Zgromadzone w bazach oświatowych dane powinny być sprawdzane pod względem kompletności
Co oznacza sprawdzenie kompletności, poprawności i zgodności ze stanem faktycznym danych gromadzonych przez szkoły i placówki prowadzące bazy danych oświatowych przez pracowników JST, zgodnie z przepisem art. 111 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. Nr 139, poz. 814 z późn. zm.) dalej u.s.i.o.
Jakie dokumenty powinien sprawdzić pracownik i czy podmioty zobowiązane są do przedstawienia również wersji papierowych czy tylko dyskietki z prowadzonymi przez placówki danymi?
Odpowiedź
Przepis art. 111 u.s.i.o., na podmioty prowadzące bazy danych oświatowych nałożony został obowiązek sprawdzenia kompletności, poprawności i zgodności ze stanem faktycznym danych gromadzonych przez nie w bazach danych oświatowych. Obowiązek dokonania sprawdzeń nie dotyczy danych, które zostały przekazane z innych baz danych oświatowych.
Pojęcia kompletności, poprawności i zgodności ze stanem faktycznym należy rozumieć w ich potocznym znaczeniu. A zatem sprawdzeniu powinno podlegać, czy w bazie danych zawarte zostały wszystkie wymagane dane, czy wprowadzone dane zgodne są z istniejącym stanem rzeczywistym oraz czy wprowadzone dane nie zawierają błędów.
Jednostka samorządu terytorialnego obowiązana jest ponadto do sprawdzenia:
a) kompletności danych przekazywanych im z innych baz danych oświatowych (tzn. sprawdzenia, czy w przekazanej bazie danych zawarte zostały wszystkie wymagane dane) oraz czy wszystkie podmioty obowiązane do tego przekazały dane oświatowe;
b) poprawności danych przekazywanych im z innych baz danych oświatowych z danymi uzyskanymi w ramach nadzoru sprawowanego przez te podmioty, tzn. czy dane przekazane z innych baz danych zgodne są z danymi posiadanymi przez jednostkę samorządu terytorialnego, uzyskanymi w ramach sprawowania nadzoru.
Zgodnie z art. 110 ust. 4 u.s.i.o. szkoły przekazują dane zarówno w formie dokumentu elektronicznego, jak też w formie zestawienia zbiorczego potwierdzonego podpisem dyrektora szkoły. Sprawdzeniu powinny podlegać obie formy dokumentu.
