrotów wydatków danego roku budżetowego zapisy muszą być korygowane przy zastosowaniu tzw. zapisu technicznego (minusowego) po obydwu stronach konta.
Tezę to potwierdza rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 z późn. zm.). Zgodnie z § 19 zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym państwowe jednostki budżetowe przyjmują na rachunki bieżące wydatków i zmniejszają wykonanie wydatków w tym roku budżetowym. Natomiast uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych są przyjmowane na rachunki bieżące dochodów i podlegają odprowadzeniu na dochody budżetu państwa, w terminach określonych odrębnymi przepisami. To rozwiązanie, obowiązujące w stosunku do państwowych jednostek budżetowych, może być stosowane (po wprowadzeniu odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości) także w samorządowych jednostkach budżetowych. Możliwość zastosowania takiego rozwiązania oznacza, iż jednostka może w polityce rachunkowości przyjąć inne rozwiązanie polegające na kwalifikowaniu korekt wydatków (kosztów) do przychodów budżetowych standardowo do pozostałych przychodów operacyjnych.
Jesteśmy samorządową jednostką budżetową, która otrzymuje faktury za czynsz. Po kilku miesiącach firma wystawiająca faktury obciążeniowe przekazuje nam faktury korekty (in minus) z tytułu prawidłowego rozliczenia mediów.
Czy możemy, na podstawie faktur korekt, dokonać zmniejszenia wydatków, czy powinniśmy przyjąć zwrot na dochody?
Odpowiedź
Samorządowe jednostki budżetowe mają swobodę w wyborze ewidencjonowania korekt dokumentujących zmniejszenie kosztów o jakich mowa w pytaniu. Zasady ewidencjonowania faktur korygujących przyjęte przez jednostkę mogą więc wprost być oparte na zasadach obowiązujących państwowe jednostki budżetowe (zwrot w danym roku na pomniejszenie wydatków) lub przyjąć jednolitą zasadę, w myśl której kwoty korekt kosztów zwiększać będą dochody w dacie ich uzyskania.
Oznacza to, iż zwrot poniesionych wydatków (kosztów) w bieżącym roku sprawozdawczym można księgować na zmniejszenie (wydatków) kosztów lub zaliczać do dochodów, ale przyjętą do stosowania zasadę ewidencji księgowej należy ująć w polityce rachunkowości jednostki, którą ustala kierownik jednostki.
Uzasadnienie
Zasady prowadzonej ewidencji księgowej w danej jednostce ustala kierownik jednostki w zasadach (polityce) rachunkowości. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w tym dokumencie określić zasadę, iż zwrot wydatków w bieżącym roku sprawozdawczym ewidencjonuje się na zmniejszenie kosztów wraz z dodatkowym zapisem technicznym dla zachowania czystości obrotów na koncie 400 Koszty według rodzajów.
W załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.) określono, iż konto 400 Koszty według rodzajów przeznaczone jest do ewidencji kosztów prostych według rodzaju. Na stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma - ich zmniejszenia. Do tego konta należy obowiązkowo prowadzić ewidencję analityczną według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości. W przypadku zwrotów wydatków danego roku budżetowego zapisy muszą być korygowane przy zastosowaniu tzw. zapisu technicznego (minusowego) po obydwu stronach konta.
Tezę to potwierdza rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 z późn. zm.). Zgodnie z § 19 zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym państwowe jednostki budżetowe przyjmują na rachunki bieżące wydatków i zmniejszają wykonanie wydatków w tym roku budżetowym. Natomiast uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych są przyjmowane na rachunki bieżące dochodów i podlegają odprowadzeniu na dochody budżetu państwa, w terminach określonych odrębnymi przepisami. To rozwiązanie, obowiązujące w stosunku do państwowych jednostek budżetowych, może być stosowane (po wprowadzeniu odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości) także w samorządowych jednostkach budżetowych. Możliwość zastosowania takiego rozwiązania oznacza, iż jednostka może w polityce rachunkowości przyjąć inne rozwiązanie polegające na kwalifikowaniu korekt wydatków (kosztów) do przychodów budżetowych standardowo do pozostałych przychodów operacyjnych.