Zgodnie z art. 35 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki; załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, w postępowaniu odwoławczym zaś – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania (art. 35 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego ). O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy, a ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu (art. 36 § 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego ). Należy podkreślić, że omawiane przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego mają również zastosowanie w ponownym postępowaniu, jakie toczy się przed organem I instancji po uchyleniu decyzji czy postanowienia w trybie postępowania odwoławczego/zażaleniowego.

Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie określają, jak długi powinien być „nowy termin załatwienia sprawy” wyznaczany na podstawie art. 36 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego Uwzględniając jednakże, iż Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje terminy dzienne, tygodniowe i miesięczne (zob. art. 57 § 1–3 Kodeksu postępowania administracyjnego ), należałoby przyjąć, że nowy termin załatwienia sprawy powinien być oznaczony w dniach, tygodniach, miesiącach. Tylko wtedy, gdy pewien przedział czasu zostanie określony precyzyjnie poprzez wskazanie momentu jego początku lub przynajmniej końca (np. „sprawa powinna zostać załatwiona do dnia 15 marca bieżącego roku”), można mówić o określeniu terminu. Za wadliwe należałoby uznać wskazanie terminu załatwienia sprawy jako np. „dwóch miesięcy od dnia zgromadzenia całości materiału dowodowego” (wyrok WSA z dnia 27 czerwca 2006 r., I SAB/Wa 219/05, LEX nr 219343) czy odwołania się do pewnego okresu po wejściu w życie aktów wykonawczych do ustawy (wyrok NSA z dnia 22 grudnia 2000 r., III SAB 75/00, LEX nr 48005).

Kodeks postępowania administracyjnego nie rozstrzyga także kwestii formy, w jakiej powinno nastąpić wyznaczenie dodatkowego terminu załatwienia sprawy. W art. 36 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego wskazano jedynie, że właściwy organ administracji publicznej prowadzący postępowanie powinien zawiadomić strony o każdym niezałatwieniu sprawy w terminie, podając przyczyny niedochowania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Nie ma przeszkód, by wszystkie te działania zostały dokonane w ramach jednej czynności procesowej, której należałoby nadać formę postanowienia. Niewątpliwe niedochowanie terminu i jednoczesne wyznaczenie nowego stanowią kwestię wynikającą w toku postępowania, co przemawia za zachowaniem takiej właśnie formy porcjowej (zob. art. 123 Kodeksu postępowania administracyjnego ). Postanowienie o wyznaczeniu dodatkowego terminu załatwienia sprawy powinno zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę jego wydania, oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu, powołanie podstawy prawnej (art. 36 § 1 w zw. z art. 123 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego ), rozstrzygnięcie (np. „z uwagi na niedochowanie terminu załatwienia sprawy wynikające z art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego wyznaczyć dodatkowy termin załatwienia sprawy do dnia …”) oraz pouczenie, że na takie postanowienie nie służy zażalenie. Zgodnie z art. 141 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego na wydane w toku postępowania postanowienia zażalenie przysługuje tylko wtedy, gdy kodeks tak stanowi. Ponieważ kodeks nie przewiduje w tej sytuacji zażalenia, wykluczona jest także możliwość uruchomienia w stosunku do tego postanowienia trybów nadzwyczajnych (wznowienia postępowania czy stwierdzenia nieważności).

Mimo że wykładnia art. 124 § 2 oraz art. 125 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego przemawiałaby za brakiem konieczności sporządzania uzasadnienia i możliwością niedoręczania takiego postanowienia, ze względu na jego znaczenie dla strony oraz zasadę pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa (art. 8 Kodeksu postępowania administracyjnego ) należałoby przyjąć, że postanowienie o wyznaczeniu dodatkowego terminu załatwienia sprawy powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne oraz zostać doręczone stronom.

W zakresie skutków procesowych, jakie wywołuje wyznaczenie dodatkowego terminu załatwienia sprawy, należy wskazać przede wszystkim na związanie organu prowadzącego postępowanie wyznaczonym terminem. Związanie to oznacza, że nie jest możliwe rozstrzygnięcie sprawy i wydanie decyzji przed wyznaczonym terminem. W takiej bowiem sytuacji strona ma prawo uznać, że do upływu wyznaczonego terminu może gromadzić i przedstawiać dokumenty i wnioski dowodowe. Wydanie decyzji przed upływem dodatkowego terminu załatwienia sprawy stanowiłoby rażące naruszenie przepisów procesowych. Tym bardziej, gdyby rozstrzygnięcie sprawy nastąpiło bez umożliwienia stronie wypowiedzenie się co do zebranego w sprawie materiału dowodowego (zob. art. 10 Kodeksu postępowania administracyjnego ) i poinformowania jej o zamiarze zakończenia postępowania.

Przydatne materiały:

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)

Terminy załatwiania spraw w administracyjnym postępowaniu ogólnym