Plan działania pomaga efektywnie zarządzać jednostką

Plan działania jednostki to jedno z kluczowych ogniw efektywnej kontroli zarządczej. Jest potrzebny niezależnie od wielkości, struktury czy formy prawnej jednostki. Czas poświęcony na jego przygotowanie, przyniesie rezultaty w trakcie realizacji celów i zamierzeń - uważa Patrycja Szulin, audytor, praktyk kontroli zarządczej oraz systemu zarządzania jakością.

Po pierwsze – wyznaczyć cel

 - W mojej ocenie najistotniejszym, choć i najbardziej oczywistym elementem planu działalności każdej jednostki jest właściwie określony i sformułowany CEL. To właściwie klucz do sukcesu: cel uszyty na miarę – to znaczy adekwatny do potrzeb i możliwości jednostki. Niewłaściwie, nieprecyzyjnie określony cel wypacza ideę planu działalności – jeżeli tak naprawdę nie wiemy dokąd zmierzamy, nie znamy właściwego kierunku, to narażamy się na błądzenie i chaos. Co więcej, wyobrażenia co do celu, który chce się osiągnąć należy skonfrontować z realnymi możliwościami – marzenia i rzeczywistość powinny się spotkać w połowie drogi, by wspólną podróż rozpocząć na ustalonych wspólnie warunkach - stwierdza Patrycja Szulin w poradniku "10 praktycznych wskazówek, jak przygotować plan działalności jednostki", opublikowanym w systemie informacji prawnej LEX Administracja. 

- Żeby właściwie oznaczyć cel, trzeba dokładnie znać swoje możliwości, szanse, ograniczenia i słabości. Zatem wyznaczenie celu powinno być poprzedzone gruntowną analizą wszystkich wymienionych czynników. Zbyt ambitny cel zwiększy gorycz porażki i zniechęci do odważnego działania, a cel oznaczony poniżej możliwości jednostki w ogóle nie przysłuży się rozwojowi i wprowadzi jednostkę w stan uśpienia i rutyny – dodaje Patrycja Szulin.

Kontrolę zarządczą realizuje praktycznie każdy urzędnik, ważne, by miał tego świadomość

Planowanie musi być SMART

Pracując nad projektem planu działalności jednostki, warto stosować zasady określone jako model SMART.

S - jak specyficzny. Plan działalności powinien być dostosowany do specyfiki jednostki, ma być adekwatny, jednoznaczny i konkretny. Nie należy projektować zadań i celów zbyt ogólnych, wieloznaczeniowych.

M - jak mierzalny. Ważne jest przygotowanie konkretnych wskaźników, które pozwolą mierzyć, monitorować i ocenić realizację planu działalności. Dzięki miernikom możliwe jest w miarę potrzeb podejmowanie odpowiednich działań.

A - jak akceptowalny. Zadania i cele ujęte w planie powinny być ambitne, ale jednocześnie możliwe do zrealizowania. Zaplanowanie zbyt ambitnych albo zbyt prostych i nieprzemyślanych zadań i celów może odnieść skutek odwrotny do zamierzonego. Zadania i cele niemożliwe do zrealizowania odbierają motywację i energię do działania, a zbyt proste - usypiają i wprowadzają w niebezpieczną rutynę, nie pozostawiając miejsca dla kreatywnego działania.

R - jak relewantny, czyli istotny. Plan powinien być tak skonstruowany, aby pracownicy jednostki mogli się z nim utożsamić.

T - jak terminowy. Wyznaczenie terminów pozwala zapanować nad realizacją planu, ale też zarządzać ryzykiem w tym obszarze i ocenić stan jego realizacji. Z kolei brak określenia terminu realizacji zadania czy osiągnięcia celu tworzy z planu działalności zbiór zdarzeń przyszłych, bliżej nieokreślonych i niepewnych.

Jak zaplanować proces projektowania planu działalności jednostki, by osiągnąć sukces? Trzeba wziąć pod uwagę czynniki, które mają ogromne znaczenia dla realizacji tego zadania:

Włączenie w proces planowania pracowników jednostki

Pracownicy są największym kapitałem i wartością każdej jednostki – odpowiednio zmotywowani, świadomi swojej roli w organizacji oraz właściwie wyszkoleni. Kontrola zarządcza podkreśla rolę pracowników. Żaden kierownik nie wykonuje przecież osobiście wszystkich zadań. To z kolei oznacza, że żaden kierownik nie byłby w stanie rozpoznać ryzyka w odniesieniu do wszystkich zadań i celów, które miałyby się znaleźć w planie działalności – do tego potrzebny jest zespół.

Kierownik, dzieląc się kompetencjami, rozdziela jednocześnie odpowiedzialność i buduje w pracownikach poczucie „mocy sprawczej”. Zaangażowanie w proces planowania osób, które o jednostce wiedzą najwięcej i będą w stanie efektywnie zarządzać ryzykiem w tym obszarze, często przesądza o powodzeniu realizacji planu.

Przygotowując plan działalności jednostki, należy znać swoje zasoby – osobowe, finansowe, organizacyjne, techniczne, środowiskowe i społeczne. Taka „inwentaryzacja” to niezbędny element dobrego przygotowania, bo pozwala zidentyfikować bazę do dalszych etapów projektowania planu.

Aby przygotować dobry plan działania, dobrze jest poznać uwarunkowania ekonomiczne, gospodarcze, społeczne. Należy znać dokumenty planowania przestrzennego, żeby dobrze ustalić zakres aktualnie planowanych przedsięwzięć. Istotna jest wiedza o strukturze demograficznej i uwarunkowaniach ekonomicznych, jak choćby poziom bezrobocia czy struktury demograficznej osób w wieku produkcyjnym.

Diagnozowanie potrzeb, oczekiwań i wymagań lokalnego środowiska jest niezbędnym elementem planowania działalności jednostki, który powinien zostać wzięty pod uwagę. Warto wysłuchać głosu mieszkańców, np. przez badanie trendów wynikających z budżetu obywatelskiego, zgłaszanych przez nich wniosków czy petycji.

Świadomość istniejących ograniczeń i pozyskanie zasobów z zewnątrz

Wynikają one choćby z konstytucyjnej zasady praworządności, która mówi, że organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa. Ograniczenia wprowadzają też m.in.  przepisy dotyczące finansów publicznych, gospodarki nieruchomościami czy zamówień publicznych.

Częstym zjawiskiem są zbyt skromne zasoby dla zrealizowania danego przedsięwzięcia. Jednak świadomość własnego kapitału i jasne określenie celu pomaga w znalezieniu możliwości uzupełnienia brakujących zasobów.

Przy projektowaniu planu działalności jednostki warto przemyśleć nawiązanie współpracy z podmiotami z zewnątrz w celu wspólnie zrealizować zamierzone przedsięwzięcie, np. zbudować drogę, schronisko dla zwierząt czy też parking.

Zbadanie dobrych praktyk i odpowiednie rozłożenie zadań w czasie

Warto adaptować sprawdzone rozwiązania dla własnych działań, choć pamiętać należy o ograniczeniach wynikających choćby z prawa własności intelektualnej. polegająca na porównywaniu procesów i praktyk stosowanych przez własne przedsiębiorstwo, ze stosowanymi w przedsiębiorstwach uważanych za najlepsze w analizowanej dziedzinie.

Każde zadanie powinno być oznaczone w czasie i ułożone w harmonogramie. Najwłaściwsze będzie działanie w zgodzie z metodą SMART. Zadania i ich etapy muszą być odpowiednio rozłożone w czasie, mieć swoich „właścicieli” i nie powinny kolidować z innymi przedsięwzięciami.

Przyporządkowanie uprawnień i odpowiedzialności konkretnym osobom

Kontrola zarządcza jest znakomitym narzędziem do efektywnego zarządzania jednostką, w tym do projektowania planu działalności. Nieodzowne jest w tym punkcie zwrócenie uwagi na kilka kluczowych standardów: struktura organizacyjna, delegowanie kompetencji, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych (podział kluczowych obowiązków).

Należy pamiętać, że samo przyporządkowanie zadań, bez jednoczesnego nadania uprawnień, niewiele usprawni. Zadaniowy, ale niemogący podejmować decyzji pracownik, będzie pełnił jedynie rolę posłańca, a w cały proces będzie zaangażowany kierownik jednostki.

Zapewnienie sprawnego przepływu informacji

Proces planowania powinien przypominać sztafetę – płynne przekazywanie informacji i zadań na zasadzie „przejmij i podaj dalej”. Informacja powinna przepływać w sposób niezakłócony – zarówno w górę, jak i w dół. Dla procesu projektowania planu działalności zarówno człowiek, jak i informacja mają kluczowe znaczenie. Zaangażowani i kompetentni pracownicy oraz sprawny obieg informacji stanowią fundament procesu projektowania planu działalności, jak i jego realizacji.

Monitorowanie

Warto tu zastosować cykl Deminga, czyli koncepcję z zakresu zarządzania, zwaną też pętlą PDCA, oznaczającą skrót od pierwszych liter angielskich słów: Plan, Do, Check, Action, czyli Zaplanuj-Wykonaj-Sprawdź(Kontroluj)-Działaj. Pętla zakłada  cykliczną realizację wyżej wymienionych etapów. Jest narzędziem, które z powodzeniem można wykorzystać w procesie projektowania i realizacji planu działalności. Usystematyzowanie działań według cyklu Deminga może skutecznie zabezpieczać przed ryzykiem. Pozwala szybko modyfikować elementy planu, które wymagają zmiany i wprowadzać adekwatne mechanizmy kontrolne (na przykład dobierać pracowników dla wsparcia danego obszaru, poszerzać lub zawężać zakres zadania, wprowadzać działania nadzorcze).

Artykuł powstał na podstawie opracowania autorstwa Patrycji Szulin, dostępnego w systemie informacji prawnej LEX Administracja: 10 praktycznych wskazówek, jak przygotować plan działalności jednostki.

Opracowanie: Hanna Hendrysiak