W aktualnie obowiązujących regulacjach nie zostało doprecyzowane, co oznacza pojęcie "drobne wydatki", na które pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje 25%. Stąd należy stwierdzić, że jest tutaj pełna dowolność. Faktycznie pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika informacji, w jaki sposób wydatkował ową część diety. Z pewnością kwota taka nie dotyczy tych wydatków, zwrot których pracownikowi przysługuje na podstawie odrębnych przepisów.
Uzasadnienie
Zgodnie z wolą ustawodawcy zapisaną w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Zasady naliczania, rozliczania i wypłacania należności za czas podróży służbowej (innych niż wynagrodzenie za pracę) wyznaczane są przez:
- przepisy wykonawcze wydane przez ministra pracy i polityki społecznej - dla pracowników zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej
- układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania albo w umowę o pracę - dla innych pracowników.
Wskazać przy tym należy, że w art. 775 § 4 k.p. ustawodawca zastrzegł, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika "budżetówki". W praktyce najczęściej jest tak, że pracodawca prywatny w żaden szczególny sposób nie reguluje zagadnienia diet i zwrotu kosztów podróży służbowej. W takim przypadku ich pracownikom przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej ustalone na podstawie rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej (tzn. takie jak dla pracowników sfery budżetowej). W przypadku zagranicznych podróży służbowych właściwym jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) - dalej r.w.w.u.n.
W r.w.w.u.n. wskazane zostało, że 25% diety przysługuje na tzw. inne wydatki. Co istotne prawodawca nie precyzuje jakie czy jakiego rodzaju są te owe inne wydatki.
Zdecydowanie intencją autora takiego przepisu było "pozostawienie" pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż część diety nawet w tych przypadkach, w których jest mu zapewnione całodzienne wyżywienie. Z uwagi na taki (domniemany) cel tego rodzaju przepisu oraz ryczałtowy charakter diety należy stwierdzić, że pracownik może dowolnie spożytkować taką dietą (podobnie jak pozostałą część wypłaconej mi diety) a pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika informacji, w jaki sposób wydatkował owe 25% diety. Z pewnością kwota taka nie dotyczy tych wydatków, zwrot których pracownikowi przysługuje na podstawie odrębnych przepisów.
Uzasadnienie
Zgodnie z wolą ustawodawcy zapisaną w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Zasady naliczania, rozliczania i wypłacania należności za czas podróży służbowej (innych niż wynagrodzenie za pracę) wyznaczane są przez:
- przepisy wykonawcze wydane przez ministra pracy i polityki społecznej - dla pracowników zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej
- układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania albo w umowę o pracę - dla innych pracowników.
Wskazać przy tym należy, że w art. 775 § 4 k.p. ustawodawca zastrzegł, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika "budżetówki". W praktyce najczęściej jest tak, że pracodawca prywatny w żaden szczególny sposób nie reguluje zagadnienia diet i zwrotu kosztów podróży służbowej. W takim przypadku ich pracownikom przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej ustalone na podstawie rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej (tzn. takie jak dla pracowników sfery budżetowej). W przypadku zagranicznych podróży służbowych właściwym jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) - dalej r.w.w.u.n.
W r.w.w.u.n. wskazane zostało, że 25% diety przysługuje na tzw. inne wydatki. Co istotne prawodawca nie precyzuje jakie czy jakiego rodzaju są te owe inne wydatki.
Zdecydowanie intencją autora takiego przepisu było "pozostawienie" pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż część diety nawet w tych przypadkach, w których jest mu zapewnione całodzienne wyżywienie. Z uwagi na taki (domniemany) cel tego rodzaju przepisu oraz ryczałtowy charakter diety należy stwierdzić, że pracownik może dowolnie spożytkować taką dietą (podobnie jak pozostałą część wypłaconej mi diety) a pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika informacji, w jaki sposób wydatkował owe 25% diety. Z pewnością kwota taka nie dotyczy tych wydatków, zwrot których pracownikowi przysługuje na podstawie odrębnych przepisów.