W przetargach powyżej unijnego progu JEDZ trzeba podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesłać zamawiającemu w formie elektronicznej. W instrukcji składania JEDZ przygotowanej przez Urząd Zamówień Publicznych nie ma jednak ani słowa o pełnomocnictwach.

Kariera e-podpisu

 – Tymczasem ktoś, kto podpisuje JEDZ podpisem kwalifikowanym musi być do tego upoważniony – zauważyła Justyna Olszewska Stompel, ekspertka prawa zamówień publicznych, była naczelnik biura zamówień publicznych w Zabrzu, podczas konferencji o elektronizacji zamówień zorganizowanej przez portalpzp.pl  Patronem medialnym konferencji było wydawnictwo Wolters Kluwer. - Zgodnie z Kodeksem cywilnym jeśli do ważności czynności cywilnej wymagana jest pewna forma, to taka sama musi być stosowana do pełnomocnictw – tłumaczy ekspertka.


LEX Zamówienia Publiczne >>

Co to oznacza w praktyce? Tyle że pełnomocnictwo musi mieć również formę elektroniczną.  Zgodnie bowiem z art. 99 § 1 kodeksu cywilnego *jeżeli do ważności czynności prawnej wymagana jest forma szczególna, oświadczenie obejmujące zgodę osoby trzeciej powinno być złożone w tej samej formie.
Przeciwnicy takiego poglądu wskazują, że przepis ten odnosi się do oświadczeń woli, a pełnomocnictwo nim nie jest.

Gdy jednak w 2015 r. nowelizowano Kodeks cywilny, dodano art.61 (1). A zgodnie z nim przepisy o oświadczeniach woli stosuje się odpowiednio do innych oświadczeń. - Dlatego, choć z bólem, to jednak przychylam się do stanowiska, że elektroniczne pełnomocnictwo do podpisania JEDZ musi mieć formę elektroniczną i zostać opatrzone podpisem kwalifikowanym – mówi Justyna Olszewska Stompel.

Hasło nie do uzupełnienia

UZP w instrukcji składania JEDZ napisał, że mając na uwadze konieczność zapewnienia integralności informacji zawartych w JEDZ oraz obowiązek nieujawniania danych zawartych w JEDZ, stworzony lub wygenerowany przez wykonawcę dokument powinien zostać zaszyfrowany (opatrzony hasłem dostępowym). Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do pliku JEDZ w treści oferty/wniosku składanego w formie pisemnej. Powstaje jednak pytanie, co się stanie, gdy składający ofertę zapomni do niej dołączyć hasło lub będzie ono wadliwe? Czy zamawiający może wezwać do jego uzupełnienia?


  Elektronizacja zamówień publicznych 2018 PRZEDSPRZEDAŻ >>


- Art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych mówi o różnych dokumentach i oświadczeniach, ale nie wspomina o haśle - mówi Justyna Olszewska Stompel.- I jeśli okaże się, że komisja nie może otworzyć JEDZ, to powstaje kłopot, zarówno dla zamawiającego jak i wykonawcy. Dlatego lepiej nie zapominać o dołączeniu prawidłowego hasła do oferty – dodaje.

Anna Serpina-Forkasiewicz, prezes portalpzp.pl dodaje, że tego kłopotu nie mają podmioty korzystające z portalu e-usług SmartPZP. Zapewnia on bowiem pełną elektroniczną komunikację między zamawiającymi a wykonawcami, w tym szyfrowanie ofert wraz z JEDZ.

Urzędowy znacznik czasu

W ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający musi oznaczyć czas odbioru danych. W przygotowanych przez UZP przykładach Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) dotyczących JEDZ możemy przeczytać że wykonawca, przesyłając JEDZ, żąda potwierdzenia dostarczenia wiadomości z nim, a datą przesłania będzie potwierdzenie dostarczenia wiadomości z serwera pocztowego zamawiającego. Wykonawcy pytają jednak, co się stanie, gdy mail trafi do spamu, skrzynka jest przepełniona, zamawiający ma kłopot z serwerem. Brak potwierdzenia, czy przesłanie JEDZ nawet minutę po terminie może oznaczać eliminację z przetargu.

Zdaniem Wojciecha Września z NASK SA, spółki powołanej przez instytut badawczy Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej wysłanie i przyjęcie JEDZ zwykłą pocztą elektroniczną nie jest bezpieczne. Jego zdaniem zwykłe potwierdzenie odbioru, w przypadku np. postępowania odwoławczego, nie wystarczy. – Główny Urząd Miar udostępnia poprzez Internet bezpłatną usługę umożliwiającą synchronizację czasu w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce z niepewnością jedynie do dziesiątych części sekundy. - I warto mieć pewność, że nasz serwer i zamawiającego jest zsynchronizowany z czasem urzędowym – podkreśla Wrzesień.
Justyna Olszewska Stompel dodaje, że w postępowaniu odwoławczym powołanie się na czas urzędowy powinno mieć większą wagę niż na ten z niezsynchronizowanego serwera.

* Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu.