W trosce o jakość pracy urzędu blokuje się pracownikom dostęp do stron internetowych nie związanych z realizowanymi zadaniami bądź też monitoruje się aktywność urzędników w przestrzeni wirtualnej, co wynika także z konieczności zapewnienia bezpieczeństwa przekazu informacji. Takie formy kontroli są uwarunkowane specyfiką zadań administracyjnych. Powinny mieć jawny charakter i być uwzględnione w regulaminie pracy.

Kontrola to ważna funkcja zarządzania, Obejmuje działanie polegające na nadzorowaniu i korygowaniu pewnych stanów oraz regulowaniu procesów. Ma na celu zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu i jego ciągłe doskonalenie. Pozwala porównać aktualny stan rzeczy z tym zaplanowanym i oczekiwanym, wychwycić i zanalizować odchylenia, by w efekcie podjąć działania korygujące.

Kontrola pracowników pełni:
• funkcję informacyjną – dostarcza informacji na temat stopnia realizacji zadań, osiąganych przez pracownika efektów lub generowanych przez niego nieprawidłowości, pozwala ocenić stan wiedzy pracownika oraz poziom jego zaangażowania w realizację zadań;
• funkcję profilaktyczną – pozwala unikać nieprawidłowości;
• funkcję korygującą – umożliwia skorygowanie popełnianych przez pracownika błędów;
• funkcję instruktażową – wskazuje, jak zlikwidować nieprawidłowości, jak wprowadzić nowe rozwiązania;
• funkcję kreatywną – skłania pracowników do osiągania lepszych efektów i poszukiwania doskonalszych sposobów realizacji zadań;
• funkcję pobudzającą – wywołuje pożądane zmiany w zachowaniach pracowników przy założeniu, że kontrola jest prowadzona w sposób prawidłowy.

Kontrola może mieć charakter wewnętrzny lub zewnętrzny. Urzędy, doskonalące swoje funkcjonowanie poprzez wdrożone systemy zapewniania jakości, stosują obydwie formy kontroli. Kontrolę zewnętrzną pracowników przeprowadzają audytorzy oraz klienci, systemowe zarządzanie jakością wymaga bowiem regularnego monitorowania satysfakcji klienta i jego oczekiwań.

Kontrola funkcji personalnej o charakterze wewnętrznym uwzględnia m.in. opracowanie planów kadrowych mających na celu poprawę metod pracy i efektywności zarządzania zasobami ludzkimi. Przeprowadza się ją w oparciu o regulamin pracy, obowiązujące procedury oraz zewnętrzne akty normatywne (ustawy, rozporządzenia). Kontrola powinna mieć charakter jawny. O jej formach pracownik winien być poinformowany, co już na wstępie pozwala wyeliminować jego niewłaściwe zachowania.@page_break@

Spośród 166 badanych urzędów gmin, miast, starostw i urzędów marszałkowskich, które posiadają certyfikat ISO, a więc stanowią forpocztę działań projakościowych w polskiej administracji, właściwy dobór kadr kontrolowany jest regularnie w 100 jednostkach. W kolejnych 25 urzędach stwierdzono, iż taka kontrola jest potrzebna, choć aktualnie się jej w urzędzie nie prowadzi. Najczęściej stosowaną metodą kontroli funkcji personalnej jest nadzór bieżący – wskazało go 147 urzędów oraz kontrola końcowa wyników – 83 urzędy. Stosunkowo rzadko przeprowadza się bilans społeczny organizacji, mający na celu zestawienie podstawowych elementów funkcji personalnej.

Tylko w 74 urzędach jest prowadzona analiza obciążenia pracowników pracą, pozwalająca usprawnić organizację pracy i właściwie przydzielić zadania. Jest to o tyle ważne, iż poziom obciążenia pracowników zadaniami powinien mieć wpływ na oceny pracownicze i wysokość wynagrodzenia. Wszelkie nieprawidłowości dotyczące organizacji pracy są bardzo szybko diagnozowane przez urzędników i działają na nich demotywująco.

Najbardziej upowszechnioną metodą monitorowania pracownika jest regularna kontrola czasu pracy z uwzględnieniem wejścia do urzędu i wyjścia. Stosuje się ją w 120 urzędach objętych badaniem. Kontrola czasu pracy wynika ze specyfiki funkcjonowania urzędu. Na wielu stanowiskach, szczególnie tych związanych z bezpośrednią obsługą klientów, wymagana jest bowiem ciągła obecność pracownika. Stosunkowo często kontrolowane są też efekty pracy pracownika, przy uwzględnieniu samokontroli niezbędnej w czasie realizacji zadania, taka metoda monitorowania jest praktykowana w 106 urzędach.

W trosce o właściwe wykorzystanie czasu pracy prawie 46% badanych urzędów blokuje pracownikom dostęp do aplikacji nie związanych z pracą. Ponadto, 36% urzędów stosuje specjalne oprogramowania monitorujące, blokady i kontrolę stron internetowych oraz rozmów telefonicznych, gdy zachodzi taka konieczność, a więc istnieje podejrzenie, że pracownik czas pracy wykorzystuje w innych celach.

Stosowane formy kontroli powinny być zasadne, racjonalne i adekwatne do sytuacji, nie mogą naruszać godności i dóbr osobistych pracowników (art. 111 Kodeksu pracy).

Przydatne materiały
I. Seredocha, Wpływ ISO na zarządzanie zasobami ludzkimi w administracji samorządowej, CeDeWu, Warszawa 2015