Zgodnie z art. 1 ust. 2 lit. d ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r., Nr. 196, poz. 1631 ze zm., dalej jako u.o.i.n.) przepisy ustawy mają zastosowanie do organów władzy publicznej, w tym jednostek samorządu terytorialnego. Tym samym samorządy mają obowiązek postępowania według zasad wyrażonych w u.o.i.n: ograniczonego dostępu (art. 3 u.o.i.n.), udostępniania informacji niejawnych wyłącznie osobom gwarantującym ich ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem (art. 20 ust. 1 pkt 1 u.o.i.n.), podporządkowania środków ochrony klauzuli informacji (art. 20 ust. 1 pkt 2 u.o.i.n.), dostosowania zakresu środków ochrony fizycznej do uwarunkowań i specyfiki danej instytucji (art. 20 ust. 1 pkt 3 u.o.i.n), kontroli wytwórcy nad sposobem ochrony informacji (art. 21 ust. 1 u.o.i.n.) oraz zakazu zaniżania bądź zawyżania klauzuli tajności (art. 21. ust 4. u.o.i.n.). Ponadto ustawa nakłada obowiązek utworzenia kancelarii tajnej będącej wyodrębnioną komórką organizacyjną, której zadaniem jest właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie dokumentów niejawnych uprawnionym osobom (art. 50 u.o.i.n.). W chwili obecnej szczegółowe warunki funkcjonowania kancelarii określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 208, poz. 1741). Z dniem 1 stycznia 2011 r. zostanie ono zastąpione przez nowe rozporządzenie Rady Ministrów, którego tekst opublikowano w Dz. U. z 2010 r., Nr 114, poz. 765 (dalej jako rozporządzenie ).

Nowe regulacje nie odbiegają w sposób znaczący od dotychczas obowiązujących. Kancelaria tajna w dalszym ciągu tworzona jest przez kierownika jednostki organizacyjnej (§ 3 ust. 1), czyli w przypadku jednostek samorządu terytorialnego: wójta, burmistrza albo prezydenta miasta w gminie, starostę w powiecie oraz marszałka województwa w województwie, będących kierownikami właściwych urzędów. Należy jednak zauważyć, że prawodawca nie zamieścił w ustawie, ani w rozporządzeniu definicji legalnej kierownika jednostki organizacyjnej. Ten sam organ na wniosek pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych wyznacza kierownika kancelarii kierującego jej pracami. Nowością jest możliwość wyznaczenia w takim samym trybie zastępcy kierownika kancelarii, który może kierować oddziałem kancelarii (§ 3 ust. 5 rozporządzenie ). Zmiana powyższa była postulowana przez jednostki organizacyjne ze względów praktycznych.

W dalszej części nowe rozporządzenie zawiera głównie powtórzenie przepisów dotychczas obowiązujących: określa szczegółowe warunki techniczne, które powinny spełniać kancelarie tajne, reguluje prowadzenie ewidencji dokumentów niejawnych oraz ich przechowywanie.

Za znaczącą należy uznać zmianę zasad ewidencjonowania dokumentów niejawnych. Zniesiono obowiązek prowadzenia dziennika korespondencyjnego oraz dziennika ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne", które zastąpiono przez dziennik ewidencji (§ 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenie ). Ponadto wprowadzono rejestr przedmiotów obejmujący nośniki danych, zarówno cyfrowe jak analogowe, na których przenoszone są informacje niejawne (§11 ust. 2 rozporządzenie ). Wszystkie ewidencje mogą być prowadzone w formie elektronicznej (§ 11 ust. 4 rozporządzenie ), przy czym gdy przetwarzane są w nich informacje niejawne, powinny być spełnione wymogi określone w rozdziale 10 u.o.i.n - Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych. Ewidencje, w których przetwarza się pozostałe informacje, powinny być jedynie rozliczane, niezaprzeczalnie, integralne oraz dostępne (§ 11 ust. 4 pkt 2 rozporządzenie ). Zgodnie z uzasadnieniem do projektu, dokonane zmiany mają za zadanie uprościć i przyspieszyć obieg dokumentów. W chwili obecnej znaczna część informacji jest powielanych w wyniku prowadzenia zbieżnych ze sobą ewidencji. Stan taki spowalnia i niepotrzebnie utrudnia pracę kancelarii, a jednocześnie w żaden sposób nie wpływa na podniesienie poziomu bezpieczeństwa informacji.

W § 6 rozporządzenie zmieniono wymogi techniczne, jakie powinny spełniać kancelarie tajne. Większość nowych zapisów precyzuje i wyjaśnia dotychczas istniejące regulacje, aczkolwiek należy zwrócić uwagę na racjonalizację stosowania metod i środków bezpieczeństwa w zależności od rodzaju przechowywanych informacji niejawnych. W nowym rozporządzeniu zliberalizowano wymogi wobec kancelarii, w których nie są przechowywane dokumenty objęte tajemnicą państwową. Intencją prawodawcy było zwolnienie m. in. jednostek samorządu terytorialnego z konieczności instalowania kosztownych środków bezpieczeństwa w przypadku, gdy dysponują one jedynie informacjami stanowiącymi tajemnicę służbową. Ponadto zastąpiono dotychczasowy wymóg zabezpieczenia okien kancelarii tajnych przed obserwacją z zewnątrz obowiązkiem zabezpieczenia wnętrza kancelarii przed podglądem z zewnątrz.

Zmiany wprowadzone przez rozporządzenie są z założenia celowe i słuszne, jednak ich wpływ na rzeczywiste funkcjonowanie urzędów może być dużo mniejszy od zakładanego. Usprawnienie i wdrożenie nowych technologii w pracy kancelarii tajnych jest wielce pożądane w erze informatyzacji administracji państwowej i samorządowej. Może jednak okazać się fiaskiem w wyniku konieczności uzyskania odpowiednich certyfikatów bezpieczeństwa, co wiąże się z dość zawiłą i kosztowną procedurą. Ponadto znaczącą rolę ma czynnik ludzki; część pracowników urzędów może być niechętna nowym - fakultatywnym – rozwiązaniom. Zastanawia też brzmienie § 18 rozporządzenie , który nakazuje dostosowanie pomieszczeń kancelarii, utworzonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, do określonych w nim wymagań w terminie 2 lat od dnia jego wejścia w życie. Obecnie istniejące kancelarie tajne zostały utworzone zgodnie z poprzednimi, bardziej rygorystycznymi wymogami. Obowiązkowe dostosowanie pomieszczeń do bardziej liberalnych przepisów wydaje się być pozbawione sensu, a ponadto będzie generowało dodatkowe koszty, przeciwnie do intencji prawodawcy. Jednym z rozwiązań tego problemu byłoby stosowanie wykładni celowościowej w interpretacji norm rozporządzenia. Pod znakiem zapytania stoi też wejście w życie nowych przepisów w dniu 1 stycznia 2011 r., jako że obecnie trwają intensywne prace legislacyjne nad nową ustawą o ochronie informacji niejawnych.


Przydatne materiały:
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 114, poz. 765)