Kwestia opisywania faktur przez zamawiającego nie jest regulowana przez ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907) dalej p.z.p. Zasady opisywania faktur w jednostkach sektora finansów publicznych wynikają z różnego rodzaju regulaminów wewnętrznych. Zatem sposób opisywania faktur może być różny w zależności od danej jednostki organizacyjnej i przyjętego w niej regulaminu.

Elektroniczne faktury ułatwią międzynarodowe zamówienia publiczne >>>

Jednakże, żaden z przepisów prawa powszechnie obowiązującego nie określa szczegółowych zasad opisywania faktur w kontekście zamówień publicznych. Uzasadnieniem dla takiego działania może być potrzeba uporządkowania dokumentacji. Niemniej jednak jeśli umowa została zawarta w trybie p.z.p. to musi przybrać ona formę pisemną pod rygorem nieważności (art. 139 ust. 2 p.z.p.). Zatem faktury wystawione w celu rozliczenia takiej umowy, w celu ich przyporządkowania mogą zostać oznaczone w sposób identyfikujący umowę (np. numer umowy) – co z kolei prowadzi do informacji w jaki sposób została zawarta.

Jeśli chodzi o umowy, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, również w tym przypadku zazwyczaj umowa przybiera formę pisemną, co pozwala na opisanie faktury w sposób określony powyżej. W przypadku braku pisemnej umowy to wartość faktury wskazywać będzie na sposób zawarcia umowy.

UE wprowadza e-faktury w zamówieniach publicznych >>>

Najczęściej jednak sposób opisywania faktur wynika z różnego rodzaju regulaminów wewnętrznych określających zasady obiegu, rejestracji i archiwizacji dokumentów w jednostce. Z takich regulaminów niekiedy wynika szczególny sposób oznaczenia faktur np. poprzez wskazanie, czy wydatek podlegał zasadom wynikających z p.z.p. W takim przypadku również sposób oznaczenia powinien wynikać z regulaminu.

W braku szczególnych regulacji co do sposobu oznaczenia (przy nałożeniu obowiązku takiego działania) dopuszczalne jest każde oznaczenie, jednoznacznie wskazujące, że umowa została zawarta np. w trybie przetargu nieograniczonego (art. 39 p.z.p.) albo bez zastosowania przepisów p.z.p. ze względu na kwotę (art. 4 pkt 8 p.z.p.) lub z zastosowaniem innego wyłączenia. Na uwagę zasługuje jednak fakt, że przyjęcie tak restrykcyjnej metody oznaczania faktur powoduje, że np. każdą umowę o pracę należy oznaczyć (art. 4 pkt 4 p.z.p.) itd. w kontekście p.z.p. nie ma bowiem różnicy pomiędzy wyłączeniem z uwagi na kwotę, a każdym innym rodzajem wyłączenia stosowania przepisów p.z.p.