Strona postępowania złożyła w organie nadzoru budowlanego wniosek o przesłanie kserokopii dokumentów zakończonych postępowań.

Czy organ ma obowiązek zrobić ksero dokumentów na swój koszt i przesłać je stronie?

Czy strona powinna zrobić ksero na swój koszt?

Odpowiedź

Z treści art. 73 § 2  kodeksu postępowania administracyjnego  wynika dla strony uprawnienie do wydania, a nie przesyłania odpisów (kserokopii) z akt sprawy i to tylko w sytuacji uzasadnionej ważnym interesem strony.

Uzasadnienie

Z regulacji zawartej w art. 73 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego wynika, że organ administracji publicznej obowiązany jest w każdym stadium postępowania umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie notatek i odpisów. W literaturze przedmiotu i judykaturze dominuje stanowisko, wedle którego organ administracji publicznej nie jest obowiązany do przesyłania kserokopii akt administracyjnych. Obowiązek sporządzenia uwierzytelnionych odpisów i przesłania ich stronie lub jej pełnomocnikowi obciąża organ administracji tylko wówczas, gdy strona lub jej pełnomocnik nie mają możliwości sporządzenia odpisów dokumentów i uzyskania ich uwierzytelnienia w trybie art. 73 § 1 w zw. z art. 73 § 2 kodeksu postępowania administracyjnego , tzn. poprzez sporządzenie notatek lub odpisów przez stronę postępowania w siedzibie organu.

Odnosząc się natomiast do kwestii udostępnienia z akt sprawy określonych dokumentów, strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 kodeksu postępowania administracyjnego ). W ramach realizacji tzw. zasady jawności wewnętrznej, strony mogą zatem w każdym czasie przeglądać akta sprawy oraz sporządzać z nich notatki i odpisy. Niemniej jednak, organ administracji nie ma obowiązku sporządzania kserokopii z akt sprawy i doręczania ich stronie.

W doktrynie przyjmuje się, że organ administracji publicznej realizuje uprawnienie strony wynikające z treści art. 73 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego jeśli umożliwi mu zapoznanie się z aktami sprawy w swojej siedzibie (P. Przybysz, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2007 r., s. 188, t. 1 i R. Kędziora, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2005 r., str. 195).

Natomiast problematyka udostępniania uwierzytelnionych kopii dokumentów z akt sprawy uregulowana jest w art. 73 § 2 kodeksu postępowania administracyjnego , wedle którego strona może żądać wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Przepis ten dotyczy wydania, a nie przesłania odpisów. Organ administracji publicznej ma jedynie wydać stronie żądane odpisy do rąk własnych lub pełnomocnika, a nie ma obowiązku ich przesłania. Nadto warunkiem wydania odpisu jest powołanie się przez stronę na ważny interes. Z powyższego wynika, że strona może żądać wydania kserokopii z akt sprawy, gdy jest to uzasadnione ważnym interesem strony.

WSA w wyroku z dnia 10 marca 2010 r., II SA/Wa 110/10 zważył, iż z treści art. 73 § 2 kodeksu postępowania administracyjnego wynika dla strony uprawnienie do wydania, a nie przesyłania odpisów z akt sprawy i to tylko w sytuacji uzasadnionej ważnym interesem strony.

Nadmienić należy, że kwestią dyskusyjną w judykaturze jest obowiązek dokonywania przez organ kopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy dla strony, która wystąpiła o ich uwierzytelnienie w trybie art. 73 kodeksu postępowania administracyjnego . Z przepisu tego nie wynika by sporządzanie odpisów musiało przyjmować formę osobistego ich dokonywania w formie rękopisu czy za pomocą innych własnych urządzeń. Prawo strony do przeglądania akt sprawy i utrwalania na własny użytek informacji zawartych w aktach sprawy, nie tylko w związku z jej czynnym udziałem w postępowaniu ale także w związku z szeroko rozumianą zasadą jawności działania administracji publicznej musi być rozumiane szeroko. Takie zaś rozumienie procesowych uprawnień strony sprawia, że powołany przepis nie może być rozumiany jako wyłączający możliwość domagania się sporządzenia kopii dokumentów za pomocą kserokopiarki (postanowienie NSA z 8 grudnia 2009 r. II OSK 1855/09).

Z kolei problematyka związana z opłatami pobieranymi za uwierzytelnioną kopię dokumentu unormowana jest w ustawie z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, zgodnie z którą opłata skarbowa od poświadczeń zgodności duplikatów, odpisów, wypisów lub kopii, od każdej pełnej lub zaczętej stronicy wynosi 5 zł (załącznik do ustawy o opłacie skarbowej - wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki tej opłaty oraz zezwolenia).

Uwagi

Należy wyjaśnić, że powyższa odpowiedź dotyczy udostępnienia stronie odpisów dokumentów z akt sprawy w trybie kodeksu postępowania administracyjnego, nie natomiast ustawy o dostępie do informacji publicznej.


Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)