Zgodnie z przyjętymi regulacjami, w tym nowelizacją Prawa zamówień publicznych z 22 czerwca 2016 r., już od 18 kwietnia do udziału w zamówieniu publicznym konieczne będzie przesyłanie co najmniej jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ), (a zdaniem niektórych ekspertów także innych oświadczeń), podpisanego elektronicznym podpisem z kwalifikowanym certyfikatem. Mimo iż do 18 października 2018 r. będzie można złożyć oferty w formie „papierowej”, prowadzenie dużych postępowań bez specjalnego oprogramowania nie będzie możliwe. Od 18 października 2018 r. konieczna będzie pełna elektroniczna komunikacja, bez możliwości korzystania z tradycyjnych, używanych do tej pory form.

Pełna elektronizacja zamówień publicznych

Choć pojawiający się w dyrektywach 2014/24/UE i 2014/25/UE zapis o elektronizacji wygląda niepozornie, to wprowadza on moim zdaniem największą rewolucję w zamówieniach publicznych od 2004 r., kiedy to ustawa ta została uchwalona. Zaniedbania w tym obszarze mogą być katastrofalne w skutkach, zarówno dla podmiotów zamawiających, jak i wykonawców.

Polskie samorządy nie przygotowane na kwietniową rewolucję

Eksperci wskazują, że pomimo zbliżającego się terminu wejścia w życie zmian związanych z procedurą udzielania zamówień publicznych istnieje duże ryzyko, że polskie samorządy nie będą gotowe do ich wdrożenia. Zwracają uwagę, że ustawodawca w przepisie art. 10a ust. 1 i 5 ustawy Pzp wymaga, aby oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym JEDZ, pod rygorem nieważności sporządzano w postaci elektronicznej i opatrywano kwalifikowanym podpisem elektronicznym (wymagana forma elektroniczna w rozumieniu art. 78 ust. 1 kc.), a także przesyłano za pomocą środka komunikacji elektronicznej. Wymaga to przygotowania odpowiedniej infrastruktury IT (oprogramowania), co jest procesem czasochłonnym.


Zamówienia publiczne - nowe zasady >>

Firmy też muszą się przygotować

Przedsiębiorcy, czyli główni zainteresowani udziałem w procesie zamówień publicznych, powinni jak najszybciej rozpocząć przygotowania do planowanych zmian. Pomimo wielu akcji informacyjnych, wciąż nie wszyscy z nich dysponują podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem. Zamawiającym brakuje jeszcze odpowiedniej infrastruktury i mam wrażenie, że wszystkie strony czekają na ratunek ze strony administracji rządowej. Ministerstwo Cyfryzacji nie przyjdzie jednak z odsieczą. Obecnie prowadzi postępowanie, w którym zostanie wyłoniony wykonawca Platformy e-Zamówienia, będącej Centralnym Repozytorium Danych, nie zapewniającym obsługi procesu elektronicznej komunikacji między zamawiającymi a wykonawcami, a jedynie podwyższającym bezpieczeństwo procesu przechowywania ofert i wniosków od momentu ich złożenia do otwarcia.

Jesienią kolejne wyzwania

Regulacje zawarte w nowelizacji Prawa zamówień publicznych stanowią, że po 18 października 2018 r. przed wykonawcami stoją kolejne wyzwania: wszelkie dokumenty, w tym oferty, wnioski i oświadczenia będą musiały być w formie elektronicznej.  Z kolei wadium będzie można wnosić tylko w formie pieniężnej lub w formie elektronicznej. Jak wskazują eksperci zaistnieje potrzeba uzyskania gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych z cyfrowymi podpisami kwalifikowanymi osób reprezentujących te podmioty.

Zbliżający się moment wejścia w życie nowych przepisów - a zwłaszcza konieczność elektronicznego przesyłania JEDZ i elektronicznej archiwizacji tych oświadczeń, wymaga niezwłocznego rozpoczęcia przygotowań instytucji poprzez zaopatrzenie instytucji w środek komunikacji elektronicznej. Nieprzygotowanie w tym zakresie spowoduje paraliż zamówień publicznych ze względu brak możliwości przyjmowania JEDZ w formie elektronicznej.

Autorka: Anna Serpina-Forkasiewicz, prezes Zarządu PortalPZP
 

O elektronizacji zamówień publicznych przeczytaj także w programie LEX w komentarzu praktycznym "Elektronizacja zamówień publicznych”.