Zamawiający ogłosił przetarg nieograniczony i podpisał umowę w lipcu 2009 r. na zakup i dostawę sprzętu komputerowego. Część pieniędzy przeznaczonych na to postępowanie pochodziła z Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobami Geodezyjnymi i Kartograficznymi (Dz. 710 Rozdział 71030 - kwota przekraczała 14.000 euro).

Po podpisaniu umowy z Wykonawcą Zamawiający otrzymał środki finansowe z dotacji budżetu Skarbu Państwa (Dz. 700 Rozdział 700 05) do wykorzystania do końca tego roku.

Zamawiający planuje wydać te środki na zakup sprzętu komputerowego z tego właśnie działu, jest to kwota 8400 zł brutto.

Czy można dokonać zakupu sprzętu komputerowego na podstawie art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych , czy należy przeprowadzać procedurę przetargową?

Odpowiedź

Wszystko zależy, od tego czy w momencie udzielania pierwszego zamówienia, było wiadomo, że za jakiś czas zajdzie potrzeba udzielenia kolejnego zamówienia na ten sam przedmiot zamówienia. Jeśli postępowanie o zamówienie publiczne na określony przedmiot zamówienia zostało przygotowane i przeprowadzone, po czym wystąpiły okoliczności powodujące, konieczność udzielenia następnego zamówienia na ten sam przedmiot, (bo np. zamawiający otrzymał dodatkowe niezaplanowane środki finansowe), wartość nowego zamówienia należy oszacować odrębnie, niezależnie od wartości ustalonej dla pierwszego zamówienia i udzielić to zamówienie zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych , jakie dla tej wartości należy stosować. Jeśli wartość tego zamówienia nie przekroczy równowartości 14.000 euro, nie ma obowiązku przy jego udzieleniu stosować Prawa zamówień publicznych .

Uzasadnienie

Wartość szacunkową zamówienia ustala się zgodnie z art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych . Zgodnie z tym przepisem, podstawą ustalenia wartości szacunkowej zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego, z należytą starannością. Przy ustalaniu wartości szacunkowej należy wziąć, pod uwagę wszystkie elementy, jakie wpływają na cenę, jaką spodziewa się zapłacić za wykonanie umowy w sprawie zamówienia publicznego, z wyłączeniem podatku od towarów i usług.

Szacując wartość zamówienia bierze się pod uwagę wartość tych świadczeń, które Zamawiający jest w stanie obiektywnie (przy dochowaniu należytej staranności) przewidzieć, w ramach całego okresu, na jaki planuje udzielić danego zamówienia, a także swoich potrzeb i możliwości. A więc w przypadku, kiedy nastąpią okoliczności nieprzewidziane, nieplanowane i wystąpi konieczność udzielenia zamówienia nieprzewidzianego, niezaplanowanego, to należy potraktować je, jako zamówienie odrębne, a nie część zamówienia udzielonego wcześniej. Wartość dla tego zamówienia (nieprzewidzianego, nieplanowanego) należy ustalić odrębnie w oderwaniu do wartości zamówienia poprzedniego. Jeśli więc Zamawiający przygotował postępowanie na określony przedmiot zamówienia i następnie udzielił tego zamówienia, po czym wystąpiły okoliczności powodujące, konieczność udzielenia następnego zamówienia na ten sam przedmiot, wartość tego zamówienia należy oszacować odrębnie, niezależnie od wartości ustalonej dla pierwszego zamówienia. Ta zasada wynika z faktu, że niemożność przewidzenia określonego zamówienia jest równoznaczna z niemożliwością jego zaplanowania, a tym samym oszacowania i udzielenia łącznie z innymi takimi samymi zamówieniami.

Takie działanie polegające na szacowaniu odrębnie wartości zamówień, których konieczność udzielenia pojawia się w sposób nieprzewidywalny, niezaplanowany, nie powinno narazić na zarzut naruszenia zakazu dzielenia zamówienia publicznego w celu uniknięcia stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych (art. 32 ust. 2 Prawa zamówień publicznych ). Oczywiście pod warunkiem, że pomimo dochowania należytej staranności nie można było przewidzieć tej konieczności. W ten sposób, bowiem postępuje się w tylko z uzasadnionych, obiektywnych przyczyn. Wartość takich zamówień ustala się odpowiednio do ich zakresu i nie sumuje się ich z wartością zamówień już udzielonych, i udziela się tych zamówień zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych , jakie dla tej wartości należy stosować. Jeśli wartość tego zamówienia nie przekroczy równowartości 14.000 euro, nie ma więc obowiązku przy jego udzieleniu stosować ustawy Prawa zamówień publicznych .

Jeśli jednak zamawiający jest w stanie przewidzieć zamówienia na ten sam przedmiot, bowiem np. w tym samym czasie otrzymano granty (dodatkowe dofinansowanie), to należałoby zsumować wartość tych zamówień. Nie znaczy to jednak, że należy zawsze udzielić zamówienia na ten sam przedmiot w jednej procedurze. Być może potrzeba udzielenia określonych części zamówienia obejmująca ten sam przedmiot wystąpi w różnym czasie (np. w różnym czasie wystąpi potrzeba zakupu sprzętu komputerowego). W takim wypadku można zamówienie podzielić na różne procedury, jednak zgodnie z art. 32 ust. 4 Prawa zamówień publicznych wartością każdego zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części.

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.)