Jedynym ze sposobów przekonania się, że nasz system teleinformatyczny, w którym są lub będą prowadzone sprawy, spełnia wszystkie wymogi zarówno prawne, jak i wymogi użytkowników, można wykonać test, pracując nadal w systemie tradycyjnym jako systemie podstawowym. Należy wybrać symbol lub kilka symboli z JRWA, z którymi w pierwszej kolejności planujemy przejść na EZD, a następnie prowadzić go w systemie tradycyjnym oraz w systemie elektronicznym – podwójnie, oczywiście tylko czasowo. Możemy bowiem skanować pisma w punkcie kancelaryjnym, dekretować je w systemie, następnie nanosić na pismo dekretację zastępczą, zakładać sprawy, przygotowywać odpowiedzi i wysyłać je do akceptacji w systemie, po zaakceptowaniu w systemie wydrukować i przekazać do podpisu. Takie czasowe działanie pozwoli na wyeliminowanie błędów zarówno w systemie, jak i w sposobie postępowania samych pracowników – zmiana mentalności, podejścia.
Wykonany test pozwoli również na przygotowanie organizacyjne podmiotu, przygotowanie odpowiednich regulacji wewnętrznych określających obiegi dokumentów wewnątrz podmiotu. Postępowanie takie wydaje się uzasadnione, pomimo że czasowo może bardziej obciążyć pracowników. Jest to tym bardziej wskazane chociażby ze względu na brak możliwości ponownego wskazania przez kierownika jednostki systemu tradycyjnego po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego. Należy podkreślić, że jest to najczęstszy powód wskazywany jako bariera przy podejmowaniu decyzji o przejściu na system EZD. Opisane przykładowe działanie można nazwać systemem „małych kroków” przechodzenia na system EZD.
Więcej na ten temat znajdziesz w książce „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych”, red. nauk. Grażyna Szpor.
