Zobowiązanie podmiotu udostępniającego swoje zasoby winno być załączone do oferty w formie oryginału. Zgodnie z brzmieniem przepisu § 7 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane dalej rozporządzenie (Dz. U. poz. 231), wykonawca ma prawo składać dokumenty w nim wymienione w dwóch dopuszczalnych formach. Pierwsza z nich to oryginał, a druga to kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem.

Podmiot trzeci może cofnąć zobowiązanie o udostępnieniu zasobów >>>

Zgodnie z powyższym, wykonawcy mogą więc składać dokumenty na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz na potwierdzenie spełniania przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego w dwóch ww. formach. Inna zasada dotyczy natomiast dokumentów niewymienionych wprost w rozporządzeniu, albowiem tutaj zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907) dalej p.z.p.

Przepis art. 26 ust. 2b p.z.p określa w sposób bezpośredni formę, w jakiej wykonawca winien złożyć zobowiązanie potwierdzające dysponowanie zasobami innego podmiotu. Aby skutecznie udowodnić zamawiającemu, prawidłowość powoływania się na te zasoby, wykonawca musi przedstawić "pisemne zobowiązanie", a nie jego kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem. Ta forma nie jest dopuszczalna zgodnie z ww. podstawą prawną. Skoro zobowiązanie wykonawca winien przedłożyć w formie pisemnej, to dla zdefiniowania tej formy zastosowanie będą miały przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121) dalej k.c. Formę pisemną zgodnie z art. 78 § 1 k.c. zachowuje się poprzez złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Podmiot trzeci odpowie, jeśli mimo zobowiązania nie udostępnił zasobów >>>

Powyższe stanowisko poparte jest także linią orzeczniczą. W jednym z wyroków KIO stanęło na stanowisku, iż możliwość składania kopii dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem odnosi się wyłącznie do dokumentów składanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu i tylko w tym rozporządzeniu wskazanych. Nie można § 7 ust. 1 rozporządzenia przenosić odpowiednio do formy zobowiązania podmiotu trzeciego (por. KIO/UZP 922/10).

Dowodem dysponowania zasobami innych podmiotów jest więc prawidłowo złożone zobowiązanie, które winno przybrać formę pisemną. Dopuszczalna jest więc wyłącznie wersja oryginalna zobowiązania, natomiast kopia tego dokumentu potwierdzona za zgodność z oryginałem nie spełni wymagań ustawowych.