Czy zamawiający wzywa do uzupełnienia obcojęzycznego dokumentu, jeśli wykonawca załączył tylko jego tłumaczenie?
Jeśli wykonawca dołączy do oferty dokument w języku polskim (być może przetłumaczony przez siebie samego, brak wyraźnego wskazania, że dokument był tłumaczony), to czy zamawiający ma obowiązek żądać kopii dokumentu pierwotnego (z którego dokonano tłumaczenia)?
Odpowiedź
Zgodnie z § 7 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. poz. 231) uregulowana została w nim forma składanych dokumentów. W szczególności w § 7 ust. 4 wskazano, że dokumenty sporządzone w języku obcym składane są wraz z tłumaczeniem na język polski.
Jak stwierdziła KIO w wyroku z dnia 25 maja 2010 r., KIO/KD 36/10 obowiązkiem Wykonawcy jest składanie dokumentów sporządzonych w języku obcym wraz z tłumaczeniem na język polski. Wykonawca natomiast może złożyć tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego, "jednakże stanowi to uprawnienie wykonawcy i w żadnym wypadku nie może być obowiązkiem nałożonym przez Zamawiającego." Samo tłumaczenie może zostać sporządzone przez Wykonawcę, ponieważ prawodawca nie nakłada obowiązku załączania do dokumentu sporządzonego w języku obcym tłumaczenia sporządzonego przez tłumacza przysięgłego.
Oznacza to, że podstawowe znaczenie dla Zamawiającego ma dokument sporządzony w języku obcym, a jego tłumaczenie stanowi niejako konsekwencję przedłożenia pierwszego dokumentu. Stanowi to jednocześnie realizację zasady prowadzenia postępowania w języku polskim, bowiem w świetle art. 9 ustawy z dnia z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) - dalej p.z.p., postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej i w języku polskim. Jednak w szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów również w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.
W związku z powyższym uzupełnieniu w trybie art. 26 ust. 3 p.z.p. podlegać będzie dokument, którego tłumaczenie załączono do oferty, pod warunkiem, że mieści się on w kategorii dokumentów wymienionych w tym przepisie (oświadczenia, dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1 p.z.p. lub pełnomocnictwa).
Należy także pamiętać o możliwym odstępstwie od zasady stosowania języka polskiego wynikającym z ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz. U. z 2011 r. Nr 43, poz. 224 z późn. zm.), zgodnie z którą nie podlegają tłumaczeniu na język polski nazwy własne, zwyczajowo stosowana terminologia naukowa i techniczna, znaki towarowe, nazwy handlowe oraz oznaczenia pochodzenia towarów i usług. Można w związku z tym przyjąć, że nie będą wymagały także tłumaczenia dokumenty załączone przez wykonawcę do oferty, ale nie wymagane w ogłoszeniu czy też specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przykładowo: dokument – certyfikat jakości, który nie jest obligatoryjnie wymagany w ogłoszeniu lub w siwz, a został złożony jako dokument dodatkowy w języku angielskim, nie narusza postanowień art. 9 ust. 2 p.z.p. - wyrok KIO z dnia 19 grudnia 2007 r., KIO/UZP 1426/07.
Możliwość przedkładania oświadczeń składanych przed notariuszem w przypadku nie wydawania w kraju wykonawcy dokumentów urzędowych nie oznacza konieczności składania oświadczeń w formie aktu notarialnego. Oświadczenie to z uwagi na specyfikę rozmaitych systemów prawnych może nie mieć formy aktu notarialnego, jednak z jego treści i formy powinno wynikać, że zostało złożone przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy przed notariuszem. Takie też rozwiązanie przyjęła KIO w wyroku z dnia 7 października 2010 r., KIO/UZP 2100/10. KIO uznała, że skoro rozporządzenie dla oświadczenia nie wymaga formy aktu notarialnego, a czynność ma być jedynie dokonana przed notariuszem to należy jej dokonać w jego obecności. Rozporządzenie wprowadza zasadę priorytetu dokumentów urzędowych przed oświadczeniami własnymi wykonawcy i dopiero wówczas, gdy dokumenty urzędowe nie są wydawane mogą być zastąpione oświadczeniami wykonawcy.
